VP Securities: Det handler om at frigøre ressourcer ...

Det er en kold dag i maj. Niels Hjort Rotendahl, der er CFO i VP Securities, kommer os smilende i møde ved kaffemaskinen i VP Securities’ reception på Islands Brygge.

VP Securities, som er den danske værdipapir­central, er en integreret og essentiel del af den finansielle infrastruktur i Danmark.

”Vi arbejder grundlæggende hen mod, at forståelse for ’Finans’ – dvs. rentabilitet og risiko kontra afkast – bliver en del af vores DNA, ligesom vi arbejder på, at alt, hvad vi gør, skal skabe værdi for vores kunder. Vi stræber efter at være vores kunders foretrukne partner, og det stiller høje krav til kompetencer og indsigt i produkter, markeder og de muligheder og udfordringer, det giver vores kunder. Vi skal forblive relevante for vores kunder og gøre os fortjente til den tillid, de viser os. For gør vi ikke det, er kunderne modtagelige for alternative løsninger,” fortæller Niels Hjort Rotendahl.

Finance er i konstant forandring

Niels Hjort Rotendahl har en baggrund i shippingindustrien – en meget kompetitiv branche, hvor det er altafgørende at være proaktiv, hvis man skal blive ved med at være relevant.

En meget proaktiv tilgang til Finance kendetegner også Niels Hjort Rotendahls virke hos VP Securities.

”Den finansielle sektor er i forandring og i konstant bevægelse. Og hvis ikke du sørger for, at du er helt up-to-date og har den nødvendige teknologi og forretningsmæssige indsigt til at møde kundernes krav, så bliver du overhalet af konkurrenter – og der kommer konstant nye til, som disrupter markedet med nye, specialiserede løsninger”, fortæller Niels Hjort Rotendahl.

Som CFO i VP Securities står han over for de samme udfordringer, som mange andre CFO’er: At få automatiseret og digitaliseret Finance for at få frigjort hans vigtigste ressourcer – medarbejderne.

”De her transformationer skal hjælpe os med at sørge for, at VP fortsat er relevant. Med relevante produkter, relevant teknologi og relevante kompetencer, så vi kan gøre vores kunder stærke og spille med”, fortæller Niels Hjort Rotendahl.

Transparens og datadrevne beslutninger

”Finance har udviklet sig. Jeg ser det som min opgave at skabe transparens i rapporteringen og derved forstå, hvor der dannes værdiskabelse, og hvordan vi kan anvende den. Både i forhold til aktionærerne og kunderne, men også i forhold til investeringer i selskabets udvikling”, fortæller Niels Hjort Rotendahl.

Niels Hjort Rotendahl ser det i høj grad som sin opgave som CFO at facilitere og drive forandringer ved at insistere på data­drevne beslutningsprocesser, så han sikrer, at beslutningerne bliver truffet på så oplyst et grundlag som muligt. Dét kræver gode syste­mer – og derfor har Niels Hjort Rotendahl haft et stærkt fokus på at automatisere Finance såvel som de tværgående processer hos VP Securities.

Det er en større proces, som bl.a. har betydet, at han har valgt at implementere ’Balancer’ med hjælp fra Basico.

De seneste og bedste værktøjer

”Balancer blev implementeret for at skabe overblik over, hvem der har hvilke opgaver i Finance i forbindelse med månedsafslutningen”, fortæller Partner Morten Bille, som stod for implementeringen.

Implementeringen af Balancer har været en integreret del af hele VP Securities’ automatiserings-, digitaliserings- og simplificeringsrejse.

Balancer er med til at give os overblik og transparens i data, og det er altafgørende for, at vi træffer de rigtige beslutninger og kan se, hvor vi kan skabe værdi

- Niels Hjort Rotendahl

”Derudover har implementeringen hjulpet til et hurtigere månedsluk og har været afgørende for at fjerne repetitivt arbejde i Finance. Det var et vigtigt succeskriterie i implementeringen”, husker Morten Bille.

Niels Hjort Rotendahl mener, at det er centralt, at man stiller de rigtige systemer og værktøjer til rådighed, når man beder sine medarbejdere om at simplificere og automatisere. Det betyder, at man skal stille de seneste og bedste værktøjer til rådighed – værktøjer, der giver overblik over, hvem der gør hvad, hvornår og hvorfor.

