insights article

Miniguide til dit procesarbejde, så du kommer godt fra start!

Få inspiration
Tilmeld dig vores nyhedsbrev, og få et fagligt indspark med substans direkte i indbakken.
Del artikel
Peter Søndergaard
Senior Manager

'Process management' – arbejdet med at dokumentere, udvikle og aktivt anvende dine processer for at nå virksomhedens mål. Det lyder genialt, ikke? Alligevel ender mange procesbeskrivelser hengemt på et drev svarende til din PC’s hospice. Det vil vi gerne hjælpe dig med at undgå!

Del artikel

I artiklen finder du derfor fire elementer, du som minimum skal arbejde med, hvis du vil godt fra start med 'process management'. Og konkrete guidelines til hvordan du kan gøre det.

Begynd med at etablere fælles fodslag

For det første er det vigtigt at få ledergruppen stablet sammen, så I kan skabe en solid forståelse for, hvorfor 'process management' er relevant for jer. Altså det vi i Basico ville kalde kimen til et fælles framework.

Når I så har fået sat ord på jeres “hvorfor overhovedet 'process management'”, skal I have defineret jeres køreplan, så I kan gå fra “hvorfor” til “hvordan”. Netop dét skal udgøre jeres framework, hvis formål er at sikre, at den fælles forståelse bliver forankret i jeres procesarbejde. Desuden vil jeres framework være udgangspunktet for de efterfølgende valg og den fortælling, der skal klæde resten af virksomheden på til 'process management'.

Vi vil anbefale, at I opbygger jeres 'process framework' op om nedenstående fem punkter: 

  • Jeres succeskriterier
  • En 'process management' ansvarlig Chief Process Officer (CPO)
  • Medarbejdere og roller (Læs: eksperter, redaktører, inputgivere)
  • Hvordan processerne skal anvendes i hverdagen
  • En konkret udrulningsplan.

Sæt strøm til dine processer med det rette software

Efter du har fået styr på dit framework, er det tid til, at du vælger det software – 'process mapping tool' – som understøtter dit arbejde med processerne. Tit er processer beskrevet i Visio, PowerPoint og Excel etc. Det er fine værktøjer i den rigtige situation. Men for mange er værktøjet valgt ud fra, hvad der er tilgængeligt i øjeblikket, fremfor et bevidst valg ud fra at skulle strukturere arbejdet med processer efterfølgende. Derfor kan det være relevant at få nedskrevet konkrete behov, og din liste bør som minimum indeholde krav til:

  • Standarder og taksonomi
  • Interaktion og feedback
  • Brugerflade ud fra dine brugere
  • Processers tilgængelighed
  • At linke til arbejdsbeskrivelser, videoer mv.
  • At understøtte procesudvikling og digitalisering.

Klæd dine medarbejdere godt på til procesarbejdet

Dine medarbejdere er et skatkammer af viden, og du skal bruge dem for at dokumentere og udvikle dine processer. Samtidig er procesarbejde ofte ukendt land for medarbejderne, og det betyder, at vi hyppigt oplever spørgsmål fra medarbejderne som: ”Hvorfor skal vi dokumentere?”, ”Hvad er en proces?” Og ”hvad betyder symbolerne?”.  

For at åbne for skatkammeret er det vigtigt, at du besvarer de spørgsmål, så du fjerner tvivl og forvirring for i stedet at skabe plads til interesse, engagement og idéer til forbedringer.

Og for at være ærlig – uden medarbejdernes involvering, så har du processer for processernes skyld. Det kan have en ret i sig selv fx at leve op til governance. Men du skaber først værdi, når du arbejder med dem aktivt. 

Vi anbefaler derfor, at du klæder dine medarbejdere godt på til rejsen med procesarbejde og får afklaret følgende:

  • Hvorfor skal de arbejde med processer?
  • Hvad forventer du af dem?
  • Hvad definerer en proces, og hvordan skal de dokumentere den?
  • Hvordan fungerer jeres process mapping tool?
  • Hvordan kan de udvikle, forenkle og digitalisere processer?

På den måde sikrer du, at dine medarbejdere får et godt kendskab til procesarbejde. Her er det også vigtigt at give plads til, at dine medarbejdere øver sig i praksis og får mulighed for at opbygge proceskompetencer.

Tænk ledelsesunderstøttelse ind fra starten

'Process framework', 'process mapping tool', procesforstående medarbejdere. Nu spiller det. Så kommer gevinsterne, og du kan som leder fokusere på dine andre to-dos. 

Nej, ikke helt. 'Process management'. Tyg lidt på det. Ledelse gennem processer. Det kræver med andre ord en ledelsesmæssig opmærksomhed.

Vores erfaring er, at ledere ser fordelen i at have et overblik, kende og udvikle processer. Men når beslutningen først er taget om at gå i gang, flyttes fokus ofte mod nye opgaver. Og når dit fokus som leder flyttes, følger dine medarbejderes fokus trop, så processerne ryger i baggrunden – hengemt på PC’ens hospice. 

Derfor skal du få lavet et godt ledelses- og rapporteringssetup fra starten, som sikrer et naturligt og kontinuerligt fokus.

Dit setup kan med fordel indeholde:

  • Rapportering af processtatus og mål fra frameworket 
  • Rapportering af gevinster og kommende initiativer 
  • Status og nye initiativer som fast punkt i ledergruppen 
  • At medarbejdere gennemgår processer og giver feedback 
  • At integrere procesansvar og -udvikling på MUS og 1:1.

På den måde kan du bygge et ledelsessystem op om 'process management' og komme i gang med dit procesarbejde ved at bruge de rigtige værktøjer. Der er nemlig stor værdi at hente i arbejdet med processer, når du får udnyttet potentialet maksimalt.

Peter Søndergaard
Peter Søndergaard
Senior Manager
Vil du vide mere og komme godt fra start med 'process management'?
Hos Basico har vi stor erfaring med at arbejde med 'process management', og vi tilbyder løbende sparring til, hvordan jeres virksomhed kan komme godt fra start og tage de nødvendige beslutninger.
Du er meget velkommen til at kontakte os for en uformel snak om, hvordan vi kan hjælpe dig videre med dit procesarbejde.
Basico nyhedsbrev Få vores faglige magasin Content

I Content finder du masser af inspiration til supportfunktionerne i form af faglige artikler og tankevækkende interviews.