Find IT-besparelser med ’micro-savings’

Find IT-besparelser med ’micro-savings’

Af

I takt med at det bliver nødvendigt at finde besparelser på tværs af virksomheden, har IT-omkostningerne fået et fornyet fokus. Men IT-omkostningerne er komplekse, og det kan have fatale og utilsigtede konsekvenser at benytte ’grønthøstermetoden, når du skal finde besparelser ift. din virksomheds IT-omkostninger. Det kræver en anden og bredere tilgang at finde intelligente besparelser på dine IT-omkostninger. Derfor sætter vi i denne artikel fokus på ’micro-savings’, der tilsammen kan have en stor positiv effekt.

I de seneste år er IT-omkostningerne steget med raketfart. Den vækst, vi har oplevet siden sidste krise, har medført, at der overordnet er blevet foretaget mange investeringer – og samtidig har en konstant strøm af nye tekniske muligheder kombineret med en stigende risiko for cyberkriminalitet og uvedkommende indtrængen i virksomhedens systemer betydet, at de fleste virksomheder har fået store omkostninger til IT og teknologi.

Omkostninger, der ofte er svære at gennemskue.

Spørgsmålene er mange, men svarene få

Uigennemskueligheden i virksomhedens IT-omkostninger betyder, at en række naturlige spørgsmål melder sig på banen, når du sætter din virksomheds IT-omkostninger under lup.

For hvad er IT-omkostningerne til drift af din virksomheds basisforretning? Hvilke IT-omkostninger er relateret til udvikling? Og hvilke IT-omkostninger har du ift. sikkerhed? Og hvad er et rimeligt niveau for hvert område?

Der er mange flere spørgsmål – og desværre er det som regel svært at finde svarene. Analyse og styring af IT-omkostninger er et voksende tema for Finance, som prøver at forstå og styre omkostningerne på et stort og komplekst område, der kræver teknisk indsigt.

 

Basico P/S

Har du overblik over dine IT-udgifter?

Du er meget velkommen til at kontakte os, hvis du kunne tænke dig at vide mere om, hvordan Basico kan hjælpe med overblik og optimering af dine IT-omkostninger.

Tag fat i din sædvanlige kontaktperson hos Basico, kontakt Thomas Malmros fra Finance IT Services på
22 20 53 27, eller ring blot på vores hovednummer.

 

Tid er en mangelvare

I en tid hvor mange kigger på omkostningerne i hele virksomheden for at træffe beslutninger om eventuelle reduktioner i OPEX og CAPEX, er der også mange virksomheder, der undersøger, hvordan de kan finde de nødvendige besparelser på den mest intelligente måde; uden at ødelægge forretningen, men hvor omkostningerne samtidig bliver tilpasset til det aktuelle aktivitetsniveau.

Projekterne bliver gennemgået for at vurdere, om de skal udskydes, lukkes eller reduceres. Processerne og aktiviteterne bliver benchmarket og optimeret for at reducere omkostningerne – men det tager tid. Og tid er der ikke nok af, når omsætningen er faldet sammen.

’Grønthøstermetoden’

De fleste ved, at den klassiske ’grønthøstermetode’ sjældent rammer rigtigt, selvom den hurtigt får udgifterne ud af din virksomhed. Og derfor bliver metoden brugt ofte. Men det kan være farligt på IT-området. Et for dybt eller forkert snit kan eksponere din virksomhed for nye risici eller hæmme jeres drift – og måske endda skade din virksomheds kunder og leverancer.

Det betyder ikke, at det ikke kan være aktuelt at udskyde eller lukke et IT-projekt ned – eller at en direkte reduktion i ’headcount’ er umulig. Men hvis din virksomhed vil have langvarig og løbende kontrol med IT-omkostningerne, er det nødvendigt at have processer og tilhørende ’enablers’, som understøtter IT cost management – og det er der mange virksomheder, som skal i gang med at opbygge.

 

 

Mange bække små …

Det er vores erfaring, at løbende, effektiv styring og kontrol af IT-omkostningerne kræver, at du overvejer samtlige elementer i den model, vi har sat ind ovenfor – samt arbejder på tværs af virksomheden med en FinOps-tilgangsvinkel.

 

Det er en anden og bredere tilgang end ’grønthøstermetoden’. Tilgangen bygger på, at disponeringen og forbruget af IT sker gennem samarbejde i virksomheden og med fokus på vedvarende økonomisk og teknisk optimering. Det vil ofte resultere i en række ’micro-savings’, der samlet giver store resultater i sidste ende.

Hvad er ’micro-savings’?

Lad os give et par eksempler på, hvad disse ’micro-savings’ kan være:

  • Det er nemmere at få forretningen til at reducere sit IT-forbrug ved løbende at orientere dem om omkostninger og ’cost drivere’ – end ved at give dem arbitrære og uforståelige omkostningsallokeringer. Brugerne slukker for de services, der ikke er brug for, når de ser omkostningerne.
  • Hvis du sørger for løbende at gennemgå prisudviklingen og justere købene i cloud, giver det lige så mange ’små bække’, som der er købt services. Mange små beslutninger bidrager til store besparelser.
  • Det resulterer ofte i besparelser at gennemgå løbende, hvilke tildelte brugerlicenser der faktisk bliver anvendt fuldt ud af brugerne – hvis ikke det er tilfældet, kan du overveje at ’skrue ned’ for funktionaliteten. Office 365 er det mest oplagte eksempel, fordi der er 12 forskellige brugerlicensvarianter. Du kan justere funktionaliteten centralt, fordi det er enkelt at ’skrue op’ for funktionaliteten igen, hvis der er behov for det.
  • Det kan også give løbende besparelser at se på tværs af omkostningskategorierne, fx kan besparelser på licensomkostningerne ofte skabes ved at investere i ny server-hardware.
  • Sæt ’navn’ på hver service, og spørg løbende til nødvendigheden.


Der findes mange flere eksempler på denne type tiltag, som giver Finance redskaber til at komme i kontrol med IT-omkostningerne sammen med  IT og resten af forretningen – og træffe gode valg om vedvarende besparelser.

 

Skriv dig op til at modtage vores artikelserie om IT cost management for at få flere idéer og indsigter til at reducere IT-omkostningerne. Vi kommer bl.a. til at dele nedenstående artikler med dig:

Find ud af, hvor dine IT-omkostninger hører hjemme

Skab overblik og transparens i dine IT-omkostninger

IT-omkostningerne har ændret karakter – men hvad med ansvaret?

Tre – ulogiske – måder at spare i Cloud

Og meget mere …

Artikelserie: Få inspiration til at reducere IT-omkostningerne

IT-omkostningerne er de seneste år steget voldsomt. Og det er ofte vanskeligt at få overblik over dem – og derfor tilsvarende vanskeligt at nedbringe dem.

Det forsøger vi at gøre noget ved med vores artikelserie om IT cost management, hvor vi deler inspiration til at reducere din virksomheds IT-omkostninger.

Skriv dig op her