”Når vi skal automatisere og digitalisere, så handler det jo om at frigive ressourcer. Om at finpudse og justere det setup, jeg har, så der bliver frigivet ressourcer til at lave intern rapportering, business cases, konkurrent­analyser osv.”

”VP Securities’ tilgang til digitalisering giver god mening og er i overensstemmelse med det, vi ser som en vigtig tendens i Finance: mindre tid til procesarbejde og mere tid til forretningsunderstøttende aktiviteter”, supplerer Morten Bille.

One set of figures

Det handler også om at centralisere systemerne.

VP Securities oplever en voldsom stigning i regulatorisk rapportering til myndigheder, interesseorganisationer og samarbejdspartnere – det gælder både for VP selv og deres kunder. Derfor har det været afgørende at centralisere systemerne, så VP Securities kan stå på mål for deres data.

”Det har været vigtigt for mig, at vi har ’one set of figures’. Det dur ikke, at der ligger flere forskellige sandheder derude – vi skal bruge energi på at dykke ned i tallene, analysere og træffe beslutninger, så vi har noget at eksekvere på – og ikke skal afstemme forskellige datasæt. Det er netop det, vi kan med vores nye EDW (enterprise datawarehouse, red.). Et BI-system, der ’connec­ter the dots’: Og vi kan stå på mål for datakvaliteten”, siger Niels Hjort Rotendahl og fortæller, at det var nødvendigt at udskifte det gamle ERP-system NAV med et nyt tidssvarende, før BI-projektet blev sat i gang.

På et tidspunkt bliver man nødt til at kaste sig ud i det

I enhver forandringsproces er kommunikation og stakeholder-management vigtigt. Niels Hjort Rotendahl er enig i, at det er vigtigt at involvere medarbejderne, men han mener også, at det er vigtigt at stå fast. At stå fast på en agenda om transformation. Om udskiftning af systemerne og tilpasning af processerne, så de i videst mulige omfang standardiseres.

”Der vil jo altid være nogle barrierer, men på et tidspunkt bliver du nødt til at træffe beslutningen og sige: Nu gør vi det. Og det er jo det værste, du kan gøre ved bogholderiet og regnskabsafdelingen – bare at kaste dem ud på det dybe. Men det er du nødt til. Selvom der er modstand mod forandringerne til at starte med, så kan medarbejderne godt se, at det er til det bedre, når man kommer lidt længere i processen, og der begynder at komme gode resultater af forandringerne – når deres arbejde bliver lettet, og de får nogle systemer, der kan noget mere, og når de samtidig kan se, at der bliver frigivet ressourcer til nye spændende forretningsstøttende aktiviteter.”

Niels Hjort Rotendahl kender Basico fra tidligere og har været gennem en succesfuld automatiseringsproces med Basico før. Derfor var det naturligt at række ud til Basico igen.

”Basico har desuden hjulpet VP Securities i forbindelse med førnævnte NAV-implementering og med interimsassistance i forbindelse med den seneste årsafslutning. Vi er meget glade for samarbejdet med VP Securities, og vi håber, at vi fortsat kan hjælpe dem med at skabe værdi”, fortæller Morten Bille.

”Når man skal digitalisere, automatisere og simplificere, er det altafgørende, at man har en samarbejdspartner, man kan stole på. At have en, jeg kan ringe til, som kan stille med et kvalificeret hold med det samme. Det har jeg benyttet mig af flere gange, og det har jeg været superglad for. Basicos konsulenter kan rykke hurtigt ud, og de har de rette kompetencer – både fagligt og socialt. Og den kombination er unik”, afslutter Niels Hjort Rotendahl.

CFO Toolbox

Basicos CFO Toolbox indeholder digi­tale værktøjer, der gør virksomhedens transaktionstunge processer til værdiskabende processer.

Med Adra Balancer og Adra Task Manager får du:

Adra Balancer

• Fuldstændig kontrol over afstemning af balancen
• Overblik i realtid
• Værktøjer til at gøre det enkelt at overholde lov givningen
• Øget produktivitet
• En hurtigere månedsafslutning og eliminering af risici.

Adra Task Manager

• En strømlinet periodeafslutning
• Strømlinede regnskabs- og virksomhedsprocesser
• Software, der gør det nemt at designe, konstruere og administrere processer.