insights article

Case: Fleksible FM-løsninger i udbud!

Få inspiration
Tilmeld dig vores nyhedsmail, og få et fagligt indspark med substans direkte i indbakken.
Del artikel
Lisbeth Bau-Madsen
Partner

Hvad gør du, når dine kontrakter og leverandøraftaler på FM-området har levet et stille, næsten uforstyrret liv? Ja, du løfter dem op af skuffen, betragter dem med nye øjne, pudser brillerne for godt købmandskab, undersøger, om der er rum for en optimeringsmulighed eller to, og sætter din FM-aftale i udbud. Det var lige præcis det, som Jesper Hald Nielsen, Facility Manger hos NNIT, gjorde. Hvilket er omdrejningspunktet for denne artikel.

Del artikel

Vi ved ikke, hvordan verden ser ud i morgen, hvilket er blevet endnu tydeligere i kølvandet på en pandemi, der har haft svært ved at slippe grebet. Og et af de steder, hvor covid-19 har udløst et opbrud, er på facility-området. Det er ingen nyhed.

Så mere interessant er det, hvordan du navigerer i dette opbrud og hjælper din organisation med at gå fra de meget fastlåste konven­tionelle kontrakter til at få skabt mere fleksibilitet og båndbredde i dine aftaler og leverandørkontrakter.

Fleksible kontrakter er fremtiden

For Jesper og NNIT var det ønsket om at skabe mest mulig fleksi­bilitet, der drev behovet for at gennemgå de eksisterende kontrakter og sætte deres facility management-aftaler i udbud.

“Vi er et kontorhus, så det er ikke den store transformation, vi har været ude i. Vi har haft et facility setup, vi har været tilfredse med. Men det har ikke været kigget igennem i et årti, så det gav god mening at sætte det i udbud 1:1 og i den proces gøre op med lange varsler og sikre større fleksibilitet i aftalerne”, indleder Jesper.

“Vi vil levere kvalitet til færrest mulige kroner og i den proces ruste os mod en fremtid, hvor man skal kunne omstille sig hurtigt. Det betyder, at vi i det nye set-up er helt nede på en måneds varsel, hvis vi eksempelvis gerne vil skalere ned på rengøring eller på vores kontormeter. Som vi lige nu har alt for mange af. Det gør vores ­dagligdag mere agil.”

“Og lige nu er der heller ingen ræson i at have aftaler, der varer mere end to år, eller varsler på tre eller seks måneder. Så kan du være sikker på, at dine aftaler er forældede, lige så snart blækket fra kuglepennen er tørt. Hvilket hverken du eller dine leverandører har glæde af.”

”Hvis man vil forbedre sit FM-område, er mit bedste råd at afsøge markedet for gode konsulenter, fordi der sker så meget i markedet lige nu. Så jeg synes, at man skylder sig selv at høre nogle konsulenter, om de kan udfordre ens antagelser. Det har været givet godt ud for os, hvilket har resulteret i, at NNIT har opnået både besparelser, optimeringer og forbedret drift.”

Jesper Hald Nielsen, Facility Manager hos NNIT

Fælles fodslag og grøn omstilling

Jesper fortæller, at han går ind i leverandørforholdene som et samarbejde, men uden at være blåøjet. 

For Jesper er det vigtigt, at NNIT i samarbejde med leverandøren håndterer det, hvis der opstår en problemstilling. For han ved, at selvom det måske er leverandøren, som har de udførende hænder, vil NNIT altid være en del af løsningen.

“Lige nu har vi stort fokus på at styrke vores CSR-profil, hvilket betyder, at vores leverandører skal agere i tråd med vores politikker. Heldigvis er de nogle steder endda mere fremme, end vi er, hvor eksempelvis fokus på at nedbringe madspild og svanemærket rengøring er en selvfølgelighed,” smiler Jesper og fortsætter.

“Vi arbejder desuden meget aktivt med FN’s verdensmål, hvoraf vi har udvalgt fire: nr. 9 Industri, Innovation og Infrastruktur, nr. 5 Ligestilling mellem kønnene, nr. 4 Kvalitetsuddannelse og nr. 12 Ansvarlig forbrug og produktion. I vores leverandøraftaler har vi derfor skrevet ind, at de forpligter sig til at understøtte rejsen mod at nå de mål.” 

“I forlængelse af det har både vi og leverandørerne for øje, at vi brander hinanden på den agenda. Samtidig med at vi i vores sam­arbejde forventer, at de kommer med nye ideer og er kreative i de FM-løsninger, de tilbyder os. Det er sat ind som konkrete KPI’er i forhold til både det miljømæssige og verdensmålene.”

Læring fra udbudsprocessen

Det vigtigste for Jesper og NNIT i udbudsprocessen er uden tvivl fleksibiliteten, men herefter kom en bedre økonomi, hvor værdien for hver betalt krone ville blive større, samt bedre leverancer i form af nye måder at gøre tingene på. Noget, som der er lagt vægt på, at leverandørerne giver et skarpt tilbud på. Men hvad er det bedste råd, Jesper kan give, hvis man står over for at ville forbedre sit FM-område?

“Det råd, jeg vil give, er at afsøge markedet for gode konsulenter, fordi der sker så meget i markedet lige nu. Jeg synes nemlig, at man skylder sig selv at høre nogle konsulenter, om de kan udfordre ens antagelser, fordi man jo alt andet lige er begrænset i sit udsyn, fordi man befinder sig i den samme virkelighed hver dag som in-house FM-faglig”, understreger Jesper.

“Det kan være, man trænger til sparring på markedet, hvis man har en masse muskler in-house til at udforme udbuddet, eller det kan være, man har behov for at blive understøttet i begge dele.”

“Uanset hvad mener jeg, at man gør sig selv en tjeneste ved at skabe en mulighed for at blive udfordret og eventuelt få en kæmpe øjenåbner, fordi konsulenterne kender branchen på en anden måde. De ved, hvilke FM-leverandører der har glade medarbejdere, og hvilke der er ’up and coming’ i branchen, som man måske ikke selv kendte.”

Jesper griner og siger: “Ja, det er jo lige vand på jeres mølle, men det har været det hele værd for os. Og vi valgte Basico som vores eksterne rådgiver grundet relationer og kendskab, mavefornemmelse og et godt match til det, vi gerne ville. For det med kemien er vigtigt, når der skal arbejdes så intensivt på sådan noget som et udbud. Så de parametre vil jeg også anbefale andre at vælge deres ud fra.”

Det vigtigste, som FM-faglige kan sætte fokus på

Det er spændende, hvad der sker på FM-området netop nu, og det er næppe gået over hovedet på nogen, at det er fleksibilitet og behovet for at øge den, som er særligt spændende for både ­FM-professionelle og leverandører.

“Generelt er vi er jo også meget traditionelle i vores måde at tænke FM på og kan blive bedre til at sætte os ind i, hvad leverandørerne kan tilbyde. Og så ikke være bange for ikke at have en fast regning hver måned. For ligesom KPI’erne og kontrakterne bevæger sig mod mere fleksibilitet, gør betalingen det jo også, hvor man betaler for det, man har brug for på det givne tidspunkt, og ikke en fast standardpris.”

“Det mest spændende, synes jeg, er fleksibiliteten, og hvordan fleksible løsninger kan understøttes af intelligent teknologi. Leverandører har mistet meget forretning her under covid-19, men så er der til gengæld kommet noget nyt til. Og hos de store FM-kunder kigger alle eksempelvis på, hvad der skal ske med de kvadratmeter, som covid-19 har gjort overflødige”, fortæller Jesper ” – det har vi også selv gjort.”

“Det nye, som man kunne overveje som virksomhed, er teknologiske løsninger, såsom sensorer i rummet, pladsbooking inklusiv bestilling af frokost, så der kun udføres rengøring i rum, der har været brugt, og der kun produceres frokost til dem, som har bestilt det.”

“En mere fleksibel måde at tænke FM-løsninger på, som helt sikkert bliver ­videreudviklet, da fokus flyttes til behov frem for en standard­frekvens, så tingene bliver mere tilpasset. Fremtidens FM handler om, at vi skal samle og tale endnu mere data.”

“Hvilket selvfølgelig vil bringe helt andre spørgsmål med sig, for hvor intelligente systemer ønsker vi egentlig at have, når det handler om at indsamle data på medarbejdernes færden? Det er en helt anden snak”, afrunder Jesper med en reflekteret mine. 

 

Lisbeth Bau-Madsen
Lisbeth Bau-Madsen
Partner
Trænger dine kontrakter også til et kig?
Har du brug for sparring og inspiration til udarbejdelsen af dine FM-kontrakter, eller ønsker du, at de skal tryk­prøves i markedet?
Basico har mange års erfaring inden for facility management, og vi holder os løbende opdateret med alt, hvad der rører sig på FM-området. Vi hjælper derfor gerne, hvis I har brug for sparring i forhold til, hvad der er bedst for jeres organisation, eller hvis I har brug for at gentænke hele jeres FM-setup. Hvis du kan nikke genkendende til nogle af de udfordringer, som Jesper og NNIT beskriver, så ræk endelig ud til os for mere information eller et uforpligtende møde.
Basico nyhedsbrev Få vores faglige magasin Content

I Content finder du masser af inspiration til supportfunktionerne i form af faglige artikler og tankevækkende interviews.