Coronakrisen betyder, at der er blevet skåret ind til benet i mange virksomheder – og måske er din virksomhed en af dem, der kan mærke, at der kommer færre ordrer ind. En talemåde siger, at når en dør lukkes, så åbnes en ny. Og selvom døren til det private marked ikke er lukket i, kan der være god ræson i at åbne en dør til et nyt marked i det offentlige, hvor der typisk bliver sat gang i mange initiativer under en krise. Men vejen dertil går ofte via udbud, og det kan være svært at gennemskue kravene – derfor sætter vi i denne artikel fokus på, hvad din virksomhed skal leve op til ved offentlige udbud.
Hvis din virksomhed skal gennem nåleøjet som leverandør til det offentlige, går vejen ofte via offentlige udbud. Og når din virksomhed skal byde ind på de offentlige udbud, skal jeres tilbud tage højde for en række love og regler på det givne område – både i nationalt og EU-regi – samtidig med at alle ordregivers krav i udbudsmaterialet skal efterleves. Det kan lyde overvældende, men der kan være stor værdi at hente for din virksomhed.
Under en krise kan det offentlige være en god kunde
I krisetider bliver der ofte sat gang i mange initiativer i offentligt regi, og der kan være mange gode opgaver at byde på, som er relevante for din virksomhed. Under coronakrisen har regeringen fx suspenderet anlægsloftet, hvilket betyder, at en række bygge- og renoveringsopgaver er blevet fremrykket. Derudover har flere offentlige myndigheder strakt en hånd frem mod eksisterende leverandører ved fx at suspendere bodsbestemmelserne i kontrakterne, hvis en leverandør ikke har kunnet levere som følge af COVID-19, samt tilbyde trængte leverandører forudbetaling.
Når din virksomhed byder ind på et offentligt udbud, skal din virksomhed først og fremmest kunne opfylde ordregiverens udvælgelseskriterier. Her kan din virksomhed bl.a. blive vurderet på omsætning, regnskabsmæssige nøgletal, referencer m.v.; alt sammen for at ordregiver kan sikre sig, at din virksomhed vil kunne løfte opgaven, hvis det er jer, der får tildelt kontrakten.
Ofte er det muligt at byde ind på offentlige udbud i samarbejde med andre virksomheder. Det betyder, at du endelig ikke må lade dig afskrække af, at din virksomhed måske ikke har omsætning nok eller de rette referencer til at byde ind på opgaven alene. Din virksomhed kan gå sammen med en eller flere virksomheder, så I sammen vil kunne løfte opgaven – og jeres samlede kræfter vil måske sætte jer i stand til at matche de større spillere på markedet.
De tilbud, der opfylder udvælgelseskriterierne, anses for at være ’konditionelle’. Ordregiveren skal derefter finde det tilbud blandt de konditionelle tilbud, der enten tilbyder den laveste pris eller tilbyder det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Bordet fanger
Når I afleverer et tilbud, skal priserne og beskrivelserne af jeres ydelser og varer være baseret på ordregiverens betingelser. Det er derfor afgørende, at I læser materialet grundigt igennem og stiller afklarende spørgsmål i spørgsmål-og-svar-fasen – især hvis der er forhold i fx kravspecifikation eller kontraktuelle betingelser, som I ønsker at få ændret. Det er bl.a. vigtigt at være opmærksom på betingelser ift.:
- Leveringstid
- Krav til faktura
- Betalingsbetingelser
- Bod
- Misligholdelsesbeføjelser
- Dokumentation ift. fx certificeringer, produktindhold og klagehåndtering
- Løbende rapportering/opfølgning.
Jeres priser skal afspejle de betingelser, der fremgår af udbudsmaterialet. Selve beskrivelsen i tilbuddet af fx processer, leveringstid, garantier m.v. bliver ofte en del af den endelige kontrakt. Det er derfor vigtigt, at I overvejer grundigt, hvilke ord I bruger i jeres tilbud – for I bliver holdt op på det, I skriver.
Det kan lyde komplekst, men i realiteten er det en ganske håndgribelig opgave. Basico har erfaring med effektivt at hjælpe såvel mindre virksomheder, der ønsker at prøve det offentlige marked af, som større virksomheder, der løbende har behov for tilbudsrådgivning.
Tilbudsrådgivning
Virksomheder søger tilbudsrådgivning for at styrke deres chance for at vinde et givet udbud, da mangel på ressourcer eller på specifikke kompetencer ellers kan bevirke, at det endelige tilbud ikke bliver godt nok – eller måske ligefrem ikke lever op til kravene i udbuddet.
Det gælder om at holde tungen lige i munden, når du afleverer et tilbud – uanset om det er til private eller til offentlige virksomheder. Dog er offentlige myndigheder underlagt en række regler, der skal overholdes for at blive leverandør til det offentlige. Er deltagelse i offentlige udbud noget nyt for jer – eller mangler I ressourcer til at skrive tilbud?
Basico har erfaring fra begge sider af bordet og fra store, komplekse SKI-aftaler (Staten og Kommunernes Indkøbsservice).
