Distanceledelse - Få fem gode råd til ledelse på distancen

Er du en af de ledere, der ikke ser sine medarbejdere mere end en-to dage om ugen på kontoret? Det hybride arbejdsliv er blevet permanent, men det kan være svært at få skabt nærværende ledelse på distancen. Her får du derfor fem fokuspunkter, der kan hjælpe dig godt på vej med succesfuld distanceledelse.

Ledelsesopgaven bliver selvfølgelig ikke en helt anden, fordi den skal løses på andre vilkår. Men distanceledelse er alligevel noget særligt, fordi meget af det, vi kender som god, synlig og nærværende ledelse, er meget sværere at praktisere på distancen.

Kendte ledelsesbegreber som tillid og kommunikation får nye aspekter og nuancer, når lederen skal klare sig uden sine måske vigtigste redskaber: den kontinuerlige kontakt, den uformelle kommunikation, det daglige samvær og de mange fysiske møder med medarbejderne.

Og det betyder, at der sker noget med ledelsesprocesserne.

Der en række tiltag, der er vigtige på den korte bane for at få succes med distanceledelse og for at sikre, at I lykkes med jeres kerneopgaver, at relationerne bliver understøttet, og at dine medarbejdere trives, mens I sidder på hver jeres lokation.

Nedenfor har vi skitseret fem af de vigtigste succeskriterier for at lykkes med ledelse på distancen.

Fælles for dem er, at de skaber retning, koordinering og commitment: 

1. Planlæg daglige check-ins
2. Kommuniker, kommuniker, kommuniker
3. Udnyt de teknologiske ressourcer
4. Fokuser på resultater frem for aktivitet
5. Uddeleger, og vis tillid 

Så vidt det er muligt, bør du sørge for at have daglig kontakt med dine medarbejdere, hvor I får afstemt dagens agenda. Sørg for at skabe et struktureret overblik over opgaver og deadlines, så der ikke hersker tvivl om, hvem der gør hvad. E-mails og opkald over telefonen kan ikke gøre det ud for den styrke, der ligger i at kommunikere ansigt til ansigt. Det er vigtigt, at I ser hinanden, da synlighed er med til at øge tilliden og engagementet hos dine medarbejdere. Sørg derfor for, at kommunikationen foregår over video, når det er muligt.

I tider præget af stor usikkerhed og social distancering er det vigtigt at kommunikere endnu mere, end du plejer. Lad dine medarbejdere vide, at du er tilgængelig, og vær nærværende. Det kollegiale sammenhold er én af de ting, der risikerer at forsvinde på distancen. Derfor er det vigtigt, at du tænker den uformelle kommunikation ind i din ledelse og derigennem opbygger fortrolighed og nærvær på tværs af distancen. Prioriter at følge op på den enkelte medarbejder, og prioriter de uformelle teammøder. Det vil styrke tilhørsforholdet. Ikke blot internt i teamet, men også til virksomheden og til dig som leder. Selv fem minutters uformel snak om weekendens planer kan gøre en forskel.

Social distancering skal ikke afholde os fra at samarbejde. Moderne teknologi kan heldigvis hjælpe os med fortsat at dele viden og løse opgaver i fællesskab. Programmer som Microsoft Teams og Zoom giver mulighed for at kommunikere ansigt til ansigt, og samtidig giver programmerne brugerne mulighed for at dele deres hjemmeskærm, hvilket gør samarbejde over distancen betydeligt lettere. At de rette teknologiske ressourcer er tilgængelige, er derfor en vigtig investering, hvis du fortsat ønsker at høste frugten af dine medarbejderes værdifulde co-creation. Når den nye virkelighed er virtuel, bliver teknologi og digitalisering essentiel for din virksomheds performance.

Teknologi kan også bidrage til at skabe transparens og overblik over dit teams kapacitet og de igangværende opgavers fremdrift. Et fælles opdateret overblik over de forskellige opgaver gør det lettere for dit team at prioritere forretningskritiske opgaver og overholde jeres deadlines.

I disse tider er intet ’business as usual’. Dine medarbejdere sidder derhjemme. Børnene er ikke i institution eller skole. Intet er, som det plejer. Der er behov for øget fleksibilitet, når dine medarbejdere navigerer i en hverdag, hvor de både agerer business partner, dansklærer og børnehavepædagog på samme tid. Fokus bør derfor være på resultater frem for aktivitet, da arbejdstiden med stor sandsynlighed er spredt ud over hele dagen og præget af mange afbrydelser.

Det bringer os videre til ...

Når fokus er flyttet til resultater frem for aktivitet, betyder det også, at du må have tillid til, at dine medarbejdere løfter deres ansvar og leverer det aftalte. Du bør opfordre og motivere dine medarbejdere til selvledelse. Virtuel ledelse er et paradoks, som kræver is i maven. På den ene side skal du stadig have det store overblik, men på den anden side bør du give medarbejderne autonomi til at handle selvstændigt. Ved at vise tillid styrker du dine medarbejderes ejerskabsfølelse over opgaverne. Det styrker medarbejdernes indre motivation – og det kan heller ikke udelukkes, at det kan føre til bedre resultater.

Som leder er det fuldstændig afgørende, at du får skabt både en kortsigtet og en langsigtet retning. Det er centralt ift. at fastholde dine medarbejderes motivation. En fælles retning skaber håb og er forretningskritisk, når nye arbejdspræmisser styrer hverdagen.