Digitalt månedsluk anno 2020

Digitalt månedsluk anno 2020

Af

Mange finansfunktioner er i gang med en transformation. Den handler om at gå fra at lave reaktiv rapportering til at blive proaktive finance business partnere, der har fokus på at udvikle virksomheden og spille resten af forretningen gode. Men hvis Finance skal have succes i den nye rolle som finance business partnere, er det er afgørende, at vigtige leverancer såsom rapporteringen ikke bliver forsømt. Misligholdelse af de rapporterede tal kan nemlig hurtigt skabe tvivl om validiteten af virksomhedens resultater – og så mister Finance berettigelsen som business partnere.


Rapporteringen er en af de vigtige leverancer fra Finans. Alligevel har mange virksomheder udfordringer i lukkeprocessen – særligt når det gælder om at finde den rette balance mellem hastighed, effektivitet og pålidelige tal.

 

De mest almindelige udfordringer … måske kan du genkende en enkelt eller to?

I Basico har vi hjulpet mange virksomheder med at optimere rapporteringsprocessen, og nogle af de udfordringer, vi ofte støder på, er:

  • At der mangler overblik over, hvor langt man er i lukkeprocessen.
  • At eventuelle efterposteringer ikke bliver fanget.
  • At der mangler koordinering af rutineopgaver 1) i finansteamet og 2) med andre afdelinger – og ofte er koordineringen manuel og tidskrævende.
  • At dokumentation af arbejdsprocesserne er svær at tilgå – eller trænger til at blive opdateret.
  • At specifikationerne for de enkelte regnskabsposter ligger i fysiske mapper eller gemt på en filserver, hvor det er vanskeligt at få overblik og kontrollere kvaliteten.
  • At dokumentationen af kontrollerne er mangelfuld.
  • At det er svært at opretholde processerne og nå deadlines, hvis der er uforudsete hændelser.
  • At der mangler effektivt samarbejde på tværs af lokationer og landegrænser.
  • At udskiftning på en eller flere medarbejderposter i finansfunktionen er risikobetonet og medfører tab af viden og effektivitet.
  • At medarbejderne stiller stadig større krav til fleksibilitet ift. arbejdsforhold.
  • At det er svært at efterleve best practice og overholde krav i national og international regnskabslovgivning.
  • At der mangler en plan, som varierer hen over året, for, hvordan balancekonti og lukkeprocesser skal udføres og kontrolleres. Det betyder ofte, at for meget eller for lidt bliver afstemt af regelmæssigt, og det gør årsafslutningen unødvendigt udfordrende.
  • At det er svært at vurdere, hvor meget tid der bliver brugt på hver afstemning og proces i månedsluk – og dermed bliver det også svært at lave forbedringer løbende.
  • At fejlene ikke bliver opdaget, før rapporteringen er færdig og eventuelt er blevet sendt ud.

 

Virksomhedens seks styrepinde

Din virksomheds proces for månedsluk er resultatet af flere forskellige ’enablers’. Det er disse ’enablers’, der styrer, om processen er hurtig og effektiv – og om tallene er korrekte. Det er med andre ord disse ’enablers’, som skal skabe succesen:

  1. Processer og underprocesser
  2. Mennesker
  3. Teknologi
  4. Politikker og procedurer
  5. Kultur og ledelse
  6. Geografi og organisering.


Det er de seks styrepinde, vi har oplistet ovenfor, din virksomhed kan gribe til for at sikre, at både rapporteringsprocessen og selve lukkeprocessen bliver håndteret bedst muligt.

Den digitale styrepind

Det kan være en stor fordel at udvide anvendelsen af digitale værktøjer ift. de rutinemæssige kerneopgaver i forbindelse med den økonomiske rapportering. Den teknologiske udvikling går nemlig langt videre end til ERP, konsolidering og BI.

En del af opskriften på at få succes er at have de rette værktøjer til rådighed. Det indebærer også enkle, men innovative værktøjer, der kan hjælpe med at løfte opgaverne i forbindelse med at lukke bøgerne før selve rapporteringen.

Disse værktøjer er typisk hurtige at få implementeret – og de bedste af dem indeholder følgende nøgleelementer:

  • Standardiserede og dokumenterede arbejdsprocesser og tjeklister, der kan sikre ensartet udførsel på tværs af perioder, landegrænser og ansvarsområder.
  • Cloud-baseret teknologi, der muliggør adgang fra enhver lokation og enhed, så længe den er koblet op til internettet.
  • Klar navngiven rolle- og ansvarsfordeling, hvilket sikrer rettidig proaktiv opfølgning – selv på komplicerede sekventielle opgaver.
  • Mulighed for automatisering, som reducerer ressourceforbruget og eliminerer værdiløse kontrolopgaver.
  • Live data for alle involverede, der minimerer forsinkelser mellem snitflader og muliggør live rapportering om status.

 

Thomas Malmros

Har du brug for hjælp?

I Basico har vi hjulpet mange virksomheder med at optimere rapporteringsprocessen.

Vi kender udfordringerne og er klar til at hjælpe dig med at tackle dem –­ bl.a. gennem strømlining og digitalisering.

Du er meget velkommen til at tage kontakt til Director Thomas Malmros for at høre mere.

DIGITALISERING AF FINANSFUNKTIONEN

Kom til fyraftensmøde!

Vi afholder løbende virtuelle fyraftensmøder, hvor vi demonstrerer værktøjerne i Basicos CFO Toolbox live. Fælles for de værktøjer, vi præsenterer dig for, er, at der ikke er tale om komplicerede projekter, som kræver involvering fra IT-afdelingen.

Læs mere her