Robotics Governance

Robotics Governance

Af

Basico har rundet 100 implementeringer på Foxtrot-platformen. De fleste implementeringer er begyndt småt. Typisk med at automatisere simple finansprocesser, der krævede manuel behandling. På den måde høstede vores kunder en del erfaringer om at automatisere processer.

Fordelen ved at gøre det på den måde er, at du kan minimere kompleksiteten af processerne ved at starte simpelt – og samtidig holde de første resultater internt i afdelingen.

Men allerede efter de første robotter er gået i stabil drift, har det vist sig at være nemt at udbrede efterspørgslen til andre dele af virksomheden. Øvrige

ledere og procesejere har hurtigt kunnet se fordelene ved at få de uinteressante, manuelle opgaver, der slider på medarbejderne, automatiseret med RPA. Dermed bliver initiativet spredt ud til øvrige ansvarsområder, og det giver et stort behov for at tænke strukturer, politikker og infrastruktur. Kort sagt er det nødvendigt med en solid RPA-governancestruktur.

 

Basico Robotics Governance Framework

For at imødekomme behovet for en governancestruktur har Basico udviklet et ’Robotics Governance Framework’. Vores framework tager udgangspunkt i virksomhedens forretningsmæssige behov. Kan kontorrobotterne ikke understøtte forretningen, mister initiativet noget af sin berettigelse, og afkastet af investeringen i kontorrobotter bliver for lavt.

Figur 1: Basico Governance Framework

 

Frameworket består af syv dimensioner, der hver især er defineret af forskellige overvejelser. Vi har beskrevet nogle af de overvejelser, der indgår i hver dimension, i resten af artiklen:

 

Organizational Setup

Det er vigtigt at definere, hvem der ejer robotics-initiativet i din virksomhed. Ligger ejerskabet i økonomiafdelingen eller IT-afdelingen, eller vil det måske give mening at oprette et ’Robotics Center of Excellence’?

Her er det vigtigt at vælge den forankring, der passer til din virksomheds RPA-modenhedsniveau, og som tager hensyn til den øvrige organisering af virksomheden.

 

Roles & Responsibilities

Det er vigtigt at fordele roller og ansvar rundt om initiativet.

Hvem ejer de processer, der bliver automatiseret? Og hvem udfører scriptingen? I en opstartsfase er det ofte procesejeren, der også udfører scriptingen, men når initiativet vokser, vil det ofte være forskellige personer, og måske fra forskellige afdelinger. Og hvem skal så godkende scriptet, inden det bliver sat i drift – for ikke at nævne have ansvaret, når processen er i drift?

Figur 2: Basico Robotics Organizational Hierarchy

 

Decision Process

Når du bevæger dig udover, at det er egne aktiviteter eller processer, den enkelte medarbejder automatiserer, er det vigtigt, at du har fastlagt en beslutningsproces for udvælgelse af processer til automatisering. Hvordan identificerer du nye processer til automatiseringer – og hvordan prioriterer du udviklingen af proceskandidaterne? Her er det vigtigt, at du sikrer transparens og objektivitet i beslutningsprocessen – og at du sikrer, at beslutningsprocessen er kendt og respekteret på tværs af organisationen.

 

Business Process Management

Automatiseringerne skal vedligeholdes, efter de blevet sat i drift, og du bør lave standardprocedurer, som beskriver hvordan. Hvem sørger for den løbende overvågning af scripts, når de kører?

Der skal samtidig være kontrol med ændringer i virksomhedens forretningssystemer, som robotten arbejder på. Hvis forretningssystemerne bliver ændret, skal du sikre, at robotten stadig kan køre, evt. efter modificering af robotscriptet.

 

Compliance

Kravene til compliance bliver konstant øget. Derfor skal du sikre, at robotterne overholder disse krav. Fx kan der være krav til, at aktiviteter og ændringer bliver logget. Det kan også være, at du skal sikre den dokumentation, som intern revision kræver – eller at du skal sikre, at virksomheden overholder licensreglerne for de relevante forretningssystemer.

 

Control Framework

Virksomhedens kontrolmiljø skal også tænkes ind i din RPA-governance. Nogle af overvejelserne i den forbindelse kan være, at du skal sikre relevant funktionsadskillelse, og at persondatalovgivningen bliver overholdt. Derudover kan det være relevant, at du sikrer overvågning af hardware og den relevante infrastruktur.

 

Risk Management

Den sidste dimension i vores Robotics Governance Framework har til formål at styre risiciene ved RPA-initiativet. Har din virksomhed opstillet en risikomatrice, og er der lavet en ’continuity plan’ i tilfælde af nedbrud? Kort sagt skal du have en plan for uforudsete ting og sikre, at du stadig kan håndbære opgaverne eller lave en ’workaround’, hvis det skulle blive nødvendigt.

 

Opsummering

Dette er godt en håndfuld eksempler på overvejelser, du kan gøre dig, når du udformer en robotics governancestruktur. De er ikke udtømmende, men kan forhåbentlig give inspiration.

 

Vi anbefaler, at du begynder at forholde dig til den underliggende governancestruktur, så snart du tager en beslutning om at udbrede kontorrobotter ud over den individuelle brugers egne processer. Det er bedre at gøre det for tidligt end for sent. 


Robotics skaber muligheder

Du kan få frigivet ressourcer, øget kvaliteten af repetitive opgaver og spare penge ved hjælp af robotteknologi. Vi kan hjælpe dig med at identificere relevante processer, bygge jeres kommende robotter og opbygge jeres kompetencer, så I selv kan bygge videre på robotterne.

 

Kontakt Morten Boldsen, Director, Finance IT Services
mboldsen@basico.dk • 4083 6288

Vil du være et skridt foran dine kollegaer?

Tilmeld dig Basicos nyhedsmail og få inspiration til forandring og udvikling. 

Du modtager samtidig abonnement på online-udgaven af Content, Basicos faglige magasin, hvor vi i en række spændende artikler inspirerer dig og din virksomhed til at skabe et stærkt fundament for vækst og udvikling.

TIlmeld dig her