Game changer i Finance: Effektivisering og kvalitet med robotics

Game changer i Finance: Effektivisering og kvalitet med robotics

Af

I nær fremtid er det slet ikke utænkeligt, at en robot kan blive din nye kollega i Finance. Robotteknologien er velegnet til at erstatte nogle af de traditionelle processer i Finance og dermed reducere omkostningerne.

Det sker nu – og kommer til at gå hurtigt: Forestil dig, at du står og ser på en ”førerløs” PC, der ”selv” logger på flere systemer eller webløsninger for at hente data. Den åbner mails og vedhæftede filer, som bliver bearbejdet. Den indlæser og opdaterer data og gentager herefter processen i et andet system – måske endda i et tredje system grundet manglende systemintegration. Ved at åbne andre subsystemer foretager robotten en afstemning, inden den undersøger flere foruddefinerede årsager til, at en betaling ikke kan udlignes. Afslutningsvis bogføres de data, som robotten selv har indtastet, valideret og kalkuleret, og den sender en mail til relevante medarbejdere. Posteringer og differencer, som afviger fra de definerede standarder, bliver sendt til manuel behandling, hvis omfang har været kraftigt nedadgående, i takt med at processerne er blevet optimeret.

Dette eksempel beskriver en typisk proces, som mange virksomheder har outsourcet til et lavtlønsland. For nogle har dette været en succes, men for andre har såvel kvalitet som den faktiske omkostning været en skuffelse. Teknologien muliggør nu, at processen foretages af en robot og ikke af mennesker.

Der er mange betydelige fordele ved at lade en robot foretage arbejdet:

  • Arbejder 24/7 med 100% stabilitet (intet fravær)
  • Er hurtigere (5-10 x mennesket)
  • Øger kvaliteten/er fejlfri
  • Er skalérbar
  • Er compliant og veldokumenteret, da alle handlinger er regelstyrede
  • Reducerer afhængigheder af enkeltpersoner
  • Er stabil og loyal
  • Koster 10-20% af den oprindelig procesomkostning
  • Frigør tid til andre opgaver

Robotics er ikke kun relevant for de virksomheder, som lige nu overvejer at outsource dele af deres aktiviteter – stort set alle virksomheder kan få fordel af denne teknologi.

Offshoring stopper

I de sidste mange år har fokus været på at erstatte en høj vestlig løn med en ny løn i et lavtlønsland. Der er opbygget en kæmpe offshoreindustri i Østeuropa og Asien; den kommer nu under pres. Ofte er det grundprocesserne, der er blevet samlet og offshored, men denne forretningsmodel er nu mere fortid end fremtid. Lønningerne i lavtlønslandene er steget, offshoringudbyderne har ofte svært ved at holde på deres medarbejdere, og nu kommer en robot og tilbyder bedre løsninger til en signifikant lavere omkostning. Det forventes, at 9 ud af 10 jobs i offshoreindustrien erstattes af robotter i de kommende år. Tilbage er et begrænset job til fejlhåndtering, snitflader m.v., som det ofte ikke giver mening at have placeret langt fra virksomhedens kerne forretning.

Næste generation af shared service centre

Offshoring er eller vil komme under hastig forandring. De store centre for outsourcing har nu fokus på, hvordan de kan udvikle sig til at forstå forretningen bedre, blive en del af virksomhedens værdikæde, og til at håndtere og bruge big data til glæde for virksomheden. Uddannelse og udvikling er i højsædet som alternativ til at blive erstattet af robotter, så for at fastholde forretningen, forsøger centrene at bevæge sig op i værdikæden. Men giver det mening at fastholde outsourcing/offshoring? De opgaver, som bliver tilbage efter automatiseringen, eller som rykker op i værdikæden, er jo netop de opgaver og processer, der skal understøtte den værdiskabende finansfunktion, hvor bl.a. nærhed til forretningen er afgørende. Offshoringsindustriens forretningsmodel er således under pres.

