Intelligente besparelser, der ikke reducerer kvaliteten

Spend cuben suppleres med en dybdegående fakturagennem­gang med hjælp fra kontorrobot­ter og praktiske analyser:

• Spend cuben giver et indblik i omkostninger helt ned på faktura-/bilagsniveau.
• Basico anvender blandt andet kontorrobotter til at kortlægge leverandørerne via CVR-regi­stret, så omkostningerne kan blive fordelt på overordnede områder (Mapping level 1) og fagspecifikke områder (Map­ping level 2). Ved at anvende kortlægningen sammen med kundens finanskonti fås et detaljeret indblik i omkostnin­gerne.
• Spend cuben gør det let at udvælge fakturaer til nærmere analyse.
• Spend cuben kan kobles til virksomhedens faktura-flow ved hjælp af VBA-makroer eller kontorrobotter.
• Spend cuben kan også anvendes til opfølgning på brug af leverandører og til rapportering af omkostninger til butiks-/afdelingschefer.
• Der kan ved hjælp af kontorrobotter laves Excel-udtræk fra spend cuben, som kan sendes direkte til den/de ansvarlige. Processen kan automatiseres og indgå som en del af den månedlige rap­portering.

Basico har solid erfaring med, hvordan en spend cube opbyg­ges og beriges med data, der forekommer svært tilgængelige, men som skaber stor indsigt i forbindelse med omkostnings­analyser, hvilket er afgørende for at få fuld værdi af arbejdet. Du kan se et eksempel på spend cuben her.

Vejen til omkostningstilpasning

Hos Basico hører vi jævnligt CFO’er give udtryk for, at omkostningsbesparelser er svæ­rere at indfri end at analysere sig til, og at besparelserne er vanskelige at opretholde over tid. At indfri handler om at gå fra analyse til implementering – og det kræver fokus og tid såvel som erfaring. Det har vi særligt stort fokus på i Basico. At opretholde besparelserne over tid handler om kortsigtede gevinster, der ikke tænkes langt. Når mange omkostningsreduktioner ender med at være kortvarige, skyldes det, at de ikke løser de egentlige bagvedliggende årsager. Nogle gange kan det også skyldes en tilbøjelighed til at fastsætte re­duktionsmål baseret på eksterne benchmarks.

Derefter køres processen igennem forretningen uden nævneværdig skelen til de omkostninger, der bidrager til værdiskabelse, eller som blot dukker op igen.

Vores erfaring er, at tid og ressourcer ofte er bedre investeret ved at foretage en bottom-up-analyse af, hvor omkostninger kan og skal tilpasses:

• Tildeling af ansvar for omkost­ningsreduktion på det rigtige niveau.
• Fokus på, hvordan der skæ­res, ikke kun på, hvor meget der skæres.
• Sporing af den information, der driver omkostningerne; PL-data er ofte ikke nok. 
  
  

Tildel ansvar på det rigtige niveau

Støtte fra den øverste ledelse er nødvendig for, at indsatsen med omkostningsreduktion lykkes. Topledelsen kan især medvirke til at formidle årsagen og beho­vet for omkostningsreduktion til organisationen og ikke mindst give projekterne den opbakning og motivation, der er nødvendig for en god start. Dog er ind­dragelse af topledelsen ikke tilstrækkeligt til at komme i mål.

Omkostningstilpasning kræver ofte detaljeret viden om, hvor omkostningerne opstår, kombi­neret med evnen til at vurdere, hvilke omkostninger der kan skæ­res. Kun personer med den rette indsigt kan træffe disse beslut­ninger. Fx har en salgschef bed­re indsigt end økonomichefen til at fastsætte de nødvendige principper for, hvornår der skal skæres i rejser til kundemøder, og hvornår en videokonference er et bedre alternativ.

