Opnå solide resultater med end-to-end- procesoptimering

Opnå solide resultater med end-to-end- procesoptimering

Af

Har din virksomhed taget de nødvendige initiativer til at høste de oplagte gevinster, som I opnår ved at sætte fokus på at automatisere og ensrette processer?

Mange har ikke!

I stedet bliver opgaverne håndteret uafhængigt af hinanden og er derved stærk personafhængige, fordi der ikke er en central medarbejder med det nødvendige overblik over de tværgående processer, der tager ansvar for at effektivisere processerne på tværs af organisationen. 

Derfor eksisterer der i mange virksomheder et uopfyldt potentiale for effektiviseringer og kvalitetsforbedringer, som blandt andet kan skyldes manglende datadisciplin, uhensigtsmæssigt designede processer, utilfredsstillende dokumentation, manglende vidensdeling mellem medarbejdere, suboptimeringer eller manglende fokus på at se på processerne ”end-to-end.”

Personafhængige processer skaber sårbare situationer

Når processerne i Finance er for personafhængige, kan der uden varsel opstå kritiske situationer.

”En akut længevarende syge­melding og sårbarhed i personalesammensætningen er medvirkende til, at vi pludselig står i en situation, hvor der er risiko for, at vi ikke kan opkræve husleje for udlejede kontorlokaler samt håndtere øvrig ejendomsadministration i tilstrækkelig grad. En ting er at udtænke en effektiv løsning i sådan en situation. Noget andet er at omsætte den til daglig praksis, så den skaber værdi.”

Det fortæller Thomas Funch-­Hansen, Chef for Økonomi & Rapportering i Landbrug & Fødevarer. 

”For at understøtte den daglige drift overtager Basico opgaven. Det er en oplagt mulighed til at få kigget processen omkring huslejeopkrævning og ejendomsadministration efter i sømmene af en udefrakommende med friske øjne,” uddyber Thomas. 

Målsætningen er at finde en holdbar løsning, som fokuserer på samspillet mellem teknikken, processerne og organisationen. Som udgangspunkt bliver hele processen omkring huslejeopkrævning og ejendomsadministration – fra initiering af opkrævning til rapportering – analyseret.

Analysen tager udgangspunkt i, hvordan medarbejderne udfører opgaverne, og hvilke systemer der er til rådighed i Landbrug & Fødevarer. Hvert enkelt delelement i processen bliver efterprøvet rent praktisk (hands-on) for at vurdere 3 essentielle parametre:

  • I hvor høj grad er processen understøttet af IT-systemer?
  • Hvordan fungerer processen i helhed?
  • Er processen designet hensigts­mæssigt – både ud fra kompleksitet, tidsforbrug og generel risiko?

Når et delelement ikke fungerer optimalt, bliver der indarbejdet en større grad af IT-integration, redesign af proces eller suppleret med arbejdsbeskrivelser til at dokumentere, hvordan opgaverne skal udføres.

Thomas fortæller:

”For nogle lejere oplever vi eksempelvis, at der ikke bliver foretaget automatisk udligning af indbetalinger i bogføringssystemet. Det bagvedliggende informationsflow gør det muligt, men oplysningerne bliver ikke videresendt fra Nets og banken, som vi tager kontakt til for at få disse informationer vedsendt i allerede eksisterende filer. Ved den efterfølgende indlæsning af betalinger bliver lejeindbetalinger nu udlignet automatisk – uden merarbejde, da vi blot indlejrer informationerne i eksisterende dataflow/arbejdsgang.”

Alle processer vedrørende huslejeopkrævning bliver ligeledes dokumenteret i arbejdsbeskrivelser med praktiske eksempler af skærmbilleder. Efterfølgende bliver de overdraget til Landbrug & Fødevarers medarbejdere som også får vejledning og support under implementeringen.

Procesoptimering = lavere omkostninger, højere udbytte

”Ved at ensrette og automatisere rapporteringsprocessen i forbindelse med huslejeopkrævning har vi opnået en lang række fordele. I dag kører processen langt mere fleksibelt, og vi har reduceret risikoen for personafhængige processer. Derudover er der markant mindre arbejde i at udarbejde rapporteringen. Vi oplever også færre fejl,” forklarer Thomas Funch-Hansen.

Derudover har Landbrug & Fødevarer også opnået:

  • Konsistens i den måde data bliver registreret på baseret på foruddefinerede arbejds­gange.
  • En forbedret datakvalitet, da data bliver registreret efter samme systematiske metode hver gang.
  • Besparelser ved at understøtte arbejdsgange med elektronisk automatisering
  • Øget gennemsigtighed, da kortlægning og dokumentation af arbejdsgange sikrer, at der opstår færre klassiske ”hvem-gør-hvad” spørgsmål i Finance.

Optimering af Finance i Landbrug & Fødevarer

Landbrug & Fødevarer har i en periode været igennem en længerevarende proces med henblik på at styrke og optimere Finance. Det har blandt andet involveret udvikling af forretningsgange, processer og arbejdsbeskrivelser og sikre organisatorisk forankring af opgaver som implementering af ny rapporteringsmodel samt invoice workflow.

I denne artikel giver vi dig et konkret eksempel på, hvordan Landbrug & Fødevarer har opnået solide resultater med end-to-end- procesoptimering.


Disse faktorer skal du være opmærksom på:

  • For at komme godt i gang med at identificere, hvilke processer der er i scope, er det vigtigt at forankre opgaven hos en medarbejder, der har spidskompetencer både inden for økonomi/regnskab og IT-udvikling. Ved større opgaver også projektledelse.
  • Husk, at potentialet for en omkostningsreduktion er forskellig – afhængig af både proces og virksomhed.
  • Fokusér på de tværorganisatoriske processer. Når du inddrager hele organisationen i processerne, øger du potentialet for gevinstrealisering. Dog skal du være opmærksom på, at kravet til medarbejdernes kompetencer stiger markant.

 Har du styr på processerne?

Få tilsendt to korte og effektive tjeklister ved at skrive til info@basico.dk.

  1. Proces review checklist –

Test dine nuværende processer

  1. Proces creation checklist –

Gennemtænker du alle faktorer, der kan påvirke en ny proces?


5-trins plan til at identificere de processer, din virksomhed kan automatisere

  • Afhold workshops for at skabe overblik over processerne på tværs af organisationen
  • Afdæk de risici, der opstår ved manuelle processer
  • Beskriv og dokumentér processer samt tilknyttede risici
  • Udarbejd handlingsplaner, der adresserer de pågældende risici
  • Eksekver handlingsplan

Effektiviser, forenkl og ensret processerne i Finance

Basico hjælper dig med at effektivisere, forenkle og ensrette processerne i Finance. Vi ved, hvor vigtigt det er at fastlægge ansvarsfordelingen, når processerne skal optimeres, og at samarbejdet med alle Finances interessenter foregår gnidningsløst. Vi tager udgangspunkt i din virksomheds specifikke behov, og sammen fastlægger vi målsætning og handlingsplaner.

Manager Peter Leth Donnerstag, CFO Services, pdonnerstag@basico.dk, 5351 1139.

Vil du være et skridt foran dine kollegaer?

Tilmeld dig Basicos nyhedsmail og få inspiration til forandring og udvikling. 

Du modtager samtidig abonnement på online-udgaven af Content, Basicos faglige magasin, hvor vi i en række spændende artikler inspirerer dig og din virksomhed til at skabe et stærkt fundament for vækst og udvikling.

TIlmeld dig her