Hvem er hende den nye?

En nedlukning af det danske samfund har heldigvis ikke betydet en nedlukning af erhvervslivet, og mange har fået indrettet sig på hjemmekontoret. Men hvordan påvirker det onboardingen af nye medarbejdere, når det meste er nødt til at foregå på distancen?

Onboardingen er en central del af en succesfuld rekruttering

Efter en vellykket rekrutterings­proces er din fornemmelse som leder forhåbentlig, at du har ramt ’bull’s eye’ og fundet det helt rigtige match. Men det er vigtigt at huske på, at du endnu ikke er helt i mål – den efterfølgende onboarding af den nye medarbejder er nemlig afgørende for, at rekrutteringen munder ud i en succes.

Onboardingen skal gerne give dine nye medarbejdere en god start i virksomheden med de bedste forudsætninger for at lykkes i stillingen – og det er vigtigt, at de nye medarbejdere får følelsen af, at de har fundet den helt rigtige plads for dem i deres fremtidige karriere.

Men hvordan tilrettelægger du en god onboardingproces, når der hverken er mulighed for morgenmad med afdelingen eller fysiske møder?

Når din nye medarbejder har første arbejdsdag på hjemmekontoret, må du gå ud fra, at vedkommende kender vejen til kaffemaskinen, men det er nok en af de eneste antagelser, du kan gøre dig.

Det var en meget anderledes oplevelse

Pernille Benborg organiserede sammen med HR og IT en ny plan for Mette Christensens onboarding – nu på distancen i eget hjem.

- Pernille Benborg, Head of Group Compliance and Financial Controlling

Onboarding på distancen i ISS

Hos ISS World Services A/S har Pernille Benborg, Head of Group Compliance and Financial Controlling, sammen med Basico rekrutteret og onboardet flere medarbejdere i løbet af corona-pandemien.

En af dem er Mette Christensen, der tiltrådte som Group Compliance Manager den 1. november 2020.

Men Mette Christensens start i ISS blev markant anderledes end planlagt, fordi onboardingen af hende med få dages varsel måtte omlægges, da hun havde været i nær kontakt med en coronasmittet.

Pernille Benborg organiserede sammen med HR og IT en ny plan for Mette Christensens onboarding – nu på distancen i eget hjem. “Det var en meget anderledes oplevelse”, fortæller Pernille Benborg. Den vante og vel­afprøvede onboardingplan og tjekliste blev ændret, og en tilpasset plan blev improviseret efter bedste evne:

“Det gav en oplevelse af at miste lidt kontrol, men jeg oplever faktisk, at vi lykkedes rigtig godt. Vi var jo i samme båd og havde en fælles interesse i, at tingene lykkedes”.

Mette Christensens computer blev leveret med taxa den første arbejdsdag, og Mettes on­boarding startede med en masse video­møder med hendes nye kolleger.

Den digitale kommunikation skulle nu stå sin prøve – ikke kun første arbejdsdag, men hele første arbejdsuge. Ja, i et vist omfang de første måneder, da restriktionerne og ISS’ politik ikke gav mulighed for, at teamet kunne bruge den vante tid sammen på kontoret.

Pernille Benborg forklarer, at hun ser processen som en vigtig læring: “Det handler om mindset og en erkendelse af, at det er meget individuelt, hvad der er nødvendigt i sådan en situation”.

Vær fleksibel, og prioriter den uformelle dialog

Pernille Benborg råder andre rekrutterende ledere, der skal onboarde nye medarbejdere på distancen, til at forventnings­afstemme hyppigt og ikke mindst give plads til den uformelle dialog:

“Vi er vant til, at møder i kalen­deren er faglige og meget to-the-point. I disse tider er det vigtigt at huske den uformelle dialog, da vi ikke mødes ved kaffemaskinen, som vi plejer”, fortæller Pernille Benborg og opsummerer erfaringerne i tre gode råd, hun gerne vil give videre:

• Vær fleksibel – glem de fastlåste normer.
• Indstil dig på at lykkes efter bedste evne.
• Vær nærværende, og lyt til dine medarbejdere.

Det er ikke lige så nemt at få en hjælpende hånd fra en kollega eller en snak over frokosten fra hjemmekontoret.

- Mette Christensen, Group Compliance Manager

Den første tid i et nyt job – fra hjemmekontoret

En normal første arbejdsdag på en ny arbejdsplads starter med en rundvisning på kontoret og morgenmad med teamet. Dagen er som regel præget af en masse nye indtryk og nye ansigter, man febrilsk forsøger at huske navnene på, alt imens man langsomt begynder at danne sig et billede af, hvad det er for en virksomhedskultur, man nu er blevet en del af.

Rundvisningen og de lune croissanter måtte Mette Christensen have til gode. Hun havde nemlig første arbejdsdag i ISS fra hjemmekontoret foran den computer, der ankom med taxa på dagen.

Hun mødte sine nye kolleger for første gang over Teams, og de virtuelle møder spillede en vigtig rolle ift. at få Mette Christensen til at falde til i sin nye rolle – både ift. de faglige opgaver, men i høj grad også socialt.

Mette Christensen fremhæver omstillingsparathed som det overskyggende nøgleord for sin første tid i ISS, da mulighederne for interaktion med andre ikke var de samme som, når man er fysisk sammen på kontoret:

“Det er ikke lige så nemt at få en hjælpende hånd fra en kollega eller en snak over frokosten fra hjemmekontoret. Derfor er alternative løsninger helt essentielle – og der er et endnu større behov for kommunikation”, for­klarer Mette Christensen.

Hun føler, at både hun og hendes nærmeste leder, Pernille Benborg, gik ind til den nye situation med et mindset om, at det skulle lykkes, og at de ville have det bedste ud af det: “Der var en god kommunikation under hele forløbet, og det var altafgørende, at jeg kommunikerede, hvad jeg havde brug for”, fortæller Mette Christensen.

Det sociale element i en on­boarding var vanskeligere at få håndteret virtuelt, men Mette Christensen fik heldigvis mulighed for at møde sine nye kolleger ansigt-til-ansigt inden for en forholdsvis kort tidshorisont: “Relationen til de andre i teamet blev klart forstærket af de fysiske møder, og derefter var det også langt nemmere at bibeholde kontakten og fortsætte det virtuelle samarbejde”, fortæller Mette Christensen.

Det gode samarbejde og rela­tionen til de nye kolleger er afgørende for, at man falder godt til på en ny arbejdsplads. Derfor anbefaler Mette Christensen rekrutterende ledere at afsætte ekstra tid til den sociale del, når teamet mødes virtuelt: “Jeg tror, at man som rekrutterende leder vil vinde meget ved at prioritere den del højt på en online plat­form, når situationen gør, at ingen fysiske møder er mulige.”

Mette er nu efter et par måneders ansættelse positivt overrasket over, at hun til trods for hjemmearbejde har en fornemmelse af at være en integreret del af teamet. Hun er ikke i tvivl om, at hun er landet på rette hylde. Dét har corona ikke kunnet lave om på …

Det skal være trygt at være medarbejder og kunde i ISS – også under en pandemi

ISS går forrest, når det kommer til at indrette dagligdagen i relation til corona. Det betyder, at ISS har iværksat en række konkrete foranstaltninger for at håndtere hverdagen på deres hovedkontor på Buddingevej forsvarligt under pandemien: