Processer i Finance.

Symptom: kvalitet

• Tidskrævende og/eller hyppige fejlrettelser til regnskaber
• Svingende kvalitet af rapportering og analyser
• Vanskeligheder med at overholde tidsfrister ift. at levere information og rapportering til relevante interessenter

Symptom: varighed

• Flaskehalse ved deadlines som følge af, at opgaver bliver samlet ”til bunke” mellem hvert procestrin, f.eks. ”fakturakørsler” ved månedsskifte

Symptom: ressourceforbrug

• Ressourcekrævende og personafhængige processer, f.eks. månedsafslutning, budgetcyklus, prognoser, forecast m.v.
• Organisering baseret på personlige præferencer fremfor rette kompetencer

Vi ser jævnligt, at processer kun bliver optimeret inden for et afgrænset område, uden at der bliver skelet nævneværdigt til, om den ”rigtige” løsning findes et andet sted, eller om den valgte løsning kan skabe problemer i tidligere eller efterfølgende procestrin. Du kan ofte finde mere effektive og agile løsninger ved at se processen i et bredere ”end-to-end”-perspektiv. En bredere tilgang gør det muligt at implementere løsninger, der giver mere mærkbare og synlige forandringer, f.eks. i form af øget digitalisering og automatisering – som medvirker til øget kundetilfredshed og ikke mindst øget omkostningseffektivitet.

Hvilke områder skal spille sammen?

Hvis en proces er kandidat til procesoptimering, bør den analyseres nærmere, så du kan identificere og udvælge de initiativer, der skal iværksættes for opnå de ønskede forandringer.

Her finder du et overblik over de områder, der typisk skal spille sammen, for at processer i økonomifunktionen virker.

Basicos 7R-model

Som det fremgår af oversigten ovenfor, er der mange områder, tilgangsvinkler og værktøjer, der kan optimeres i forhold til at forbedre en given proces. Hvor skal man så starte for at optimere processen bedst og billigst? En god start kan være Basicos 7R-model, som er en udfordringsmodel, hvor kernen i spørgsmålene er: Hvad nu, hvis …? 7R kan nemt guide og fokusere diskussioner med relevante deltagere om vejen til en effektiv procesoptimering.

Vi oplever, at modellen er rigtig god til at fremprovokere svar, der baner vejen for de bedste og mest effektive løsninger.

Forskellige eksempler på projektleverancer

• Procesoverblik: Definere og beskrive procesmodeller og high-level procesflows (end-to-end, f.eks. order-to-cash, procure-to-pay og record-to-report).
• Procesdokumentation: Procesdokumentation i form af ”svømmebane” og procedurebeskrivelser, som illustrerer og beskriver, hvordan hele eller dele af processerne udføres, herunder roller og ansvar og IT-understøttelse.
• Procesoptimering og benchmarking: Vurdering af nuværende processer og potentiale for forbedringer baseret på Basicos 7R-model, evaluering på best-practice skala og/eller APQC-benchmarking.
• Automatisering og IT-understøttelse: Vurdering af, hvordan kontorrobotter (RPA), ERP- og/eller BI-løsninger kan automatisere og effektivisere nuværende processer.
• Roller og ansvar: Optimering af roller og ansvar, herunder nødvendige kompetencer, organisation samt relevante styringsformer og tilhørende politikker.
• Risiko og kontrolmiljø: Evaluere væsentlige risici og interne kontroller, herunder identificere muligheden for flere forbyggende/automatiske kontroller.
• Projektledelse: Projektledelse, f.eks. i forbindelse med ERP-implementering, procesoptimering og organisering.
• Rekruttering: Rekruttering af nødvendige kompetencer, specialister og ledere.