Frigør likviditet gennem optimering af indkøbs- og kreditorprocessen

Frigør likviditet gennem optimering af indkøbs- og kreditorprocessen

Af

At udskyde leverandørbetalinger kan være med til frigøre likviditet og styre virksomheden gennem uger med ekstraordinære likviditetsmæssige udfordringer. Men det er ikke en holdbar løsning, da det nedbryder tilliden og skader samarbejdet med vigtige leverandører  og i andre sammenhænge kan det skabe endnu større problemer. 

I løbet af finanskrisen blev virksomhedernes net working capital øget med 8%. Stigningen reflekterede øgede debitor- og lagerbindinger, men også en forbedring af kreditordage (DPO1) med mere end 13%. Stigningen i DPO afspejlede til dels udskudte betalinger og forbedrede leverandørkreditter, men mange virksomheder tog også initiativ til at forbedre deres processer på indkøbs- og kreditorområdet som et vedvarende tiltag.

 

Mange virksomheder har mulighed for at optimere DPO 

Benchmark-analyser viser, at der er store forskelle i DPO på tværs af forskellige brancher2. Helt konkret ses der inden for brancherne op til 50-70% forskel på gennemsnittet og de bedst eksekverende virksomheder. Målt i DPO kan det betyde op til 30 dages ekstra kredit – og forskellen er endnu større, når du sammenligner de bedst og dårligst eksekverende virksomheder.

Der kan være mange forklaringer på de relativt store DPO-forskelle. Større virksomheder har typisk bedre forhandlingsstyrke, men kan til gengæld også være præget af unødvendig kompleksitet. Nogle virksomheder har optimeret DPO via en centraliseret indkøbsproces – og andre virksomheder har forhandlet gode vilkår med flere mindre leverandører osv.

Pointen er, at rigtig mange virksomheder har mulighed for at optimere processerne på indkøbs- og kreditorområdet og derigennem forbedre DPO.

Har du fx overvejet:

  • Om I har overblik over alle jeres leverandørkreditter?
  • Om der er store udsving i leverandørkreditterne?
  • Om leverandørkreditterne tager udgangspunkt i leverandørernes standardbetingelser eller jeres egne, og hvordan dette håndteres i forskellige geografiske områder?
  • Hvem der godkender afvigelser fra standarden?
  • Hvor mange af jeres kunder der afviger fra standarden?
  • Hvor stor en del af indkøbene/omkostningerne der afviger fra standarden?
  • Hvor stort et DPO-optimeringspotentiale din virksomhed har i forhold til benchmark-analyser?
  • Hvordan din virksomheds betalingsprocedurer er sat op? Bliver leverandørerne afregnet før betalingsfristen? Og sker det bevidst for at opnå rabatter – eller sker det ubevidst pga. den nuværende proces? Eller manglende implementering af aftalerne?
  • Beregner I betalingsdatoen fra fakturadato eller fra datoen for modtagelse af fakturaen? Der kan i en del tilfælde være ganske stor forskel.

 

Basico P/S

Har I brug for hjælp til at komme i gang?

Du er naturligvis meget velkommen til at række ud, hvis du har brug for hjælp til at vurdere og optimere dine NWC-processer og/eller din indkøbs- og kreditorfunktion.

Vi tager gerne en uforpligtende snak om, hvad vi kan gøre for dig.

 

En pragmatisk tilgang til at frigøre likviditet gennem DPO-optimering 

At udskyde leverandørbetalinger er et åbenlyst ’quickfix’, der kan frigøre likviditet til fx at udbetale løn ved månedens udgang. Det kan være nødvendigt at udskyde betalinger i visse situationer, men det kan også have en negativ påvirkning og ødelægge ellers gode leverandøraftaler og samarbejde, så det er et greb, der skal benyttes med omtanke.

Der er dog mange muligheder for at forbedre DPO – både i indkøbs- og betalingsprocessen. Men det er en hårfin balance, hvor der skal optimeres og skabes forbedringer uden at skade forholdet til leverandørerne.

Faren er, at DPO-optimering hurtigt kan blive et stort og langstrakt projekt, da processerne skal til gennemsyn, leverandøraftalerne skal genforhandles, og nye systemer og værktøjer skal implementeres osv.

Men sådan behøver det ikke at være.

Det er er vores erfaring, at du kan skabe gode resultater gennem øget fokus og gennemsigtighed. Du kan komme godt i gang med nogle simple spørgsmål og tiltag, fx:

  • Lav en kritisk gennemgang af dine fem til ti største leverandører mhp. at forbedre priser og betalingsfrister.
  • Evaluer konsolideringspotentialet ift. din virksomheds leverandører. Kan der opnås bedre betingelser?
  • Er der omkostninger, der skal udfordres eller sættes i bero i en periode?
  • Får I kompensation for dårlig kvalitet eller forsinkelser? Og dermed registreret alle kreditnotaer?
  • Bliver visse leverandører betalt for tidligt pga. de nuværende betalingsprocedurer (opdatering af masterdata)?
  • Har I taget hul på dialogen med jeres leverandører om forlængelse af betalingsfrister? Og har I overvejet, hvor hårdt linjerne evt. skal trækkes op?

 

5 gode råd: Indkøb til betaling

DPO-optimering medfører mange gode ting … 

Der er mange gode grunde til at arbejde med procesoptimering af indkøbs- og kreditorområdet. De afledte effekter af en målrettet indsats kan nemlig være en generel omkostningsreduktion, lavere nedskrivninger og lageromkostninger, højere effektivitet pga. automatisering, bedre kapacitetsudnyttelse, lavere finansieringsomkostninger m.v.

En hurtig og effektiv indsats kan være med til at frigøre likviditet og samtidig også skabe nødvendig ro – både internt i din virksomhed og hos jeres leverandører. Tilliden vil blive bevaret, og I kan frigøre tid til at fortsætte arbejdet med at styrke processerne og skabe vedvarende resultater på indkøbs- og kreditorområdet.

 

Frigør ressourcer med RPA 

Har du overvejet at optimere arbejdsgangene ved hjælp af Robotic Process Automation (RPA)?

Det er oplagt at automatisere DPO-området, da RPA kan hjælpe dig med at automatisere ensartede, regelbaserede, tidskrævende, repetitive opgaver og forretningsprocesser.

Samtidig kan RPA hjælpe dig med at minimere fejl og med at få frigjort ressourcer til mere forretningsudviklende opgaver.

 


[1] Days Payable Outstanding
[2] 2018 Europe Working Capital Survey, The Hackett Group

Tag din faglighed til next level

Få et fagligt indspark med substans direkte i indbakken. Tilmeld dig vores nyhedsmail, og modtag vores faglige magasin Content.

Tilmeld dig her