Husk, at totaløkonomien er ’the sweet spot’

Skal du i gang med anlægsprojekter?

Skal du i gang med anlægsprojekter?

Af

Husker du at tænke langsigtet inden for Facility Management? Det vigtigste succeskriterie for anlægs­projekter og renoveringsopgaver er ofte, at budgettet og tidsplanen bliver overholdt. Men det kan have uheldige konsekvenser på den lange bane. Gennem årene er der heldigvis kommet mere fokus på total­økonomien i anlægsfasen, fx i forhold til materialevalg.

Der er ofte en klar opdeling mellem projekt­afdelingen og drifts­afdelingen, som administrerer henholdsvis anlægsbudgetterne og driftsbudgetterne. Men op­delingen mellem de to afdelinger kan medføre, at de ikke inddrager hinandens kompetencer og viden i hverdagen.

Resultatet er manglende overvejelser om den efterfølgende drift, når der bliver gennemført anlægsprojekter. På lang sigt kan det betyde uforholdsmæssigt store driftsomkostninger, som samlet set skader din virksomheds bundlinje.

De forhøjede driftsomkostninger betyder på længere sigt, at driftsafdelingen bliver pålagt besparelseskrav, som medfører et lavere serviceniveau for medarbejderne, hvilket påvirker medarbejdertilfredsheden negativt.

Vores erfaringer viser, at det er vigtigt at tænke på helheden, når du skal gennemføre anlægsprojekter. Der er stor værdi at hente i at tænke i end-to-end-løsninger i de tidlige faser af et anlægsprojekt, da det er omkostningstungt at lave ændringer, når anlægsprojektet er afsluttet.

Samarbejdet skal hjælpes i gang
Det kræver ofte en målrettet forandringsproces at få projektafdelingen og driftsafdelingen til at arbejde tættere sammen, da de to afdelinger arbejder ud fra hver deres agenda. Men det er indsatsen værd.

På sigt vil projektafdelingen og driftsafdelingen opleve en række synergier ved et tættere samarbejde, hvilket vil forbedre begge afdelingers output og resultater. Det skyldes bl.a., at driftsafdelingen vil føle et større ejerskab i forhold til den efterfølgende drift, hvis de har været involveret i de tidlige faser af anlægsprojektet.

 

Benjamin Lundsgaard Larsen

Har du brug for sparring?

Basico kan hjælpe dig med at træffe de optimale totaløkonomiske beslutninger, når du står over for et anlægsprojekt. Samtidig kan Basico hjælpe dig med at sikre det rette driftssetup, hvor processer og snitflader er klart definerede.

Kontakt Manager Benjamin Lundsgaard og hør mere.

 

Bedre beslutninger med hjælp fra driftspersonalet
Det er driftspersonalet, som får dine faciliteter til at fungere i hverdagen. Driftspersonalet kender husets rutiner samt kravene og forventningerne fra brugerne af huset.

Netop derfor giver det værdi for de fleste anlægsprojekter, hvis du inddrager driftspersonalet i de tidlige faser af anlægsprojektet. På den måde sikrer du, at der kommer fokus på den efterfølgende drift. Det gavner både kvaliteten af udbudsmaterialet og det efterfølgende output fra anlægsprojektet.

Det er essentielt, at underkriterierne for tildeling inkorporerer både CAPEX-budgettet og OPEX-budgettet.

Det er sjældent hensigtsmæssigt, at tildelingskriteriet blot er laveste pris, fordi det giver dine tilbudsgivere et incitament til at tilbyde løsninger, som er billige i anlægsfasen, men som bliver dyre i drift.

Dine serviceaftaler skal være dine serviceaftaler
Der skal indgås serviceaftaler, når et anlægsprojekt skal over­drages til drift, og det kan betyde meget for din virksomheds økonomi og evne til at omstille sig, at serviceaftalerne er indgået på dine vilkår.

Det kan give god mening at få den udførende entreprenør til at afgive tilbud på den efterfølgende serviceaftale, men det er ikke alle entreprenører, som har interesse i det. Samtidig er det altid en god idé at indhente flere tilbud, når du skal indgå nye serviceaftaler eller rammeaftaler – og det er ikke sikkert, at din entreprenør er den bedste til at løfte den efterfølgende serviceopgave.

For at kunne sammenligne tilbuddene og sikre, at de er bygget op ud fra dine standardbetingelser, er det en god idé at lave et standardiseret udbudsmateriale til dine tilbudsgivere.

Alternativt risikerer du, at de indkomne tilbud ikke er sammenlignelige, da leverandørerne har forskellige leverings- og faktureringsbetingelser.

Derudover er det vigtigt at få udarbejdet et udbudsmateriale, der klart beskriver kravene til serviceleverancerne, og som sikrer gennemsigtighed i forhold til alle omkostninger. Det skal være nemt for dig at lave controlling af leverancer og omkostninger. ■

Tag din faglighed til next level

Få et fagligt indspark med substans direkte i indbakken. Tilmeld dig vores nyhedsmail, og modtag vores faglige magasin Content.

Tilmeld dig her