Kriser kommer og går. Coronakrisen bliver desværre næppe den sidste krise, du og din virksomhed kommer til at opleve. En krise er selvsagt aldrig kærkommen, men hvis du tackler situationen rigtigt, kan det gøre en stor forskel for din virksomhed. I denne artikel gennemgår vi fem overvejelser, som du måske allerede har gjort dig, men som det kan være en hjælp for enhver Legal-funktion at gøre sig under en krise.
En krise trykprøver på mange områder virksomhedens og medarbejdernes formåen og robusthed. Og under en krise er der brug for en styrmand, der formår at navigere roligt og sikkert igennem stormvejret – og her indtager Legal naturligt en rolle og skal agere som ’trusted advisor’.
Kriser er forskellige og rammer hver virksomhed forskelligt. Men der er nogle faktorer, der går igen – og som det altid vil være relevant at forholde sig til.
Nedenfor gennemgår vi fem essentielle overvejelser, som kan være en hjælp for enhver legal counsel, der står overfor at skulle hjælpe med at styre virksomheden sikkert gennem en krise.
1. Kunsten at prioritere under en krise
Der er mange ting at forholde sig til under en krise, og det er derfor en prioritet at få skabt overblik – bl.a. over, hvilke interessenter og kontrakter der er vigtigst.
Derudover er det nødvendigt at blive 100-metermester i disciplinen benhård prioritering. Du er ganske enkelt nødt til at prioritere, hvis du skal sikre, at du får taget hånd om de mest kritiske ting. Sørg derfor på et tidligt tidspunkt for at identificere de mest forretningskritiske forhold, og forhold dig proaktivt til dem.
Tidligt i krisen kan det være områder som medarbejdernes sikkerhed, essentielle leverandører og kontrakter, kundehåndtering og business-kontinuitet, der er vigtige at få styr på.
Når først du har skabt overblikket og identificeret de mest forretningskritiske forhold, kan du prioritere dem – og der er én oplagt måde at gribe prioriteringen an på i en krisetid: ’nu eller senere’.
Alt, hvad der ikke er forretningskritisk at få løst ’nu’, må vente til ’senere’ – uden at disse ting bliver udskudt så meget, at de udvikler sig fra ikke-kritiske til kritiske for din virksomhed. Her handler det om at finde den rette afvejning af, hvad der er nødvendigt for overlevelse i dag og for succes på den længere bane.
Et godt værktøj til det formål er en klassisk prioriteringsmatrix, hvor du inddeler opgaverne i haster/haster-ikke og vigtig/ikke-vigtig og i videst muligt omfang får løst de vigtige opgaver.
2. Få fordelt ansvaret for beslutningerne
Tiden er ikke en medspiller under en krise, og en af konsekvenserne af tidspresset er, at du ikke kan eksekvere på alle beslutninger selv.
Derfor er det vigtigt at få navngivet beslutningstagerne i organisationen og at få fastlagt, hvem der ejer hvad. Her kan du med fordel styrke frontlinjens beslutningsdygtighed, hvor det er muligt.
Her handler det om, at Legal skal guide forretningen ved at definere udfaldsrum, beslutningsmatricer og acceptable formuleringer, som de enkelte dele af forretningen kan bruge, uden at det er nødvendigt at involvere Legal.
På den måde kan du fx klæde salgsfolkene på til at tale med kunderne – bl.a. om hvad jeres forretningsbetingelser angiver på særlige områder, og om hvad virksomhedens position er. Det kan fx være i situationer, hvor kunder kontakter virksomheden med krav om at annullere ordrer, udskyde betalinger osv.
Derudover er det en stor hjælp at få angivet, hvad der skal eskaleres, hvornår og til hvem. Her er målet, at beslutningen hele tiden træffes på det rette niveau – hverken under eller over. Legals opgave er at bevare overblikket og at træde til, hvor det er nødvendigt – og hele tiden at få problemstillingerne skåret til på en måde, der minimerer presset på kritiske funktioner i virksomheden.
