Ny FM-struktur giver årlige tocifrede millionbesparelser

”En dygtig forhandler kan måske forhandle en reduktion på 5 % på leverandørkontrakterne, men ved at arbejde med detaljerne og processerne kan du optimere 15-20 %”, siger indkøbschef Martin Thorgaard Nielsen fra Dagrofa om den erfaring, han har gjort sig.

Martin har ofte oplevet, at tingene bliver gjort, som man plejer at gøre – nemlig ved kun at se på kontrakterne. Det er en farlig kurs, mener han, for det er i processerne, at besparelserne findes. Det er der, hvor man kan gøre en forskel, og det er der, hvor man som indkøber skal være skarp. En dygtig indkøber skal kunne skære igennem og finde omkostnings-driverne og få dem simplificerede, så de bliver over­skuelige og sammenlignelige.

Fokus på kerneforretningen giver bonus

”Vi skal ikke være eksperterne; dét er leverandørerne. Det er et samarbejde, hvor vi skal tættere på vores leverandører generelt. Det er dem, der bliver præsente­ret for det nyeste på markedet; det er dem, der ved, hvad der rører sig – og så er det vores be­slutning, om vi tror på, om det, de kommer og præsenterer, giver værdi. Men hvorfor ikke lytte til dem, der ved, hvad de gør?”, siger Martin Thorgaard Nielsen.

Han mener, at det i bund og grund handler om at have fokus på kerneforretningen og forstå forretningsgangen. Når det fokus og den forståelse er til stede, bliver det nemmere at forstå flowet og dermed træffe de bedste beslutninger.

Dagrofa har en kompleks forretnings- og produktstruktur, og det stiller store krav, når indkøbsafdelingen skal indgå aftaler med leverandører.

En kompetent økonomisk styring og et mangeårigt samarbejde mellem virksomheden og dens leverandører vidner om, at de gør det godt: Martin Thorgaard Nielsens afdeling tjener både penge og leverer en stor værdi­skabelse til forretningen.

”Jeg kan godt presse en leverandør til noget, der ikke er attraktivt, men så oplever vi mange uenigheder efterfølgen­de, fordi en forudsætning for et godt samarbejde er, at alle føler, at det er værdiskabende. Vi skal kunne se hinanden i øjnene og sige, at vi har en fair aftale”, siger Martin Thorgaard Nielsen.

Basico fandt stort optimeringspotentiale

Dagrofa ønskede at få belyst sit facility management-område for at få vurderet optimeringspotentialet. Basico gennemførte i samarbejde med Dagrofa en grundig analyse med en kombination af praktisk analyse og udarbejdelse af en facility management spend cube for at skabe et nuanceret overblik over alle omkostninger og processer.

Basico sikrede et struktureret projektforløb, der var opdelt i initiativer med fokus på syner­gier mellem FM-områderne og mulighed for hurtig implemen­tering.

Det samlede scope for projektet inkluderede:

• Alle detailkæder og terminaler (+500 lokationer i Danmark).
• Hard services (bygningsdrift, håndværkerydelser og tekniske installationer/anlæg).
• Soft services (rengøring, vinduespolering, affaldshånd­tering, måtter, linned m.v.).
• Udearealer (grønt/hvidt).

Basico gik grundigt til værks og identificerede i de indledende foranalyser et fremtidigt årligt besparelsespotentiale på mini­mum 11-15 mio. kr. Undervejs i projektet øgede Dagrofa scopet for optimeringstiltagene til flere dele af koncernen, og Basico fandt efter de dybdegående analyser samlede årlige bespa­relser med en bundlinjeeffekt på over 20 mio. kr.

”Vi er en meget stor virksomhed, og vi er tunge at danse med. Forandring tager tid,” siger Martin Thorgaard Nielsen. Det gav nogle udfordringer, fordi Dagrofa ikke kunne træffe be­slutninger og implementere i det tempo, som Basico foreslog.

Fra outsourcing til insourcing

Et af de essentielle områder for Dagrofa er rengøring. Rengøring og hygiejne er et væsentligt og kritisk punkt, for det er afgø­rende, at kunderne møder rene fødevarebutikker. Samtidig vil Dagrofa gerne hæve rengøringsniveauet i kæderne.

Derfor blev rengøring også et område, der fik fokus i processen. Dagrofa skulle fremover insource flere rengøringsopgaver og sam­tidig udfordre de eksisterende rengøringsleverandører. Det gav mening at indgå nogle strategiske aftaler i stedet for at indgå en af­tale med én leverandør, der kun­ne dække det hele. Planen er, at Dagrofa over en periode ændrer processen, så butikkerne i størst muligt omfang selv kommer til at stå for rengøringen.

