Har I styr på jeres IT-udgifter?

Har I styr på jeres IT-udgifter?

Af

Cloud First har de sidste par år været det store buzzword, når digitaliseringsstrategien skulle omsættes til konkrete ’actions’. I takt med, at markedet for cloud-ydelser vokser, og flere virksom­heder flytter data til clouden, vokser behovet for at forstå den nye indkøbsstruktur samt de nye roller og ansvarsområder, der følger med. Derfor sætter vi FinOps på agendaen.

 

Det bliver stadig vanskeligere at styre IT-omkostningerne for mange virksomheder.

Hele forbrugsmønstret går – forenklet sagt – fra udbudsforretninger af servere til marginale indkøb af ydelser i clouden – og det er svært for Finance at få overblik over, hvad det rigtige indkøb er, og hvad pengene bliver brugt på. Vi sætter ikke spørgsmålstegn ved teknologien, og vi postulerer heller ikke, at cloud er det forkerte valg.

Det store spørgsmål er ikke længere, om du skal gøre det, men hvor­dan du gør det smartest og billigst. Det sidste kræver en ny form for styring af IT-omkostningerne, da risikoen ellers er, at nye indkøb – på trods af gode intentioner – falder mellem stolene, fordi cloud-ydelser fremadrettet kan købes direkte af forretningen og udviklingsteams – uden om Procurement, Finance og IT.

Populært er denne nye styringsmodel blevet døbt FinOps. Formålet med FinOps er at samle viden, mandat, ansvar og ejerskab i en orga­nisation på tværs af IT, forretningen, Finance og Legal med henblik på at forstå IT-omkost­ningerne, risiciene og mulighederne for optimering.

Hvorfor FinOps?
Det klassiske IT-ansvar forsvinder, i takt med at det fysiske produktkatalog bliver omdannet til services.

Historisk er IT-infrastrukturen blevet indkøbt i store udbudsrunder med store CAPEX-inve­steringer til følge. CFO’en var inde over indkøbs­processen og kunne i sidste ende skrive under på IT-afdelingens mandat til at indkøbe, hvad der ofte har været store fysiske installationer, som skulle afskrives over mange år – det betød også, at de forblev på CFO’ens radar som en løbende opfølgning.

Men indkøbsprocessen har ændret sig markant, og derfor er det nødvendigt at tilpasse organiseringen, så den passer til den måde, din virksomhed indkøber IT-infrastruktur på.

Fremadrettet opstår FinOps-teamet, som består af relevante roller fra Legal, IT, Pro­curement, Finance og Executive Management Teamet. De er alle nødvendige for at kunne administrere de nye udfordringer, som flytningen til cloud-services har introduceret.

Cloud-baseret IT-infrastruktur bliver indkøbt som en service, hvor standardkontrakten ikke kan ændres – og hvor leverandøren har alle fordelene eller en stor og kompleks IT-kontrakt (Legal).

Opsætningen i cloud bliver ofte en 1:1 lift-and-shift-model, hvor den nuværende infrastruktur definerer, hvordan opsætningen starter, hvormed behovet for designstandarder, håndtering af sikkerhed og løbende drift m.v. fortsat skal defineres af IT-afdelingen (IT). Aftalen indgås af indkøbsafdelingen, som forhandler på vegne af IT (Procurement).

Den primære omkostning flytter fra CAPEX-investeringer til løbende OPEX, hvor de enkelte køb er så forholdsvis små, at de i starten vil flyve under CFO’ens radar – men der er en stor risiko for, at de samlede IT-omkostninger vil stige kraftigt, da business casen ofte bunder i svært realisérbare forudsætninger (’right sizing’ vs. ’lift and shift’, hardware performance i cloud vs. ’on-premises’), samt historisk prisfald på ’on-premises’ hardware, som ikke på samme måde fortsætter i cloud (Finance).

Det hele skal være en aktiv del af ledelsens strategi (Executive Management Teamet), da der fremadrettet skal tages vigtige beslutninger, når fundamentet ændrer sig – og det kommer det uvægerligt til.

Men hvad er det for nogle udfordringer, den nye FinOps-organisation skal hjælpe med at tackle? Vi har samlet de fem største udfordringer med infrastruktur og cloud-management samt de underspørgsmål, der ofte melder sig på banen. 

 

De fem største udfordringer med cloud-management

 

1 Hvordan får du overblik over, hvilke services du har brug for?

Der er mange måder at sammensætte en sourcing-strategi på, og det kan være svært at finde frem til den rigtige løsning for dig og din virksomhed.

For hvordan finder du ud af, hvilke servere der bør stå i kælderen, og hvilke der bør flyttes til en privat cloud i naboens datacenter eller en public cloud gennem globale udbydere? Og måske er det smarteste i virkeligheden en hybrid?

 

2 Hvordan forstår du dit forbrug?

Den typiske afregning fra en public cloud-leverandør er for nogle virksomheder så stor, at den ikke kan åbnes i Excel. Dataformatet er ret ustruktureret, ændrer sig løbende og er pga. størrelsen meget uoverskueligt at sætte sig ind i, hvilket stiller store krav til modtageren.

