Facility Management i Fitness World

Medlemmerne sætter dagsordenen

Medlemmerne sætter dagsordenen

De fleste forbinder Fitness World med aktivitet, sund livsstil og holdtræning. De færreste tænker over det arbejde, der ligger bag at stille de samme indbydende, rene og velfungerende træningsfaciliteter til rådighed for de mange medlemmer. Og sådan skal det også være ifølge Fitness World. Den gode medlemsoplevelse er udgangspunktet for alle Fitness Worlds aktiviteter. Ikke mindst på facility-området, hvor en målrettet indsats har givet gode resultater.

 

Fitness World er gået fra ganske få til over 170 centre på kort tid, bl.a. via opkøb af små selvstændige fitnesscentre med egne procedurer og aftaler på facility management (FM)-området.

Derfor valgte Fitness World at tage fat i Basico for at få centraliseret FM-indsatsen og for at få struktur på området.

”Vi havde behov for at få analyseret vores FM-processer og -aftaler, før de blev sendt i udbud, og det vurderede vi, at Basico var bedre til end en klassisk indkøbskonsulent”, fortæller Fitness Worlds CFO Niels Meidahl.

Basicos erfaringer viser, at kunderne både kan opnå besparelser og ofte et højere kvalitetsniveau, hvis FM-processerne gentænkes, da det sikrer klare snitflader og kan medføre synergier på tværs af FM-områderne. Derfor går Basico ud over den klassiske udbudsopgave, når vi påtager os en optimerings­opgave.

Det er nødvendigt at forstå kundens kerneforretning, da FM-leverancerne skal understøtte netop kerneforretningen. Ellers er der en risiko for at lave optimeringer, som har en negativ indflydelse på forretningen og den daglige drift.

Fitness World kan fx godt reducere frekvensen på serviceeftersyn af ventilationsanlæggene, hvilket vil bidrage med besparelser på FM. Til gengæld kan en reduceret servicefrekvens på ventilationsanlæggene medføre et dårligere indeklima, hvilket kan resultere i utilfredse medlemmer, som opsiger deres fitnessabonnement.

Basico tager ansvar for processen og hjælper bl.a. med at kortlægge og ændre FM-processer, tilpasning af organisationen, dialog med leverandørerne og implementering af de nye aftaler.

Basico har samtidig fokus på at samle serviceydelserne for at opnå besparelser. Undervejs er der et tæt samarbejde med driftsorganisationen, da det er vigtigt, at optimeringsprojektet bliver forankret hos driftspersonalet.

 

Om Fitness World

Fitness World har over 170 centre i Danmark, over 29.000 stykker fitnessudstyr og beskæftiger i omegnen af 4.300 holdinstruktører, personlige trænere, kostvejledere og centermedarbejdere.

   

Udfordringen: Reducering af omkostningerne til FM, varierende kvalitetsniveau på grund af mange forskellige leverandører og mere struktur i en kompleks virksomhed med mange centre. Fitness World havde behov for en mere skalerbar FM-drift.

Løsningen: En grundig analyse af hele FM-området med fokus på processer og behov.

Resultatet: Implementering af udvalgte initiativer/optimeringsområder, hvilket bl.a. omfatter udbudsprocesser på hele sikringsområdet, bygningsdrift og rengøring.

Beviset: Bedre medlemstilfredshed og millionbesparelser på bundlinjen.


Den gode medlemsoplevelse sætter retningen

”Vores medlemstilfredsheds­målinger er styrende for, hvordan vi fokuserer og prioriterer vores arbejde”, fortæller Jan Lindegaard, der er Compliance og Facility Director hos Fitness World.

Det er vigtigt, at komforten i Fitness Worlds centre er så god som muligt – at maskinerne virker upåklageligt, at udluftningen fungerer godt, og at rengøringen lever op til Fitness Worlds standarder. Det lyder som en simpel opgave, men når kunderne skal have den samme gode oplevelse i mere end 170 centre over hele landet, er opgaven større end som så.

Det kræver det rigtige organisatoriske setup. En vigtig del af FM-projektet i Fitness World har derfor også været at få gjort organisationen på FM-området mere gennemsigtig med klare roller og kompetencer.

”Vi centraliserer alt, hvad der hedder drift og vedligehold – og alt, hvad der hedder compliance. For at få kontrol og styring. Samtidig giver det os mulighed for at tilknytte alle de elektroniske og tekniske muligheder for at optimere – bl.a. i form af House of Control, så vi har vores kontrakter samlet ét sted, og ikke i mapper og ringbind rundt omkring”, fortæller Jan Lindegaard.

