Verden er under konstant forandring. Forandringer i form af udefrakommende begivenheder, som vi ikke kan styre, men blot navigere i – såsom covid-19. Eller forandringer drevet af os selv – såsom digitalisering. Uanset hvad der driver forandringerne, ændres de måder, vi arbejder på, vores købsmønstre, den måde, vi er sammen på, og den måde, vi driver virksomhed på. Hvordan du kan skabe en fleksibel virksomhed, der kan ændre sig i takt med de ændrede behov, er dét, denne artikel handler om.
Der er mange områder at gribe fat i, når man snakker virksomhedsdrift og den bedste måde at ruste sig til forandring på. Men for at gøre det så enkelt, jordnært og anvendeligt som muligt har vi sammensat fire FM-dogmer, du kan drage nytte af allerede i morgen.
De fire FM-dogmer: 1. Kend dine kontrakter, og gør dem fleksible 2. Opdater dine data – det er alfa og omega 3. Håndter din data med et FM- system 4. Gør dine data tilgængelige og brugervenlige
1. Kend dine kontrakter, og gør dem fleksible
Mange virksomheder har i det seneste år oplevet at stå med driftsaftaler, som pludselig ikke har været skalerbare nok i forhold til den hverdag, de stod over for. Nogle virksomheder sendte medarbejderne hjem på hjemmekontoret, imens andre oplevede et akut behov for at lukke lokationer. Dette har typisk resulteret i drøftelser og diskussioner mellem driftsmedarbejdere, indkøbere, jurister og leverandører, da både leverandør og virksomhed har været under pres. Forståeligt nok.
Et konkret eksempel er rengøring og kantineordning. De mange ændringer i kølvandet på covid-19 bevirkede, at mange virksomheder fik behov for, at kantinen lavede mindre mad, og at rengøringen ikke gjorde rent i hele virksomheden (men måske grundigere de steder, hvor medarbejderne stadig var til stede).
Dette var dog ikke muligt for alle virksomheder, da de i deres aftaler havde låst sig fast på antallet af spisende og det antal kvadratmeter, som skulle rengøres.
Vores anbefaling er derfor at gennemgå aftaler og sikre, at du kommer ud af aftaler, som ikke længere passer med jeres behov, og at indgå nye mere fleksible aftaler med leverandører.
Vi vil også anbefale, at du ser nærmere på kontraktbetingelserne (er det leverandørens eller jeres?) og får sat rammen for, hvad det giver mening at udbyde, så du ikke forfalder til et udbud af en en-til-en-løsning, hvor du køber en løsning, som svarer til dit eksisterende FM-setup.
Ved at insistere på at dit FM-setup bliver gentænkt, sikrer du øget fleksibilitet og optimeringer, som vil gå direkte i bundlinjen!
2. Opdater dine data – det er alfa og omega
Alle kan blive enige om, at data er vigtige – men endnu vigtigere er det, at data er opdaterede og korrekte.
Din organisations driftsafdelinger genererer store mængder data (fx anlægsdata, bygningsdata, data for aftalte priser og frister samt tilfredshedsmålinger), som løbende skal vedligeholdes – ligesom de bygninger og anlæg, som driften vedligeholder.
I en verden i forandring er det centralt altid at have opdaterede data, da de tidligere års data nu har lav aktualitet. Det er derfor vigtigere nu end nogensinde før at få styr på sine data og sikre, at de kan anvendes sammen med organisationens andre data, såsom lokationslisterne, anlægskartoteket i finanssystemet og medarbejderlisterne.
Vores anbefaling er derfor at vurdere, om de stamdata, der anvendes i driften, er korrekte. Kan data forbindes, så det er muligt at anvende dem i analyser? Hvor ligger ejerskabet til de pågældende data? Og bliver ejerskabet flyttet rundt i løbet af de pågældende datas levetid?
Hvis dine data om tekniske anlæg (fx ventilationsanlæg, porte og brandalarmer) eksempelvis ikke er korrekte, kan du ikke vide, om du betaler for seviceaftaler på de rigtige anlæg eller for det rigtige antal. Og en uheldig bieffekt kan være, at du i så fald heller ikke har styr på eventuelle garantier og lovpligtige eftersyn.
Et andet eksempel vedrører tilbygninger og ombygninger, som løbende ændrer virksomhedens antal og fordeling af kvadratmeter. Dette kan påvirke måden, dine omkostninger bliver fordelt internt i virksomheden på, eller den pris for køb af rengøring, som du typisk betaler per kvadratmeter.
3. Håndter din data med et FM-system
Vi kender dem alle: De medarbejdere, som nærmest er blevet ét med virksomheden og kender den bedre end deres egen bukselomme – på godt og ondt.
For du bliver taget med bukserne nede den dag, de vælger at søge nye græsgange, og al den værdifulde viden smutter ud ad døren sammen med dem. Derfor er det nu vigtigere end nogensinde før at have tingene i system og beskrevet – det går ikke, at alle data befinder sig i hovedet på folk.
Et FM-system er en god måde at indsamle og opbevare data på, så det er muligt at bruge dem til analyser.
Desuden sikrer I dokumentation ift. forebyggende, afhjælpende og oprettende vedligehold, og det bliver muligt at foretage tilstandsbaseret vedligehold samt sikre overblikket over de lovpligtige eftersyn.
Ud over FM-systemet vil vi også anbefale, at din virksomhed anvender et kontraktstyringssystem som en hjælp til løbende risikostyring og opfølgning på økonomi, forpligtelser og dokumentation af jeres serviceaftaler og kontrakter. Det er med til at reducere jeres omkostninger i sidste ende – og dermed bidrager det positivt til bundlinjen.
4. Gør dine data tilgængelige og brugervenlige
Forandringer kræver løbende opfølgning, for at du kan sikre dig, at du er på det rette spor hen imod de strategier og mål, som er blevet sat for virksomheden. Så det er vores anbefaling, at du kommer ud over rampen med det – hellere i dag end i morgen.
Derfor anbefaler vi, at du bruger dine data ved at bygge datamodeller, visualiseringer samt dashboards, så driften (og resten af virksomheden) har mulighed for at følge med i udviklingen af fx omkostninger brudt ned på bestemte konti, leverandører og lokationer eller i forbindelse med budgetopfølgning.
Det bidrager desuden til, at du kan udnytte muligheden for at arbejde mere agilt med dine budgetter, så du undgår at jagte budgetopfølgning, men i stedet forklarer afvigelser med fokus på at 'gøre det rigtige' i den nye situation, som virksomheden står over for.
Sidst – men ikke mindst – understøtter datamodellerne dig i at følge op på virksomhedens mål og giver dig mulighed for at lave benchmarkanalyser. Fordelen
ved det er, at du kan finde afvigelser, som du enten kan tage ved lære af eller bruge som afsæt for en ekstra fokuseret indsats på et givet område.
Rådgivning, der når hele vejen rundt om din kerneforretning
Vi arbejder for at gøre dem, der arbejder med indkøb og FM, til en succes – både hos vores kunder og hos deres leverandører. Og det har vi kilometervis af erfaring med.
Så uanset om du ønsker øget fleksibilitet, mere gennemsigtighed eller at optimere din omkostningsbase, så har vi den faglige, økonomiske og juridiske viden, der skal til for at rådgive om de meget forskellige FM-områder, som alle påvirker din kerneforretning.
Du får rådgivning, hvor overblik og detaljeorientering går hånd i hånd.
