Året 2020 har indtil videre, for de fleste, budt på et utal af forretningsmæssige udfordringer, hvor finansfunktionen har spillet en afgørende rolle ift. at hjælpe forretningen sikkert gennem krisen ved kontinuerligt at skabe et finansielt beslutningsgrundlag. Selvom det kommende halve år næppe bliver lige så tumultarisk som det foregående, er der intet, som tyder på, at de foranderlige tider ophører foreløbig. Samtidig skal finansfunktionerne håndtere en række ’lavpraktiske’ udfordringer, inden de eskalerer til at blive kritiske, ved at de truer finansfunktionens evne til at kunne yde den nødvendige support til forretningen.
Virkeligheden er, at tider med stor forandring kun meget sjældent ophører. Vi lever i en hyper-foranderlig verden – uanset coronakrisen. Naturligvis er det ikke hverdagskost, at vi bliver ramt af globale pandemier og deraf pludseligt opståede kriser. Men konstante forandringer har altid været et vilkår – den græske filosof Heraklit formulerede det meget præcist for 2.500 år siden: ”Det eneste konstante er forandringer”.
Coronakrisen er ikke den eneste udfordring, Finance skal tackle
Foruden påvirkningen fra en global pandemi oplever finans en række mere ’lavpraktiske’ udfordringer i form af nedbrud i de grundlæggende finansprocesser og -funktioner fx på grund af:
- Nye systemer, som ikke er færdigimplementeret
- Omorganisering/flytning af opgaver f.eks. til ’shared service center’ eller ekstern ’service provider’
- Utilstrækkelig bemanding på grund af nyansættelser/fratrædelser eller om-allokering af ressourcer
- Øgede krav til forretningsgange (standardiserede processer) uden forudgående træning
- Manglende skalerbarhed i manuelle processer, når volumen øges
- Strukturændringer fra aktivitets-opkøb/frasalg eller ny segmentering
- Omfordeling af ansvarsområder, ændring af profit-/cost center-struktur
- Nye eller ændrede datakilder/rapporterings- eller regelkrav
- Systemfejl eller fejlintegration i datakæde, utilstrækkelig dataintegritet osv.
- Nogle nedbrud har enkeltstående karakter og eskalerer ikke til et større problem. Men andre har mere systematisk og derved højvolumen-karakter – og det kan udfordre de almindelige driftsopgaver.
- For at sikre stabilisering og forhindre, at problemerne eskalerer, er det afgørende hurtigt at få iværksat en målrettet indsats for at dæmme op for problemerne.
Førstehjælp til Finans: Regnskab 112
Når vi håndterer denne type af situationer i Basico, kalder vi det for ’Regnskab 112-assistance’, da vores arbejdsmetode er inspireret af fremgangsmåden ved førstehjælp:
Overblik/stands ulykken
- Identifikation af problemer og indledende prioritering
- Analyse af problemer (type, omfang og afledte effekter – direkte/indirekte)
- Hypoteser om årsager
- Kommunikation til stakeholders
- Organisering af arbejdsgruppe
- Prioritering af ressourcer
- Førstehjælp
- Stabilisering af situationen (undgå eskalering)
- Støtte til finansfunktionen
- Udarbejdelse af indsatsplan med milepæle og deadlines
- Afholdelse af statusmøder
- Kommunikation til stakeholders
- Genovervejelse af problemomfang, efterprøvning af årsags-hypoteserne og revidering af indsatsplan
Operation
- Problemløsning overdrages til task-team for at skærme driftsorganisationen (undgå eskalering)
- Problemer løses iht. prioritering og deadlines
- Årsager afhjælpes med involvering af øvrige supportfunktioner (fx IT) på lokal-/koncernniveau
- Udførte arbejdshandlinger og møder dokumenteres
- Opgaver tilbageleveres gradvist til driftsorganisation
Efterbehandling
- Forslag til styrkelse af processer drøftes med ansvarlig(e)
- Der udarbejdes en plan for implementering af re-designede processer (arbejdsgange og ressourceallokering)
- Initiativliste påført ansvarlig(e) og deadlines prioriteres
- Opnået viden overdrages til organisationen
- Efterfølgende følges der op på initiativernes robusthed
Om afhjælpningen får karakter af ’kunstigt åndedræt’ afhænger bl.a. af, hvor hurtigt din virksomhed reagerer. Indsatsen behøver ikke nødvendigvis at indebære indsætning af ekstra ressourcer med det samme, men det er vigtigt hurtigt at få udarbejdet en plan (evt. med forskellige scenarier), så I kan få stoppet ulykken – også før I helt har fået afklaret omfanget af og årsagerne til problemerne.
Med en hurtig indsats vil problemerne i mindre grad eskalere, organisationen være mindre destabiliseret, og ressourcerne til at afhjælpe vil være færre.
Vi hjælper gerne med at drøfte mulige årsager til symptomerne, hvordan din virksomhed kan udarbejde en ’plan før planen’ – eller hvad I har behov for i den aktuelle situation.
