Flere og flere virksomheder vælger at optimere arbejdsgangene ved hjælp af Robotic Process Automation (RPA) – at automatisere ensartede, regelbaserede, tidskrævende, repetitive opgaver og forretningsprocesser. Det er en rigtig god idé, da det minimerer fejl og frigør ressourcer til mere forretningsudviklende opgaver.
Den stigende interesse betyder også, at der er et stigende antal leverandører på markedet. For den enkelte virksomhed kan det derfor være en udfordring at finde netop det system, der er det rigtige for den.
Når du skal vurdere de forskellige RPA-løsninger til virksomheden, skal du selvfølgelig altid forsøge at overveje alle kriterier og at finde det værktøj, der samlet set passer bedst. Der er mange fremragende systemer på markedet, men der er ingen systemer, der er perfekte på alle områder.
Hos Basico anvender vi fem primære vurderingskriterier, når vi evaluerer og anbefaler RPA-værktøjer:
1. Anvendelighed
Platformen skal være let og brugervenlig at arbejde med, for så vidt angår fx scripting, opsætning, installation, administration osv. Jo lettere det er, jo hurtigere kan du træne interne ressourcer (ikke-IT-ejere) og dele viden og dermed hurtigere opnå resultater. Platformen skal være så fleksibel som mulig, og opgaverne skal kunne løses hurtigt.
2. Skalerbarhed
Platformen skal understøtte virksomhedens skalerbarhed; det skal være nemt at tilføje yderligere licenser. Virksomheden skal kunne begynde med en enkel automatisering og senere arbejde hen imod en fuld RPA-automatisering.
Derudover skal systemet kunne understøtte overvågning for at undgå uautoriseret automatisering. Det skal indeholde sikkerhedsfunktioner samt en mulighed for at generere aktivitetslogfiler og foretage centraliseret administration, da disse elementer er relevante for de fleste virksomheder med en ambitiøs RPA-strategi.
3. Demokratisk licensstruktur
Licenspriserne skal være gennemsigtige, og virksomheden skal hurtigt kunne opnå ROI. Virksomheden skal kunne estimere fremtidige omkostninger til implementering af en udvidelse af dele af pakken eller af hele pakken og samtidig forstå de forskellige komponenter. Prisen for at gøre robotsoftware tilgængelig for flere brugere skal være lav eller ikke eksisterende. Denne gennemsigtighed og klarhed over priser vil desuden gøre det nemmere at implementere platformen flere steder i virksomheden og dermed øge afkastet.
4. Samlede omkostninger
I tillæg til licensomkostninger kommer så udgifter til intern uddannelse (er det nemt at lære systemet?), vedligeholdelse (kan brugerne selv vedligeholde systemet, eller kræver det IT-ekspertise?) og udvikling (hvilke menneskelige og økonomiske ressourcer kræver en udvikling af systemet?). Robust og effektiv fejlhåndtering er en nøglefunktion, og systemet skal kunne håndtere mange forskellige undtagelser i processerne.
5. Leverandørforhold
Det er en klar fordel, hvis leverandøren støtter virksomheden efter behov og er åben over for at drøfte virksomhedens eventuelle anmodninger om at få foretaget funktionsændringer i systemet. Hvis leverandøren kan levere en stærk supportfunktion (eventuelt online), velskreven dokumentation og online-træningsmateriale, styrker det implementeringsprocessen og de efterfølgende vedligeholdelsesprocedurer.
Summen af ovenstående vurderingskriterier kan koges ned til, at virksomheden skal beslutte, hvilket produkt der er det rigtige for at skabe den ønskede værdi, opnå hurtig ROI og have potentiale til at skalere. Det kan være en god idé at overveje et sekundært RPA-system, hvis virksomheden har nogle specielle behov.
Ud over de fem primære vurderingskriterier kan der være situationer, hvor andre typiske vurderingskriterier er vigtige:
AI-køreplan
Visse softwareleverandører fokuserer på at fremme deres langsigtede AI-køreplanlægning, men fra Basicos perspektiv er dette ikke relevant, da vi ser AI som et tillæg til procesautomatisering, der først kan implementeres, når proces og organisation er moden.
Citrix-automatisering
En Citrix-automatisering forhindrer softwaren i at interagere fuldt ud med målprogrammerne, men nogle platforme tilbyder bedre funktionalitet for at kunne fungere bedre i et Citrix-miljø. Hvis du har et Citrix-miljø og ikke kan installere RPA-værktøjet i samme Citrix-miljø og dermed er nødsaget til at få adgang til applikationerne eksternt, kan dette være relevant, ellers er det ikke.
Scanningssoftware (Optical Character Recognition – OCR)
Nogle leverandører arbejder på at opbygge stærke OCR-motorer i deres RPA-værktøj. Hos Basico synes vi, at det giver bedre resultater at benytte et specialiseret scanningsværktøj, der kan køre sammen med RPA-systemet.
Foxtrot: Værdiskabende, intuitiv og brugervenlig
Hos Basico har vi indgået et partnerskab med Enablesoft om deres Foxtrot RPA. Både hos vores kunder og internt hos os selv oplever vi en stor tilfredshed med Foxtrot, blandt andet fordi samtlige licenser kan deles mellem virksomhedens computere, således at virksomhedens licenser kan udnyttes bedst muligt.
Pt. tilbyder Foxtrot flere end 350 handlinger – lige fra simple klik til programmeringsmuligheder, og det er nemt at konfigurere til at automatisere processer, bl.a. i SAP-applikationer. Samtidig er fejlhåndteringen både nem og omfattende, og scripts er udarbejdet på en måde, der giver virksomheden mulighed for at udføre hvert trin individuelt i forbindelse med test såvel som i produktionen. Eventuelle fejl kan hurtigt rettes, og scriptet kan genstartes fra samme punkt, ligesom automatisk fejlhåndtering er en mulighed.
Det er vores erfaring, at langt de fleste selv vil kunne lave simple RPA-opgaver, fordi selve brugerfladen er intuitiv og i store træk minder om allerede kendte softwareløsninger. Med få timers træning kan ”ikke IT-medarbejdere” begynde at automatisere egne opgaver, hvilket giver et helt andet ejerskab til konceptet automatisering.