3. Hastighed er en vigtig faktor
Præcision og perfekte leverancer, der kommer omkring alle nuancer og detaljer, er godt og lækkert håndværk, men de tager tid – og tid er ofte en mangelvare under en krise.
Derfor er det vigtigt at få ’scopet’ leverancerne fra Legal, så de understøtter forretningens aktuelle behov. Leverancerne skal fortsat klæde forretningen på til at træffe de nødvendige beslutninger på et oplyst grundlag, men det er vigtigt, at leverancerne fra Legal er klar, når der er brug for dem – og måske kan nogle af detaljerne vente til senere.
Hvis Legal bliver en flaskehals, er der stor risiko for, at organisationen undlader at søge hjælp og tager beslutninger uden om Legal. Og det kan være fatalt. For at undgå det skal Legal komme med en plan, der indeholder et klart defineret mål for, hvad Legal skal tilføre af værdi i processen, og hvor hurtigt Legal skal levere.
4. Legal skal hjælpe med navigationen
Kriser påvirker mennesker, men kriser bliver også løst af mennesker. Du har med andre ord brug for dine kolleger til at hjælpe virksomheden gennem krisen.
Det er en naturlig reaktion at blive nervøs under en krise, og mange medarbejdere vil kigge mod Legal for at få en sikkerhed for, hvad de kan og må inden for de juridiske rammer.
Få derfor kommunikeret til dine kollegaer, hvordan I sammen hjælper med at håndtere krisen, hvad henholdsvis din og deres rolle er netop nu, og hvad de bør fokusere på. Hvem holder fx styr på kunderne, leverandørerne, investorerne/ejerne, og hvem sørger for at holde ledelsen opdateret på de nyeste love og hjælpepakker – og på hvordan virksomheden kan få gavn af disse – og hvem får sikret, at formaliteterne er i orden?
Det er essentielle spørgsmål, som det er svært for én person at styre selv.
At begå fejl i en krisetid er svært helt at undgå – særligt i den akutte fase, hvor situationen udvikler sig fra time til time, men hvor konsekvenserne af at undlade at handle kan være endnu større end at begå mindre fejl.
Målet her vil være at skabe orden og størst mulig synlighed, så der træffes kloge beslutninger på det grundlag, der er til stede på det givne tidspunkt. Lav evt. korte statusmøder med de væsentligste stakeholders og ledelsen i virksomheden, så de ved, at I er på rette spor – og for at sikre, at der er fremdrift.
5. En krise kan give værdifuld viden om virksomheden
Dette citat af Wiston Churchill kan forekomme lidt kynisk, men der er noget om det. Under en krise bliver virksomheden presset – og såvel styrker som svagheder bliver meget tydelige. I og med at virksomheden og dens medarbejdere bliver udfordret til det yderste, bliver det ofte også tydeligt, hvor fundamentet er svagt. Det betyder også, at krisen giver dig uvurderlig viden om, hvilke områder det er er vigtigt at få styrket for at gøre virksomheden mere robust.
En krise er en trykprøvning af dit forhold til leverandører, udlejere, kunder og andre interessenter. Samtidig kan det være, at du finder ud af, at din virksomhed er for afhængig af én eller få store leverandører – og at du kan minimere din virksomheds risici ved at have flere leverandører.
Derudover gør en krise det som regel klart, hvis der er behov for at opgradere virksomhedens processer og systemer. Det kan fx være, at processerne skal ændres for at sikre hurtigere og bedre kommunikation til de relevante stakeholders i organisationen – eller at der er brug for et nyt kontraktstyringssystem for hurtigt at kunne lokalisere de relevante kontrakter eller for at kunne levere hurtigere rådgivning til forretningen.
En krise er med andre ord en unik mulighed for at lære virksomheden at kende under pres – og for at finde ud af, hvor du skal sætte ind for at komme til at stå endnu stærkere end før krisen.
