Skab størst mulig værdi med din kontraktportefølje

Lever din leverandørstyring op til dit gode omdømme?

Lever din leverandørstyring op til dit gode omdømme?

Ordentlighed og ansvarlighed er blevet vigtige konkurrenceparametre, såvel når du skal markedsføre dig over for kunder som over for medarbejdere – og samtidig stiller kunderne og omverdenen højere krav til dokumentation på din ordentlighed. Men hvis din virksomhed er, som virksomheder er flest, har du et hav af leverandører og underleverandører – og hvordan sikrer du dig, at dine leverandører rent faktisk lever op til den standard, din virksomheder ønsker at stå på mål for? Det korte svar er: gennem proaktiv leverandørstyring. Det lidt længere svar kan du læse i artiklen herunder.

 

CSR (Corporate Social Responsibility) er strøget til tops på dagsordenen både for politikere, private og virksomheder. Ansvarlighed og ordentlighed er blevet et konkurrenceparameter på lige fod med pris og kvalitet – og det ser ud til, at den politiske forbruger er tilbage for at blive.

CSR rimer på bæredygtighed, samfundsansvar og gode intentioner. Helt konkret falder det ind under CSR-kategorien, når din virksomheder arbejder med fx sociale indsatser og medarbejderforhold, tiltag for at nedbringe miljø- og klimamæssige påvirkninger eller etiske forholdsregler i forhold til leverandører og samarbejdspartnere.

Det er den sidste del, vi sætter fokus på her: De krav, du stiller til dine leverandører og samarbejdspartnere, for din CSR-indsats er ikke begrænset til dine egne handlinger. Arbejder du seriøst med fx et eller flere af FN’s verdensmål, så giver det god mening at vurdere, om ikke alle eller relevante leverandører også har det på dagsordenen.

Derfor er et af de vigtigste spørgsmål, du skal stille dig selv, om dine leverandører og samarbejdspartnere lever op til en standard, din virksomhed kan stå inde for.

Du er dem, du samarbejder med
Som virksomhed står du på mål både for dine egen handlinger og for dine leverandørers og underleverandørers handlinger. Derfor bør din virksomhed som minimum lave en risikovurdering af dine leverandører for at vurdere, hvor stor risiko der er for, at dine leverandører/underleverandører ikke lever op til jeres værdier og evt. jeres Supplier Code of Conduct.

Lever dine leverandører ikke op til din virksomheds værdigrundlag, kan det nemlig resultere i, at du bliver stillet til ansvar for deres handlinger og ender med en grim forsidehistorie eller en shitstorm på de sociale medier. I yderste konsekvens kan det betyde kundeflugt og tab af omsætning. Men er du opmærksom på risiciene, har du mulighed for at forebygge og afbøde dem.

En risikovurdering er et godt sted at starte
For at minimere risiciene er det afgørende at tage leverandørstyring seriøst, og et godt sted at starte er med en risikovurdering af dine leverandører. Risikovurderingen giver dig et udgangspunkt for at kunne vurdere, hvilket ambitionsniveau der skal til for at sikre din virksomhed bedst muligt.

Næste skridt er at sikre, at der er sat klare rammer for samarbejdet i jeres kontrakter, hvor det skal være tydeligt beskrevet, hvordan dine leverandører agerer.

Men en kontrakt bliver kun så god som opfølgningen på den. Hvis du vil sikre dig, at dine leverandører og underleverandører lever op til de rammer, der er sat for jeres samarbejde, er det vigtigt, at der bliver fulgt op på, at kravene bliver efterlevet.

Det kan bl.a. være i form af egenkontroller og audits.

 

Kontraktstyringssystem

For at opnå et overblik over dine kontrakter anbefaler vi at samle alle kontrakter i et kontraktstyringssystem.

Et kontraktstyringssystem er en hjælp til løbende risikostyring og opfølgning på økonomi, forpligtelser og dokumentation. Det er med til at reducere jeres omkostninger i sidste ende – og dermed bidrager det positivt til bundlinjen.

Basico har god erfaring med Complete Control fra House of Control.

Her får du ikke blot et overblik over kontrakterne; systemet giver dig mulighed for at få fuld kontrol og overblik over virksomhedens aktiver, forpligtelser og løbende indtægter. Samtidig understøtter det overgangen til den nye IFRS 16-standard.

 

Kontraktstyring er ikke sexet, men … der er værdi at hente
Ordentlighed for ordentlighedens skyld kan være nok for nogen. Men ud over ordentlighed, så er der også stor værdi at hente i at rydde op i dine kontrakter og leverandører.

Du bliver sandsynligvis forbavset over, hvilke aftaler der er blevet indgået i din virksomhed i tidens løb. Når Basico hjælper virksomheder med kontraktgennemgange, finder vi næsten hver gang aftaler, der er indgået på leverandørens (urimelige) betingelser.

Du vil blive overrasket over betalingsvilkår, prisregulering, erstatningsmulighed, aftalens bindingsperiode og den manglende mulighed for at opsige samarbejdet – selv hvis leverandøren misligholder aftalen groft.

Ved selv at have standardbetingelser for indkøb sikrer du dig mod ovenstående. Samtidig kan du stille krav til CSR, herunder vedrørende etik.

Dette kan ske i form af en Supplier Code of Conduct som bilag til standardbetingelserne, hvor du stiller krav til, hvordan dine leverandører og deres underleverandører skal opføre sig.

Med en forholdsvis lille investering i en gennemgang af dine kontrakter får du mulighed for at opnå størst mulig værdi af din virksomheds kontraktportefølje – og samtidig kan du optimere processerne for effektiv kontraktstyring ud fra en risikobaseret tilgang.

 

Det kan være svært at forestille sig, hvad der kan ligge af risici i forbindelse med dine leverandørers underleverandører – så lad os give dig et konkret eksempel:

Din kantine – der i øvrigt er en anerkendt leverandør i Danmark – er helt fantastisk og leverer en upåklagelig frokost dag efter dag.

Kokkens fætter har den skønneste jordbærplantage kun 15 min. væk, så hele sommerperioden bliver I forkælet med friske, danske jordbær. Det eneste problem er, at medarbejderne på plantagen er illegale og ikke har arbejdstilladelse. I er derfor heller ikke sikre på, at medarbejderne på plantagen arbejder under ordentlige forhold.

Har du krav til, at din kantineleverandørs underleverandører opererer efter samme værdier som din virksomhed?

 

Mia Harnfeldt

VIl du videre?

Der er mange fordele ved proaktiv leverandørstyring, men det kan være vanskeligt at finde og afse specialiserede ressourcer til at sætte rammerne for samarbejdet med dine leverandører.
Hos Basico har vi mange års erfaring med leverandørstyring, og du er meget velkommen til at række ud, hvis du har behov for sparring eller er interesseret i at høre mere.

Tag din faglighed til next level

Få et fagligt indspark med substans direkte i indbakken. Tilmeld dig vores nyhedsmail, og modtag vores faglige magasin Content.

TIlmeld dig her