Bedre og billigere system integration med Robotics

Finansfunktionens grundprocesser er oplagte muligheder til robotics. Det er primært tilfældet i transaktionstunge virksomheder med en høj grad af standardisering. En forudsætning for at indføre robotics er datadrevne, regelbaserede processer, der er metodiske og repetitive. Processer må gerne have mange manuelle trin, da det vil højne gevinsten ved effektivisering. Yderligere potentiale er der ved at fokusere på virksomhedens tværgående end-to-end processer. Systemintegration og processnitflader er i dag ofte udfordringer i virksomhedens teknologi- og proceslandskab. En løsning kan være at sætte en robot til at klare integrationen.

Hvordan adskiller Robotics sig fra ERP?

Formålet med et ERP-system er at få udrullet den samme integrerede platform i hele virksomheden. Dette kræver, at der anvendes standardiserede processer på tværs af virksomheden, uagtet at der kan være stor forskel på markedsvilkår, traditioner, kompetencer m.v. på tværs af landegrænser. Ved at interface mellem systemer i stedet for at integrere gør robotics det muligt at undgå såvel dyre integrationer som komplette standardiseringer på tværs af virksomheden. For en virksomhed med et uensartet ERP-systemlandskab er det således oplagt at anvende robotics til at interface mellem applikationer fremfor at køre et stort, dyrt og kompliceret ERP-projekt med høj iboende risiko.

Robotics i finansfunktionen

Robotics giver nye muligheder, og hvad der var rigtigt i går, er ikke nødvendigvis det rigtige i morgen. Det er således vigtigt at forholde sig til de muligheder, som robotics giver, og indarbejde disse i virksomhedens planer; ikke mindst i finansfunktionen.

Hvornår kan Robotics betale sig?

At påbegynde et robotics-projekt kan allerede være fordelagtigt, hvis virksomheden har relevante opgaver i et omfang, som svarer til to fuldtidsmedarbejdere. Det er vores erfaring, at når først robotten har automatiseret et par processer, åbnes virksomhedens øjne for nye og større perspektiver for udbredelsen af robotics. Det er således ikke alene finansprocesser, som kan automatiseres, men også HR-processer, callcenteropgaver og andre backoffice-processer. Afkastet af investeringen kan således vise sig at blive meget større end umiddelbart forventet.

Robotterne er standardsoftwareprogrammer, som hverken skal udvikles eller programmeres. I stedet skal softwaren konfigureres, hvilket mindsker kompleksiteten betragteligt. Det er vores anbefaling, at virksomhedens medarbejdere deltager i denne konfiguration, således at der opbygges tilstrækkelig viden og erfaring til at kunne udbrede anvendelsen af robotter yderligere i virksomheden.

Implementering

At implementere robotics i finansfunktionen tager typisk 2-3 måneder før de første kerneprocesser kan køre automatisk. Én af udfordringerne er behovet for et øget detaljeringsniveau i procesdokumentationen. Herudover skal man lære at blive fortrolig med at håndtere cockpittet, hvorfra robotten styres. Implementeringsforløbet er således et samspil mellem virksomheden, Basico og en softwareleverandør.

Robotics er forretning – ikke IT

Fundamentet for robotics er automatisering af virksomhedens processer. Når virksomhedens processer dokumenteres detaljeret, vil dette i sig selv uundgåeligt medføre forbedringer. Da ejerskabet af disse processer er forankret i forretningen, er det vigtigt, at robotics-projekter bliver anskuet som et forretningsprojekt med en IT-komponent og ikke som et IT-projekt. IT skal naturligvis involveres i at installere robotten, tildele sikkerhed til robotten etc., men kun som en projektdeltager. Forankringen skal ligge i forretningen.

Vil du med på Robotics-bølgen?

Vi afholder robotics-kurser med opstart i efteråret. Du kan læse mere om Basico Robotics Kursus her. 

Vil du være et skridt foran dine kollegaer?

Tilmeld dig Basicos nyhedsmail og få inspiration til forandring og udvikling. 

Du modtager samtidig abonnement på online-udgaven af Content, Basicos faglige magasin, hvor vi i en række spændende artikler inspirerer dig og din virksomhed til at skabe et stærkt fundament for vækst og udvikling.

TIlmeld dig her