Effektiv ledelsesrapportering: Sådan sikrer du datakvaliteten

Effektiv ledelsesrapportering: Sådan sikrer du datakvaliteten

Af

Kender du til udfordringerne med at afstemme dine rapporter, stole på dine data eller opnå rettidig indsigt i forretningen pga. forældet data?

Tag et godt kig på de 13 udsagn nedenfor. Oplever du:

  1. Tilbagevendende fejl i datakilder – enten samme fejl eller kontinuerlig strøm af, hvad der virker som tilfældige fejl.
  2. Informations-overload og mange forældende rapporter, som stadig er i drift.
  3. Uklar rolle- og ansvarsfordeling omkring finansielle masterdata, datadefinitioner og hierarkier.
  4. Uoverensstemmelse mellem rapporter og systemer.
  5. Utilstrækkelig indsigt i konsolideringssetup.
  6. Utilstrækkelig forståelse for og styring af valutaeksponering.
  7. Manglende afstemning imellem faktisk performance og planlægning (budget).
  8. Utilstrækkelig eller ingen dokumentation af roller, ansvarsfordeling, dimensioner, hierarkier og KPI’er.
  9. Manglende træningsmateriale og træning af brugere på rapporteringsløsningen.
  10. Manglende eller uklar rollefordeling mellem IT og Finance.
  11. Forkert brug af ressourcer (analytikere vedligeholder processer og stamdata snarere end analyser).
  12. Lange ventetider på ændringer til rapportering.
  13. Terminologi og rapportering ikke ajour med forventninger fra ledelse.

Hvor mange af de 13 problemstillinger kan du nikke genkendende til?

Listen præsenterer 13 problemstillinger, du som medarbejder i Finance ofte støder på i hverdagen; hvad enten det er et begyndende problem eller på så kritisk et stadie, at ledelsesrapportering, transparens og deadlines er på spil. Årsagerne varierer meget fra virksomhed til virksomhed. Men en generel fællesnævner er manglende afklaring omkring overgavefordeling og ansvar i snitfladen imellem Finance og IT (se figur 1). Konsekvensen er uklarheder omkring definitioner af data, afstemninger og leverancer som skaber problemer for sammenhængen imellem systemer, rapporter og forventninger. I sidste ende resulterer det i mistillid til datagrundlaget.

 

Løsningen: Et Financial Management Information-team
Et Financial Management Information-team (FMI-team) kan med fordel varetage opgaver i snitfladen imellem IT og
Finance (se figur 2). Teamet har i første omgang til formål at sikre ejerskab og ansvar for dataintegritet; dernæst at adressere kilden til de 13 tidligere omtalte problematikker ved at sikre allokering og
bemyndigelse af rette ressourcer og profiler til opgaverne i snitfladen mellem Finance og IT. Som finansejer betyder det, at du eliminerer et stort usikkerhedsmoment i din datakæde og derved sikrer værdien af dine slutleverancer.

Sådan sikrer FMI-teamet dataintegritet
At sikre dataintegritet er en opgave, som FMI-teamet opnår igennem ejerskab og aktiv styring af sammenhængen mellem datamodel og forretningsmodel. Helt konkret vil det sige, at du bør basere økonomisystemer og BI-løsninger på klare (forretnings)definerede krav efterfulgt af nødvendige tests og kontroller, som skal sikre overenstemmelse inden og efter udrulning.

En anden typisk kilde til dataproblemer i Finance er manglende koordinering forud for ændringer i rapporteringsfladen; en udfordring, som ofte kommer til udtryk ved uhensigtsmæssige overraskelser op til deadline. Om problemet skyldes en vis grad af silostruktur eller generel underkapacitet er underordnet, for konsekvensen er den samme: Parallelle kommunikationsspor imod IT uden tilstrækkelig koordinering på tværs af forretningen. Her vil det være en klar styrke at have et dedikeret FMI-team, som kan samle og afstemme krav fra Finance og efterfølgende sikre prioritering inden eksekvering og implementering.

Typiske opgaver for FMI-teamet kan du se i figur 3 nedenfor. Fælles for dem alle er at sikre dataintegritet igennem kontroller, processer og aktiv styring af format på datainput.

For at være i stand til at løfte opgaverne er det vigtigt at sætte et FMI-team, der består af de rette profiler med de rette kompetencer. Den typiske FMI-profil udgør på mange områder en hybrid, hvor nøglekompetencer fra både en klassiske financeprofil og IT-udvikler er et succeskriterie for at lykkes.

Når FMI-teamet formår at sikre datakvalitet og leverancer, vil det også aflede andre gevinster som allokering af ressourcer, som du ellers bruger på fejlfinding, til værdiskabende aktiviteter som analyser og forretningssupport. Et klart ejerskab og strukturering af finansielle data sikrer også hurtig tilpasning af rapporteringsfladen, når ledelsen stiller nye krav i forbindelse med opkøb eller organisatoriskeændringer.

Kan du genkende nogle af ovenstående problematikker?
Og er du interesseret i at høre nærmere om, hvordan du får etableret et Financial Management Information-team?

Kontakt Director Morten Virenfeldt Nielsen på mail info@basico.dk eller på tlf. 30457788

Kender du omfanget eller kilden til dårlig data?
Vi har samlet 15 forskellige dimensioner af datakvalitet, som giver dig mulighed for at vurdere dataudfordringerne mere bredt.

Få tilsendt artiklen ”15 dimensioner af datakvalitet: Kravler I på det rigtige bjerg?” ved at kontakte os på: mail: info@basico.dk/ tlf. 702 703 71

Tag din faglighed til next level

Få et fagligt indspark med substans direkte i indbakken. Tilmeld dig vores nyhedsmail, og modtag vores faglige magasin Content.

Tilmeld dig her