Der er stor værdi at hente i at arbejde med procesoptimering – og derfor er der mange virksomheder, der har netop procesoptimering på agendaen. Alligevel er det de færreste virksomheder, der har de optimale værktøjer til rådighed ift. at realisere det fulde potentiale. I denne artikel gennemgår vi tre grunde til, at det kan være en god idé at anvende en cloud-baseret procesportal, når du arbejder med procesoptimering.
Processer og procedurer er en vigtig del af enhver forretning. Uanset om de kun er dokumenteret i dine medarbejderes hoveder, eller om de er omhyggeligt kortlagt i omfattende manualer, har enhver organisation et væld af viden om, hvordan virksomheden får tingene til at fungere.
Denne akkumulerede viden er virksomhedens aktiv, og det er værd at beskytte og bevare det. Desværre består mange virksomheders dokumentation af fysiske dokumenter, og dermed går de glip af det potentiale, som en mere engagerende og interaktiv processtyringsmetode kan give.
I denne artikel gennemgår vi tre grunde til, at det kan være en god idé at få din virksomheds processer ‘i skyen’.
1. Processerne er i konstant udvikling
Processer er ikke statiske af natur. Men metoderne og værktøjerne til at indsamle, dokumentere og styre processerne har typisk været statiske – og i stedet for at være dynamiske, levende dokumenter, der udvikler sig med virksomhedens skiftende stadier, er de ‘snapshot-registreringer’ af, hvordan noget blev gjort i en bestemt kontekst.
Selv den mest omfattende analyse af en procedure vil være irrelevant, i det øjeblik et system, værktøj eller en tilstødende proces bliver ændret.
Ændringer i teknologi, best practice og regulering kan alle kræve en tilsvarende ændring i processen. Og hvis den er dokumenteret på papir (eller i en pdf), bliver det en udfordring at opdatere processen effektivt.
Det er også en af grundene til, at mange teams kan se en fordel i at bruge procesportaler som Nintex Promapp.
I Promapp har procesejere og eksperter mulighed for at reviewe og redigere processerne i realtid – hvilket er en stor fordel, når du arbejder med dynamiske processer.
På ethvert tidspunkt vil en proces, der vises i Nintex Promapp, være den senest offentliggjorte version. Det sikrer konsistens på tværs af virksomheden – og at procesdokumentationen fortsat er relevant.
2. Processerne skal være synlige
I mange virksomheder kan det være en udfordring i sig selv at finde de processer, der skal opdateres.
Mange organisationer laver omfattende proceduremanualer, som bliver distribueret til de relevante brugere, oftest via e-mail. Men derefter er manualerne ofte henvist til en hylde, bunden af et arkivskab, den enkelte medarbejders harddisk eller mailboks – eller i bedste fald en filserver.
Procedurer, der er spredt på den måde, bliver hurtigt til historiske artefakter – og det sker næsten i det øjeblik, de bliver distribueret, da der ikke er nogen central måde at holde styr på dem på og holde dem opdaterede.
Konsekvensen af misvisende, forældet eller forlagt procesdokumentation er et overforbrug af tid og ressourcer. Og taler vi om processer, der er underlagt lovregulering eller compliance-regler, vil afvigelser fra processen eksponere virksomheden for såvel juridiske som økonomiske forpligtelser.
Derimod giver en online procesportal én central kilde til ‘sandheden’, hvor alle kan få adgang til tydelig, ajourført procesinformation. Et personligt betjeningspanel giver den enkelte medarbejder et hurtigt og relevant overblik – og sørger for, at medarbejderen ikke får ‘informations-overload’ ved at skulle forsøge at overskue samtlige virksomhedens processer. På den måde kan medarbejderne nemt se de ændringer, der påvirker dem, og få adgang til de processer, de er en del af – med ganske få klik.
En søgefunktion gør det nemt at spore processerne, og en ‘senest set’ eller ‘favoritter'-liste’ gør, at du har let adgang til de processer, du bruger ofte. Det, du anvender mest, skal kunne findes hurtigst!
3. Procesforbedring er en del af jobbet - for alle
Opstår der en situation, hvor der er behov for procesdokumentation – og hvor afvigelsen mellem dokumentationen og processens faktiske udførelse er blevet for stor – skal hele øvelsen med at indfange de nuværende procedurer, kortlægge dem og distribuere den opdaterede dokumentation desværre gentages.
Dette arbejde tilfalder normalt en eller to personer, der i kraft af deres procesekspertise har til opgave at udarbejde procesdokumentationen – eller måske er det IT-medarbejderen, der igen skal konvertere information fra forretningen og forsøge at få det til at give mening.
Det er en kostbar og ineffektiv cyklus, der forstærker problemet ved hver iteration, da processerne igen og igen bliver irrelevante, svære at finde og umulige at opdatere – næsten lige så snart de bliver offentliggjort.
Med en cloud-platform som Nintex Promapp kan du indfange ændringerne øjeblikkeligt, når en procedure ikke stemmer overens med virkeligheden – eller når forhold, der påvirker, hvordan processen bliver udført, ændrer sig. Alle brugere kan identificere disse ændringer og give feedback til procesejeren eller den procesansvarlige og foreslå forbedringer eller justeringer.
De relevante procesinteressenter får besked, når der kommer ændringsforslag til processen, og kan deltage i samtalen om løbende forbedringer. Når en ændring er afgjort, bliver den opdaterede proces offentliggjort og bliver straks ‘live’ for hele organisationen.
Det betyder ikke, at processerne ikke længere er relevante, men at de kan opdateres i realtid, så de innovationer, der dukker op, kan deles på tværs af din virksomhed – og at du får udnyttet potentialet maksimalt.