Hvis du selv køber cloud direkte hos Microsoft, Amazon osv., så er det din egen opgave at fore­stå driften og trække rapporter over forbruget.

Hvis du køber en serviceaftale i tillæg, er det leverandørens ansvar at optimere driften og holde dig orienteret, men de lever sjældent op til ansvaret, og vores erfaring er, at mange virksomheder har svært ved at gennemskue den service, de betaler for.

Hvis du har outsourcet driften, modtager du ikke proaktivt rapporter, der beskriver, hvad forbruget er, og kontrakten giver din cloud-leverandør lov til frit at optimere på dine vegne, hvilket ikke altid er til din fordel.

 

3 Hvordan reducerer du forbruget?

Hvem tager stilling til, om nogle services kun bør køre i weekenden? Skal testsystemerne altid være live?

Hvem forholder sig til lifecycle management, forbrugsmønstre m.v. – og hvordan gør vedkommende det?

Allokeres cloud-omkostningerne ud til forret­­ningen i dag? Og sker det på baggrund af løbende rapportering og standard cost-modeller, eller bogføres det hele som overheads?

Hvis forretningen og IT ikke ved, hvem der driver hvilken del af omkostningerne, er det svært at få ansvarsfølelsen sikret, og uden et tydeligt ansvar kan der ikke drives en forbrugsreducerende adfærd – og udgifterne fortsætter med at krybe opad.

 

4 Hvordan reducerer du omkostningerne?

Hvordan og hvor ofte skal du optimere din cloud-service? Hvem har forstand på håndtering af reservationer og forskellen på ’fixed fee’ vs. ’per unit cost’? Har du mulighed for løbende at ændre på app-services, SQL-opsætning, licensmodel m.v.?

Med flere millioner kombinationer for indkøb af en server er det vanskeligt at forestille sig, at det samlede forbrug er indkøbt til de lavest mulige enhedsomkostninger. Der er simpelthen for mange muligheder, hvis ikke du bruger teknologi til at understøtte beslutningsprocessen.

 

5 Hvordan styrer du governance, risk & compliance i et cloud-setup?

Hvem betaler for hvilke services? Er der ned­skrevne regler og procedurer? Hvem tager stilling til den underliggende risiko ift. oppetid? Hvem er ansvarlig for monitorering og kontrol af regler og procedurer? Er klare roller og ansvarsområder defineret på tværs af organisationen? Hvem allokerer omkostningerne, følger op på KPI’er m.v.?

 

   

En optimeringsstrategi, der passer til din virksomhed


Basico har indgået et partnerskab med virksomheden Kostner, som kan analysere din virksomheds forbrugsmønster og komme med anbefalinger til en optimeringsstrategi, som synliggør besparelser og fortæller, hvordan du helt konkret opnår dem.

Hvis du vil vide mere om de væsentligste spørgsmål, der bør stilles i forbindelse med cloud cost management, så kontakt info@basico.dk og få tilsendt en kopi af Kostner Quarterly Insights – en executive briefing på de væsentligste nøgletal, bes­parelsespotentialer og udviklingen over tid i de samlede omkostninger til IT-infrastruktur.

 

 

Dynamisk ledelsesstruktur og komplekse sourcing-strategier
Når FinOps-teamet er etableret, skal det løbende vedligeholdes, da organisationer ændrer sig over tid –specielt i en tværgående organisation som FinOps.

I mindre/mellemstore virksomheder kan du med fordel etablere et virtuelt team, som kan samles, når der skal tages relevante beslutninger.

I større virksomheder kræver det et fysisk team, der løbende samles, monitorerer og optimerer virksomhedens cloud-strategi.

Samtidig vil mulighederne for sourcing løbende ændre sig, og nye tekniske platforme ændrer måden, du sammensætter din infrastruktur på – hvilket igen vil kræve løbende due diligence ift. virksomhedens sourcing-strategi og den underliggende økonomiske binding.

 

 


 

Cloud ændrer omkostningernes dynamik

Overordnet set har IT-omkostningerne til infrastruktur ikke bevæget sig voldsomt over tid.
Årsagen har været to modstridende faktorer: Den fysiske hardware har pga. Moores lov1 løbende fordoblet effektiviteten – og dermed er prisen blevet halveret. Samtidig er virksomhedens databehov (compute-behov) løbende blevet fordoblet.

Samme prisdynamik ser vi ikke i cloud – derfor må man forvente stigende omkostninger til cloud i modsætning til de nuværende nogenlunde faste omkostninger ’on-premises’.


 

Thomas Malmros

Har du økonomisk overblik?

Hvis du som så mange andre virksomheder står over for – eller er i fuld gang med – en cloud-migration og kunne tænke dig at vide mere om, hvordan Basico kan hjælpe med opbygning af en FinOps-organisation til styring af IT-omkostninger, er du meget velkommen til at kontakte os.

Tag din faglighed til next level

Få et fagligt indspark med substans direkte i indbakken. Tilmeld dig vores nyhedsmail, og modtag vores faglige magasin Content.

TIlmeld dig her