Har din virksomhed styr på jeres flytteproces?

Planlægning og analyse af et flytteprojekt

Kompleksiteten i et flytteprojekt varierer, alt efter hvor stor organisationen er, og om der er tale om flytning til et nyt domicil eller et lejemål, der skal istandsættes fra A-Z.

Det sker ofte, at en flytning trækker uforholdsmæssigt mange ressourcer på den eksisterende organisation. Specielt den indledende fase, hvor planlægnings- og analysearbejdet ud­føres, kan være en udfordring for mange virksomheder – hvad angår både ressourcer og kompetencer.

I denne fase skal mange spørgsmål besvares:

• Hvilke strategiske overvejelser ligger bag flytningen? Økonomi, samarbejde, bedre kundefokus eller noget helt fjerde?
• Hvor skal vi flytte hen, og skal lejemålet istandsættes?
• Har vi benchmarket lejeprisen grundigt, og er lejekon­trakten gennemgået minutiøst?
• Kender vi omkostningen pr. arbejdsplads?
• Er vores arealudnyttelse optimal?

Derudover er det vigtigt at tage et kritisk blik på, om alt er medtaget i de økonomiske kalkuler, så vi kender den fremti­dige omkostning, som jo typisk vil være gældende i mange år.

Det kan være, at eksisterende kontrakter med servicele­verandører skal genforhandles eller udbydes. Her kan være store økonomiske besparelser, uden at det nødvendigvis medfører serviceforringelser.

Det er vores erfaring, at gen­forhandling og udbud typisk fører til besparelser på 15-30% inden for facility management-området.

Den fysiske flytning

Når analysearbejdet er afsluttet, og de nødvendige beslut­ninger er truffet, er det vigtigt at have fokus på detaljerne; der skal udarbejdes tidsplaner for alle aktiviteter. De nye serviceaftaler skal forhandles endeligt på plads, herunder selve flyttekontrakten med flyttefirmaet.

Herudover vil der være mange aktiviteter op til selve flytningen: talrige be­søg og gennemgange af lokaliteter, mærkning af lokaler, in­ventar, IT-udstyr m.v.

Der vil være behov for udvælgelse og instruktion af flyttekoordinatorer, ligesom instruktioner og informationer til medarbejderne skal komme præcist og i rette tid op til flytningen.

I forhold til den fysiske flytning er det vigtigt at skabe optimale arbejdsforhold for flytte­folkene, således at de kan arbejde effektivt. Det betyder bl.a., at der skal være adgang til eventuelle eleva­torer samt en logisk og let forståelig skiltning ved adgangs­veje og lokaler på den nye lokation.

Opfølgning og implementering efter flytningen

Ligesom for de øvrige faser er det afgørende med en gen­nemarbejdet plan for perioden efter den fysiske flytning; de nye aftaler og vaner skal hurtigt på plads. Det kræver bl.a. en struktureret opfølgning på det aftalte service- og kvalitetsniveau med de ofte mange nye serviceaftaler – for både interne og eksterne leverandører.

Hvis det tager for lang tid, før service og kvalitet er på et acceptabelt ni­veau, kan det medføre utilfredshed, frustration og nedsat effektivitet i store dele af organisationen. Derfor bør man have et registreringssystem til at håndtere de udfordringer, der måtte være i forhold til service og kvalitet. Endvidere skal der naturligvis igen ses på økonomien med henblik på at sikre opfølgning, hvis der er forudsætninger, som ikke holder vand.

Basicos rolle i flytteprojektet

Flytteprojekter kan gennemføres med fleksible projektressourcer og derved sikre en succesfuld implementering og gevinstrealisering.

Basicos facility management-konsulenter har stor erfaring med at styre både store og små flytteprojekter. Vores rolle kan skaleres op og ned, alt efter hvilke kompetencer der i forvejen er i virksomheden, og hvor mange ressourcer virk­somheden kan stille til rådighed. Vi kan hjælpe som aktiv deltager eller sparringspartner med følgende processer:

• Udvælgelse og analyse af potentielle lejemål samt øko­nomiske kalkuler
• Forhandling og udarbejdelse af lejekontrakt
• Planlægnings- og analysefase, når lejemålet er valgt, her­under i særdeleshed økonomiske kalkuler og tidsmæssi­ge aspekter
• Projektleder eller sparringspartner under selve flytningen
• Opfølgning og implementering efter flytningen.

Hvis din virksomhed står foran et flytteprojekt, så kontakt os.

Flytningens faser

Fase 1: Planlægning og analyse

• Gennemgang af lejemål og udarbejdelse af lejekontrakt
• Analyse af alle serviceleverandører og tilhørende underleverandøraftaler/serviceaftaler
• Analyse af nuværende service- og kvalitetsniveau (samt afklaring af fremtidigt service- og kvalitetsniveau)
• Afklaring af potentielle synergier og muligheder for procesoptimering samt anbefalinger hertil

Fase 2: Valg af serviceløsninger samt den fysiske flytning

• Gennemgang af tilbud og forhandling med leverandører
• Opsigelser af eksisterende aftaler eller forlængelse
• Leverandørvalg og kontraktudarbejdelse
• Fysisk flytning

Fase 3: Opfølgning og implementering efter flytningen

• Opfølgning på nye serviceaftaler
• Afleveringsforretning med flyttefolk samt eventuelle entreprenørfirmaer
• Udarbejdelse af implementeringsplan for de enkelte aftaleområder
• Efterkalkuleringer på økonomisiden
• Etablering af system til opsamling på fejl og mangler (service, bygninger, inventar).