En af udfordringerne var at få de interne interessenter med. Som udgangspunkt skulle det finansieres i de afdelinger eller forretningsenheder, hvor løs­ningen blev implementeret. Det gav nogle kritiske spørgsmål til projektet, fordi de enkelte forret­ningsansvarlige ville være helt sikre på, at de fremadrettede og lavere budgetter ville holde.

”Til gengæld er en af de helt store fordele, at købmændene gennemgår vores aftaler grundigt og siger, hvis de ikke er gode nok. Med dem har vi et filter, hvor vi bliver informeret, hvis vores aftaler ikke er gode nok”, siger Martin Thorgaard Nielsen.

Et andet stort projekt var outsourcing af to kantiner i hen­holdsvis Vejle og Herning. Det skulle gøres billigere, samtidig med at kvaliteten skulle hæves. Projektet er implementeret, og i dag er antallet af bespiste/spi­sende øget i forhold til tidligere.

Et tredje besparelsesområde har været et fokus på affald. Endnu et komplekst område med megen lovgivning.

Succesen ligger i detaljen

Basico har haft det overordnede ansvar og lagde sammen med Dagrofas CFO, Henrik Christi­ansen, og Martin Thorgaard Nielsen de store linjer for projektet, hvorefter Martin, de forretningsansvarlige i Dagrofas organisation og Basicos konsu­lenter sammen gik et spadestik dybere.

”Basico har en solid forretningsforståelse og en forståelse for, at ting er komplicerede. Forståelsen for detaljerne og det komplicerede i dem var faktisk årsagen til, at jeg anbefalede, at vi valgte Basico som samarbejds­partner. Der er rigtig mange, der gør tingene for simple. Det er nemt nok at sige, at det er affald, der bliver puttet i den ene eller anden beholder. Det har en pris, og jeg skal have den bedste pris. Det der med at vide, at man skal starte på fakturaniveau. Det gør jeg også, når jeg selv arbejder, fordi det er der, sandheden er”, siger Martin Thorgaard Nielsen.

”Basico har jo nogle fantastiske ansatte, som også har denne her forståelse. Når man så kom­binerer det med de finansielle genier, som kan nedbryde data, og som også sidder derinde, så kommer du ned på faktura­niveau, og du kommer ned og har den data til rådighed, der gør, at du kan træffe de rigtige beslutninger.

Basico har hele maskineriet til det. De har mandskabet, og de har et set-up, hvor de kan få de rigtig dygtige inden for hver deres område til at levere ind til den fulde pakke. Det gør faktisk, at de på mange områder endte med at vide mere om vores forretning, end vi selv gjorde,” siger han.

Der er sat en del succesfulde projekter i gang, og Martin Thor­gaard Nielsen har stadig et stort idékatalog over optimerings­områder, som Dagrofa løbende tager fat på. Realistisk set har Dagrofa indtil nu opnået reelle besparelser på mange millioner, og det stopper ikke der.

”En af de store styrker, som Basico har inden for rådgivning på facility management-området, er den praktiske erfaring og detaljeringsgraden. De leverer på et langt højere niveau, hvor de går dybt ned i detaljerne med fokus på at få løsningerne til at fungere. For Basico er det ikke bare en skrivebordsopgave, hvor der skal leveres PowerPoints og forhandles besparelser gennem prispres. Vi fortsætter derfor samarbejdet med Basico i 2019 for at opnå yderligere bespa­relser gennem identificering af nye optimeringsområder og en fortsat procesoptimering i hele koncernen”, slutter Martin Thorgaard Nielsen.

Resultatet af processen

Resultatet af processen hos Dagrofa er blevet optime­ring af det eksisterende set-up via:

• Rammeaftaler på håndværkerydelser med udvalgte leverandører, bedre vilkår/priser opdelt i geografiske regioner.
• Outsourcing af kantineydelser på alle lokationer med optimeret og ensartet kvalitet.
• Nyudviklet rengøringskoncept baseret på standardiserede Service Level Agreements (SLA’er).
• Ensartet set-up for vinduespolering.
• Affaldssortering og tilpasning af tømningsfrekvenser/ containerstørrelse til behov.
• Udbredelse og optimering af rammeaftaler på byg­ningsdrift, teknik, linned, affald m.v.
• Cost recovery på rammeaftaler, herunder fejlfakture­ring og manglende rabatter.