En del af den gode medlemsoplevelse er også, at der altid er et Fitness World-center tæt på, så det er let at få trænet. Derfor var det også vigtigt at få dimensioneret Fitness Worlds FM-setup, så det var let for dem at vækste og skalere op – både i Danmark og i udlandet. Det har Basico hjulpet med ved at få lavet nye serviceaftaler på alle relevante områder.

 

Spend cuben har givet overblik over udgifterne

En del af FM-projektet i Fitness World har været at få styr på priser og aftaler, så de var indgået på Fitness Worlds præmisser. Derudover var det vigtigt at få styr på antallet af leverandører og at have de rigtige leverandører. Ét af de redskaber, Basico har benyttet sig af, er Basicos Spend cube, der har givet overblik over økonomien og indsigt i omkostningerne på et andet og mere detaljeret niveau. 

”Spend cuben har givet os et overblik over, hvad vi egentlig bruger af ressourcer. På elektrikerfronten har det bl.a. resulteret i, at vi har lavet en aftale med en landsdækkende elektriker. Det har givet os nogle helt klare fordele på kvalitetsniveau, timepriser, udkald osv. For en måned siden havde vi rigtig mange forskellige leverandører på elektrikerfronten med ukendte timepriser, udkald osv.”, fortæller Jan Lindegaard og fortsætter: ”At vi har fået én leverandør på elektrikerområdet, gør også, at tingene bliver gjort på en ensartet måde i stedet for, at opgaverne bliver løst på forskellige måder.”

 

Win-win-win-situation

Fitness Worlds FM-indsats har givet afkast på flere områder.

”Vi vinder på både medlemstilfredshed, på klimaindsats og på bundlinjen. Endelig betyder centraliseringen af vores FM-organisation, at den enkelte centerleder bliver aflastet, hvilket øger trivslen hos centerpersonalet. Tidligere havde centerledere og receptionister nemlig et stort driftsansvar for centret. Det tager vi fra dem, så de i stedet kan fokusere på at yde god service til vores kunder”, fortæller Jan Lindegaard og fortsætter:

”Men den største gevinst ved vores FM-projekt er, at vi har fået styr på vores leverandør­base. Vi har fået sat nogle krav og forventninger til hvert service­område via opdaterede Service Level Agreements (SLA’er), og det er begyndt at give afkast. Vores leverandører begynder at komme med forslag til optimeringer, og de begynder at blive reelle samarbejdspartnere, der kan udfordre os og komme med gode forslag – bl.a. i forhold til energioptimering.”

Det nye setup har ligeledes sikret, at Fitness World er mere skalérbare, så Fitness World er klar til at vækste endnu mere i fremtiden.

”Det gør også, at vi kan drage nytte af det arbejde, vi har lavet i Danmark, Polen og Schweiz, hvor vi kan dele basics med dem”, siger Jan Lindegaard.

Basico hjælper nu Fitness Worlds schweiziske kæde Basefit med deres FM-setup, hvilket bl.a. indebærer forskellige udbud, tilpassede processer og implementering af et FM-system.

 

House of Control

House of Controls primære platform er Complete Control, der kort sagt er en software, som giver brugerne fuld kontrol og overblik over virksomhedens aktiver, aftaler, forpligtelser og løbende indtægter.

I systemet registreres alle centrale data, såsom udgifterne i en given periode, hvem der er ansvarlig for aftalen, hvornår aftalen skal fornyes osv. Complete Control fungerer som et 'add-on' helt uafhængigt af, hvilket ERP-system virksomheden bruger, og kan med blot nogle få klik give CFO’en eller andre brugere en fuldstændig oversigt.

Mange af Basicos kunder ønsker at få overblik over deres forpligtelser såsom fx kontrakter vedr. IT og lejemål, og særligt overgangen til den nye IFRS 16-standard medfører omfattende ændringer af den regnskabsmæssige opgørelse af leasingforpligtelser.

Behovet for kontraktstyringsværktøjer er således særligt stort for øjeblikket, hvilket gør Complete Control til et højaktuelt værktøj.

   

Basico kan hjælpe med at optimere alle FM-områder, idet Basico har kompetencer inden for fx rengøring, catering, bygningsvedligehold, teknisk vedligehold, energioptimering, space management, FM-systemer mv.

Kontakt Lisbeth Bau-Madsen, Partner, Facility Management Services

lbaumadsen@basico.dk • 25 10 22 12

Vil du være et skridt foran dine kollegaer?

Tilmeld dig Basicos nyhedsmail og få inspiration til forandring og udvikling. 

Du modtager samtidig abonnement på online-udgaven af Content, Basicos faglige magasin, hvor vi i en række spændende artikler inspirerer dig og din virksomhed til at skabe et stærkt fundament for vækst og udvikling.

TIlmeld dig her