Den kvalitative rapporteringsproces

Den kvalitative rapporteringsproces

Kravet til at rapportere måneds-, budget-, forecast- og risikorapporter etc. hurtigere, præcist og i den rette kvalitet er mere aktuelt end nogensinde.

Globaliseringen har medført en større gennemsigtighed i virksomhedens præstationer, mindre tid til at løse opgaven, større regulering af finansielt ansvar, corporate governance og ikke mindst har aktionærernes opmærksomhed medført større fokus på virksomhedens evne til at levere tal i den rette kvalitet. Presset på virksomhederne er således blevet større og større i forbindelse med at levere tal, som har gennemgået en analyse af rigtighed og sandsynlighed, og som leveres til aftalt tid. Det er derfor nødvendigt for virksomhederne at tænke på, hvordan rapporteringsprocessen kan tilrettelægges optimalt med mindst muligt ressourcetræk, således at rapporteringen ikke kun er et spørgsmål om at levere indsamlede tal fra organisationen – men et spørgsmål om at levere information, som giver indsigt og forståelse. Information, som giver forståelse af historien og et kvalificeret bud på fremtiden.

Økonomifunktionen som omdrejningspunkt i rapporteringen

Traditionelt er økonomifunktionen den enhed, der har eneansvaret for opsamling, forarbejdning og distribution af data. Økonomifunktionen sætter regler og politikker op for rapporteringen; struktur, deadlines, metode til at indsamle tallene, hvilke informationer der hører til i hvilke kolonner, hvordan tallene skal opgøres, hvordan de skal afstemmes indbyrdes etc. Ultimativt skal økonomifunktionen kommentere og eventuelt konkludere på de fremsendte tal, inden de videresendes til relevante interessenter. Teoretisk set er dette framework den ideelle metode for en optimal rapporteringsproces, som i teorien skal forsyne modtageren med en rapport af høj kvalitet og give værdi. Sandheden er desværre en anden. I mellemstore og større danske virksomheder har vi konstateret følgende generelle karakteristika i rapporteringsprocessen:

  • Regler og procedurer bliver ikke efterlevet i den rapporterende enhed. Dette er medvirkende til at forøge risiko for fejl, hvilket påvirker virksomhedens bundlinje.
  • Økonomifunktionen bruger uforholdsvis meget tid på validering af de fremsendte tal.
  • Enheden er primært fokuseret på fremsendelse af tal og ikke information.
  • Utilstrækkelige it-systemer, hvor fx identiske tal bliver forarbejdet flere gange. En stor del af økonomifunktionens ressourcer er allokeret til rapporteringsopgaven i en længere periode, som tager tid fra andre opgaver, der også skal løses til en given tidsfrist.
  • Ikke en klar ansvarsfordeling mellem enhed og økonomifunktion (traditionelt har økonomifunktionen ansvaret for opgaven).
  • Manglende planlægning – bl.a. finanskalender.
  • På grund af tidspres har både enheden og økonomifunktionen problemer med at tage ved lære af de forgangne perioder.

Disse problemstillinger i rapporteringen kan mange økonomifolk sikkert nikke genkendende til.

Rapporteringen som en company-wide strategisk aktivitet

Hvordan kan rapporteringen optimeres og strømlines således, at kvalitet og en "gør det rigtigt første gang"-kultur bliver et vigtigt element i rapporteringen? Det vil sige, at tallene fra enheden modtages i økonomifunktionen til aftalt tid indeholdende de relevante informationer, og hvor regler og procedurer er efterlevet. Økonomifunktionen vil dermed få mulighed for at arbejde konstruktivt med de modtagne og gennemarbejdede tal , hvor talknusning ikke er i højsædet, men fokus er rettet mod forståelse af tallene i relation til den forretningsmæssige situation. Økonomifunktionen vil således have mulighed for at opnå sine interne og eksterne forpligtelser – vel at mærke med tal, der giver mening og indsigt. Umiddelbart kan opgaven virke enkel. Mange vil sikkert mene, at det ikke burde være raketvidenskab at få folk til at følge nogle simple regler og procedurer og at regne rigtigt. Men ikke desto mindre er det i mange virksomheder en udfordring at producere tal, hvor kvalitet og en "gør det rigtigt første gang"-kultur er nøgleordene.

Hvilke muligheder er der for at producere en kvalitetsrapportering?

