En organisations omfattende finansielle kontroller og compliancesystemer udgør tilsammen en af de mest kritiske dele af den finansielle lukkeproces, og effektiviteten heraf afhænger udelukkende af organisationen, dens værktøjer og de implementerede processer. Kontrollerne bør sikre økonomiafdelingen pålidelige tal, finansiel compliance, overskuelighed samt detaljeret indsigt i den finansielle lukkeproces og udvikle sig sammen med organisationen. Organisationer, der ikke formår at adressere eller indføre omfattende kontroller, risikerer utilsigtet at bryde compliancekravene på en måde, der kan stå i vejen for den overordnede forretnings finansielle succes og omdømme.
“De fleste virksomheder har ganske vist gjort fremskridt fsva. standardiseringen af deres kontroller, men mere end 50% angiver, at deres omkostninger i forbindelse med compliance er stadig stigende, og mere end 70% har en fornemmelse af, at compliancebyrden kun vil blive større i fremtiden.” – Financial Executives Research Foundation (FERF) Survey
Alle organisationers finansielle kontroller falder inden for en af tre kategorier:
Reaktive
Der er blevet designet finansielle kontroller, men de er ikke effektive. De er altid et skridt bagefter og håndteres ofte ved hjælp af adskillige regneark og dokumenter, hvilket resulterer i:
- Få standardiseringer
- Ingen automatiseringer
- Forøget risiko for complianceovertrædelser og indkomsttab.
Proaktive
Der er blevet designet finansielle kontroller, de er tilstrækkeligt dokumenterede, og der sker en udvikling henimod standardisering og automatisering, der resulterer i:
- Dokumenterede kontroller
- Standardisering
- Automatisering
- Intet link til andre lukkeaktiviteter.
Verdensklasse
Finansielle kontroller integreres, standardiseres og monitoreres konstant i realtid på tværs af organisationen som en del af et mere omfattende system, der er:
- Automatiseret og standardiseret på tværs af virksomheden
- En del af et holistisk internt system
- En top-down tilgang
- Ejet af forretningen.
“80% af de virksomheder, der var nødt til at foretage regnskabsmæssige justeringer, var af den opfattelse, at deres kontroller var effektive, indtil de efterfølgende fandt ud af, at de var mangelfulde.” – Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB) Survey
Styring af interne kontroller med henblik på at begrænse risici
Interne kontroller skaber et sikkerhedsnet, der imødegår risici. Hvis din organisations nuværende risikostyringssystem endnu ikke er i verdensklasse, kan du forsøge at forbedre dine processer. Når først en organisations finansielle kontrolsystem er blevet defineret på baggrund af ovenstående kriterier, kan økonomi- og regnskabsmedarbejdere opsætte mål og implementere løsninger med henblik på at få verdensklassekontroller.
Det er vigtigt at holde sig for øje, at et internt systems scope rækker langt ud over blot finansielle kontroller; hensigten er at fremme operationel nøjagtighed og effektivitet, at sikre compliance med interne politikker og lovmæssige krav og at opfylde forretningens moralske forpligtelse over for dens medarbejdere, kunder og interessenter.
Du kan generelt inddele et effektivt system i tre overordnede typer af interne kontroller: præventive, detektive og korrektive.
Præventive interne kontroller
Formålet med præventive interne kontroller er at undgå fejl i første omgang, som fx flere efter hinanden følgende kontroller for at sikre nøjagtig rapportering.
Standard præventive kontroller i økonomi- og regnskabsafdelinger omfatter en adskillelse af daglige opgaver såsom udførelse af og bemyndigelse til at udføre transaktioner eller forberedelse, gennemgang og godkendelse af afstemninger.
Detektive interne kontroller
Formålet med detektive interne kontroller er at opdage fejl, efter at de er opstået, men før de er blevet så rodfæstede, at de er kommet til at udgøre et betydeligt problem.
De fleste af økonomiafdelingens interne kontroller falder inden for denne kategori, som fx interne revisioner, der tilvejebringer rapporter og skaber indsigt vedr. compliance og derved opdager evt. huller eller fejl før en evt. ekstern revision, samt finansiel rapportering og afstemninger, der påpeger fejl og frembringer oplysninger om en organisations overordnede finansielle tilstand.
Korrektive interne kontroller
Formålet med korrektive interne kontroller er at undgå gentagelser af fejl, der er opdaget tidligere gennem detektive kontroller, med henblik på at forbedre de processer, der udgør en risiko for organisationen.
Sådanne interne kontroller er vigtige for økonomiafdelingen. Hvis gentagne fejl forbigås måned efter måned, udfører finans- og økonomimedarbejderne konstant brandslukning i stedet for at levere den værdifulde indsigt i forretningen, der forventes af dem i dag. Løsninger som fx software til automatisering af lukkeprocessen kan strømline manuelle processer og derigennem skabe højere hastighed og større nøjagtighed samt sikre økonomiafdelingen den tid og de ressourcer, der er nødvendige for at påpege fejlmønstre.
Stigende inflation, stigende renter og risikoen for recession kombineret med de konstante udfordringer med at integrere ESG og andre regulatoriske ændringer lægger fortsat et massivt pres på økonomiafdelingen. For at kunne skifte fra reaktiv til verdensklasse er lederne af økonomiafdelingerne nødt til at investere i løsninger, der kan strømline og forbedre de finansielle kontroller og risikosystemer.
Offentliggjort med tilladelse fra Trintech. “3 Types of Financial Controls to Reduce Organizational Risk.” Trintech,
