insights article

Skab værdi i FM med finansielle data fra økonomisystemet

Få inspiration
Tilmeld dig vores nyhedsbrev, og få et fagligt indspark med substans direkte i indbakken.
Del artikel

Data er fremtiden! Og mange organisationer benytter i stigende grad intelligente løsninger til Facility Management-opgaver. Det er dog ikke uden vanskeligheder og stiller helt naturligt større krav til organisationen omkring Facility Management (FM). For den store udfordring er at konvertere datagrundlaget i forretningssystemerne til systematiske og generiske rapporter, der understøtter forretningen i at optimere processer og systemer i FM-organisationen.

Del artikel

Definer de forretningskritiske parametre

Nye intelligente forretningssystemer betyder, at det er muligt at arbejde med processer på en ny og mere effektiv måde end tidligere – både i driftsorganisationen og den efterfølgende analyse. Men for at opnå det fulde potentiale skal forretningssystemet understøtte det overordnede mål for FM-organisationen. Derfor er det vigtigt, at FM-organisationen beslutter, hvilke nøgleparametre der skal være fokus på i dens benchmark.

At det ikke længere er muligt blot at tage en hammer eller skruetrækker og reparere det nødvendige på en bygning, gør dog hele processen mere kompliceret. Det kan naturligvis være en ulempe for nogle organisationer, at det dermed ikke er muligt at udføre vedligeholdelsesopgaver, før en opgave er prioriteret, godkendt og udbudt til leverandører. Men hvis der principielt er truffet beslutning om at måle FM-organisationen på produktiviteten, bør alle i driftsorganisationen bakke op om denne beslutning.

For at arbejde fokuseret og systematisk med FM og måle produktiviteten er der behov for at definere nogle styringsparametre. Nogle oplagte nøgletal at måle på er:

  • Antal kr./m2 forbrugt på vedligehold af bygninger
  • Fordelingen mellem planlagte og akutte vedligehold
  • Kr. forbrugt på den løbende drift vs. at vedligeholde ejendomme
  • Arealudnyttelse pr. ejendom.

For eksempelvis at øge værdien af data til intern benchmarking er det en fordel at uddybe nøgletallene med ekstra dimensioner. I den forbindelse er det oplagt at måle på antal kr./m2 forbrugt på vedligehold af bygninger fordelt pr. bygning. Det gør det muligt at måle de respektive bygninger op mod hinanden og sikre en best practice internt i organisationen.

5 parametre som sikrer samspil mellem forretningssystemer og finanssystem

For at komme i mål med at beregne de strategiske nøgletal er det nødvendigt at:

1. Analysere processerne for at etablere koblingen mellem forretningssystemerne og finanssystemet
Analysen tager udgangspunkt i de eksisterende processer. De bliver sammenholdt med, hvordan de ønskede processer skal være for at understøtte de fremtidige styringsparametre.

2. Vurdere tilgængeligheden og omfanget af valide data
Hvis det ikke tidligere har været et fokusområde, vil data ofte ikke være tilgængelige og skal derfor tænkes ind i de nye processer for at sikre, at datagrundlaget understøtter styringsparametrene.

3. Sætte det rigtige team
Mange ansatte i en FM-organisation har solid ekspertise inden for fag og håndværk. Derfor vil det være nødvendigt at tilknytte nye ressourcer med viden inden for økonomi, IT, systemer og processer, som kan styre projektet. Ved at skabe et samspil mellem FM-organisationen, økonomi og IT er de væsentligste ressourcer sikret i projektorganisationen. Dermed er sandsynligheden for, at projektet kommer i mål til tiden og til de forventede omkostninger, også markant forbedret.

4. Sikre, at finanssystemet understøtter de parametre, virksomheden måler på
Det kan eksempelvis være ved, at systemet indeholder muligheden for at definere en række forskellige dimensioner, så det er muligt at allokere omkostninger i overensstemmelse med de målte parametre.

5. Skabe en effektiv rapporteringsproces
Som supplement til den datamæssige generering af nøgletal skal rapporteringsprocessen være smidig og effektiv, så den på bedst mulig vis leverer de respektive rapporter til driften. For at lykkes er det vigtigt, at udarbejdelsen af rapporterne bliver genereret automatisk – ikke manuelt. Det sikrer tillid og engagement til at arbejde med de besluttede fokusområder. Men hvis rapporterne med nøgletallene ikke bliver leveret til rette tid, vil der hurtigt opstå modvilje og mistillid til rapporterne. Det vil ud fra et ledelsesmæssigt perspektiv underminere tilliden til rapporteringen og processerne. På sigt vil det skabe uro i organisationen, da der bliver sat nogle initiativer i søen, hvor den konsistente og kvalitetsmæssige opfølgning er mangelfuld.

Vurder nøgletallene kontinuerligt

Ingen nøgletal uden en organisation, der forholder sig til dem! Det gælder også for FM-organisationen.

Derfor er det vigtigt, at det ledelsesmæssige ansvar bliver forankret i FM-organisationen med henblik på at vurdere og udvikle nøgletal løbende. Det sikrer, at nøgletallene skaber værdi til forretningen. Den klassiske Plan-Do-Check-Act-øvelse, som du ser på næste side, er et solidt værktøj til denne proces:

Plan: Læg en plan for, hvor fokus skal være.

Do: Udfør i overensstemmelse med planen, og indsaml data for at måle effektiviteten.

Check: Kontroller, om data stemmer overens med planen.

Act: Optimer processen/ nøgletal ved at lave korrigerende handlinger/processer. Når de korrigerende handlinger er gennemført, påbegynd så analyseprocessen på ny, og kontroller, at de gennemførte ændringer har den nødvendige indvirkning på nøgletallene.

Opnå effektiv drift af bygningsmassen

At der bliver brugt færre omkostningskroner på at vedligeholde og drifte den samme bygningsmasse er det endelige bevis på, at målstyring fungerer – set ud fra en økonomisk betragtning. Er fokus i stedet på at forbedre planlægningen af opgaver, er gevinsten, at FM-organisationen reducerer antallet af akutte vedligehold, da FM i forbindelse med langsigtede vedligeholdelsesplaner af bygninger typisk er bedre til at udføre løbende vedligehold.

Uanset hvilket fokus din organisation vælger, er der næppe tvivl om, at øgede datamængder i FM-systemer åbner op for muligheder, der kan realisere potentielle gevinster. Men det kræver det rette fokus og effektiv eksekvering. Det er dog altafgørende at definere fokusområderne klart og entydigt og at analysere de underliggende dataprocesser for at sikre, at målingen bliver korrekt.

Find den rigtige digitale løsning

Få tilsendt vores rapport om FM-systemer i Danmark ved at skrive til info@basico.dk. Her får du bl.a. et samlet overblik over leverandører og systemernes funktionalitet samt inspiration til, hvilke kravspecifikationer din virksomhed bør overveje. 

Vi hjælper dig med at omsætte data til værdi.
Vil du sikre, at data i FM-organisationen bliver konverteret til systematiske og generiske rapporter, der understøtter forretningen i at optimere processer og systemer?
Vi tilbyder stærke kompetencer inden for dataindsamling og -behandling, som vi tilpasser din virksomheds behov. Kontakt os, hvis du vil vide mere.
Basico nyhedsbrev Få vores faglige magasin Content

I Content finder du masser af inspiration til supportfunktionerne i form af faglige artikler og tankevækkende interviews.