En mulighed er at afsætte tilstrækkelige mængder af ressourcer, som sikrer den efterstræbte høje kvalitet i rapporteringen. Omkostningen for at sikre, at alle processerne i forbindelse med rapporteringen bliver løftet op på næste niveau, vil efter al sandsynlig blive meget høj. Ikke kun i kroner, men formentlig også i tab af kompetencer, da opgaven ikke ses som en professionel udfordring, hvor optimering og effektivitet med mindst mulig brug af ressourcer er drivkraften for motivation. Denne investering kan være en mulighed, hvis en forretningskritisk situation kræver det. En mere oplagt mulighed er at se processerne ved rapportering som en strategisk aktivitet, som har ledelsens opmærksomhed og fokus. Rapporteringen vil således ikke være et centralt anliggende i økonomifunktionen, men et company-wide decentralt anliggende, som involverer hele organisationen. På lige fod med virksomhedens øvrige mål, værdier og engagement etc. opsættes der målsætninger for at opnå en rapportering af rette kvalitet. Dermed er det ikke kun økonomifunktionen, der bliver målt på denne opgave, men også de øvrige interessenter, som har en aktie i processen. Det at løfte processen op på et strategisk niveau vil ikke løse problemet fra den ene dag til den anden. For at skabe det nødvendige ansvar, engagement og involvering i organisationen har ledelsen derfor en særdeles vigtig opgave i at få opgaven markedsført og forankret i organisationen. Det må derfor ikke blive en top-down proces, som skal defineres via instrukser og kun implementeres via økonomifunktionen, men en company-wide opgave med en målsætning om at få fremdyrket en kultur af kvalitetsrapportering og en "gør det rigtigt første gang"-filosofi. 

Et forandringsprojekt

For at sikre, at projektet kan blive en succes, skal projektet håndteres som et hvilket som helst andet forandringsprojekt; nemlig hvor alle involverede parter bliver inddraget i forandringsprocessen. Dette for at skabe det nødvendige ansvar, motivation, engagement og forankring i organisationen (se eksempel herover). Ved dels at løfte rapporteringsprocessen til et strategisk initiativ med ledelsens fokus, dels at sikre, at projektet ikke kun bliver et initiativ i økonomifunktionen, men en aktivitet, der har et company-wide perspektiv, vil det være muligt at sikre det nødvendige ansvar og engagement i selve forandringsprojektet og i de efterfølgende driftsopgaver.

Fra talknuser til value-added partner

Transformationen fra en traditionel rapporteringsproces med økonomifunktionen som omdrejningspunkt til en company-wide rapporteringsproces med organisationen som omdrejningspunkt stiller både krav til økonomifunktionens rolle og den enkelte enheds rolle. Det vil sige, at alle led i værdikæden efterlever den fastsatte strategi omkring kvalitetsrapportering.

  • Økonomifunktionen vil bevæge sig fra en rolle som talknuser mod en rolle som rådgiver, hvor bl.a. analyse, planlægning og prognosticering er de centrale elementer. Økonomifunktionen er således en value-added partner for ledelsen og ikke mindst den øvrige organisation. Fokus er ændret fra reaktiv til proaktiv adfærd.
  • Enhederne vil ikke være et isoleret led i værdikæden, som kun har fokus på egen verden. Men et led i værdikæden, som sikrer, at informationen indeholder/overholder alle de elementer, som forventes af de øvrige led i værdikæden. Enheden karakteriseres som en value-added partner.

Fremadrettet er nøgleordene ansvar, motivation og engagement. Spørgsmålet er: Er jeres rapporteringsproces en sammenhængende proces, hvor mantraet er kvalitet og en "gør det rigtigt første gang"-kultur? Læs også: Automatisér din måneds- og årsafslutning


Kontakt

Søger du yderligere inspiration eller assistance til optimering af jeres rapporteringsproces, er du meget velkommen til at kontakte Basico på e-mail info@basico.dk eller telefon 702 703 71.


Vil du være et skridt foran dine kollegaer?

Tilmeld dig Basicos nyhedsmail og få inspiration til forandring og udvikling. 

Du modtager samtidig abonnement på online-udgaven af Content, Basicos faglige magasin, hvor vi i en række spændende artikler inspirerer dig og din virksomhed til at skabe et stærkt fundament for vækst og udvikling.

TIlmeld dig her