Det er mere sandsynligt, at om­kostningstilpasninger baseret på involvering af de rette personer på det rigtige niveau bliver op­retholdt over tid, fordi man kan holde de rette personer ansvar­lige via den løbende opfølgning på resultater og omkostninger. Ved at identificere de relevante personer i organisationen, der reelt påvirker omkostningerne, sikres fokus på de beslutninger og omkostninger, det kan give mening at tilpasse i forhold til givne mål.

Fokus på, hvordan virksomheden skærer

Ansvaret for at opfylde en omkostningsreduktion uddele­geres ofte til ledelsen ud fra en formodning om, at enhver leder vil tage de rigtige tiltag for at nedbringe omkostningerne. Selv om det ofte forholder sig sådan, har vi hos Basico også set mange tilfælde, som vi betegner som fejlbeslutninger – fx forsin­kelse af kritiske investeringer, omfordeling af omkostninger fra en regnskabskategori til en anden eller nedskæring af omkostninger på en måde, som direkte undergraver en fremtidig værdiskabelse. Det er klart, at fordelene ved sådanne omkost­ningsbesparelser er kortvarige.

En bedre tilgang er at bruge opstarten på en omkostningsreduktion til at opbygge kom­petencer og den rette holdning i organisationen til en omkost­ningsstyring. Kompetencer skal sikre brugen af effektive meto­der, analyser og værktøjer til at rette i underliggende parametre og omkostninger. Analyserne kan således målrettes emner som:

• Cost recovery, det vil sige ind­drivelse af engangsbeløb som følge af moms- og afgiftsfejl, dobbeltbetalinger, fejlfakture­ringer og -betalinger osv.
• Optimering af indkøbsbetin­gelser med henblik på genfor­handling af rabatter, services, leverancer, rammevilkår m.v.
• Omkostningsudnyttelse via optimering af bagvedliggende ressourcer og services til det givne behov og aktivitets­niveau, tilpasning af snitfla­der mellem afdelinger og leverandører, nedbringelse af dobbeltbemanding, procesop­timering osv. 

Spor information, der driver omkostningerne

Ud over analysekapacitet bi­drager økonomifunktionen ofte med regnskabsdata til brug for omkostningsanalyser.

Disse tager typisk udgangs­punkt i regnskabsposterne fra økonomisystemet. Omkostningskategorier som fx generelle SG & A-omkostnin­ger er sjældent nedbrudt til et detailniveau, der bidrager med den indsigt, der kræves for at fokusere på de bagvedliggende drivers og beslutninger, som påvirker udviklingen i omkost­ningerne.

På trods af massive investerin­ger i økonomi- og BI-løsninger har mange virksomheder fortsat ikke de systemer, der kan bru­ges til at spore omkostningerne på et detaljeret niveau. Derfor bruger virksomhederne ofte mange uger eller måneder på diskussioner om dataintegrite­ten i stedet for på vurdering og afprøvning af potentielle hypote­ser og mulige initiativer.

Basico har erfaret, at det giver langt større værdi at begynde med at følge og forstå de omkostninger, der ligger bag de overordnede omkostningsposter, for at identificere områder med under-performance.

Identifikation, måling og styring af underliggende omkostnings-drivers er vigtigere end, hvordan omkostningerne fremstår i kon­soliderede ledelsesrapporter. Den afledte effekt af denne tilgang er ofte en forbedret intern rapportering og kraftig reduktion af andre omkostninger på tværs af mange omkostningskategorier – faktorer, der fastholder fokus på effekten af arbejdet med omkostningsreduktion.

Værktøjer til at berige spend cuben

Kontorrobotter eller VBA-makroer kan anvendes til at berige spend cuben med yderligere detaljer ved at tilføje svært tilgængelige data i store mængder.

Eksempelvis kan kontorrobotter være med til at trække fakturalinjebeskrivelser og timepriser ud af fakturaerne, som herefter kobles på økonomidata som et ekstra lag til stor anvendelse i omkostningsanalysen.