insights article

Har din BI-afdeling brug for en bogholder?

Få inspiration
Tilmeld dig vores nyhedsmail, og få et fagligt indspark med substans direkte i indbakken.
Del artikel
Sompop Khamchoo
Senior Manager

Hvad har din BI-afdeling tilfælles med dit bogholderi? I de fleste virksomheder meget lidt. Hvilket er ærgerligt. For hvis din BI-afdeling primært består af udviklere og database-eksperter, hvem skal så sikre, at data er valide? Kontrollere, at alle filer fra dine salgssystemer og ERP er indregnet korrekt?

Del artikel

Når virksomheder går væk fra Excel og over til en BI-løsning såsom Power BI, Tableau eller lignende, er det ofte med visionen om at lave lækre dashboards og dynamiske modeller, som nemt kan opdateres og automatisk deles med ledelsen og forretningen.

Og indrømmet. Det er ikke svært at bygge datamodeller, som samler og præsenterer resultaterne på en ny og smart måde.

Spørgsmålet er bare, om modellen kan tåle en revisors nidkærhed, en bogholders afstemningsmetodik eller en IT-specialists infrastrukturgennemgang?

 

De fire typiske BI-fejl, en bogholder kan rette op på

  • Manglede nøjagtighed – fejl i de data, der læses
  • Manglede fuldstændighed (eller dobbeltdata)
  • Fejl i datoafgrænsninger
  • Manglende governance – adgang til data, man ikke burde have adgang til

Det kræver kun få fejl i rapporterne, før ledelsen bliver mistroisk over for kvaliteten af de tal, der præsenteres. Og spreder der sig en lunken stemning, bliver din BI-satsning hurtigt til en dyr fejltagelse for virksomheden.

Misvisende data giver misledte beslutninger.

Har du fejl i dine rapporter, giver det typisk negative efterdønninger. I bedste fald ender virksomheden med en lang række dyrt udviklede rapporter, KPI'er og dashboards, som ikke bliver brugt, da ingen stoler på tallene. I værste fald bliver rapporterne, analyserne og salgstallene brugt med forkerte tal, så beslutningstagerne fodres med et forkert grundlag til deres konklusioner og strategiske anbefalinger.

Du har nok luret, hvor det bærer hen – det kan få fatale konsekvenser for virksomheden.

Men hvad har det egentlig med en bogholder at gøre?

Jo ser du …

… En bogholder har mange opgaver, og det er op til vedkommende at holde styr på regnskabet – særligt gennem virksomhedens indtægter og omkostninger. En bogholder sørger desuden for momsopgørelser samt løn- og skatteberegninger, og for at alle bilag følger et nøje system, som kan dokumentere alle virksomhedens aktiviteter.

Så hvis alle BI-projekter havde en bogholder involveret som kontrolpunkt for tallene, ville mange af ovenstående BI-udfordringer blive fanget i opløbet.

 

En storm i et glas vand?

Lyder ovenstående scenarier som science fiction? Vent lige med at lukke din mail …

Vi har et par eksempler på BI-projekter, som vi mener kan overbevise dig om, at det ikke er så langt fra virkeligheden, som du måske tænker.

I begge eksempler har BI-projektet det tilfælles, at det fundament, som rapporteringen bygger på, har manglet en grundlæggende afstemningsmetodik, inden og efter det blev sat i produktion. Og bare rolig, vi kommer også ind på, hvad løsningen var for at feje problemet af banen.

Eksempel 1 – HR-rapporten viser dobbeltløn

Blot et halvt år efter udrulning af et langvarigt BI-projekt valgte HR-chefen ikke længere at benytte den udviklede HR-rapport, der skulle give indblik i firmaets lønudvikling og HR's generelle performance, fordi tilliden til rapporten forsvandt, da det pludselig viste sig, at HR-rapporten ikke stemte med P&L-rapporten fra økonomiafdelingen. Og hvad værre var: Det var ikke kun sket én gang, men i alle måneder siden implementeringen af rapporten.

Implementerings-BI-huset blev tilkaldt, og der blev kørt et fuldt reload af de relevante data.

Nogle måneder senere var der igen uorden i tallene. Denne gang blev det opdaget af økonomichefen, som valgte at indbygge en simpel afstemning af hovedtallene mellem lønsystemet og slutrapporten direkte i rapporten.

Da fejlen opstod som forventet, blev det hurtigt konstateret, at BI-databasen var opsat til at indhente data fra lønsystemet for nye bogførte bilagsnumre ('incremental loads'). Samtidig blev det konstateret, at lønmedarbejderne havde mulighed for at annullere allerede bogførte bilagsnumre i lønsystemet uden at skabe kreditposter. Dvs. at hver gang lønmedarbejderne foretog en korrektion i lønsystemet, var det udelukkende de korrigerede lønposteringer, der blev sendt til BI-databasen – og dermed ikke de annullerede posteringer. Rapporten viste dermed dobbeltlønninger for de korrigerede medarbejdere.

For ikke at ændre i lønsystemet blev løsningen at skifte fra ’incremental loads’ til ’full loads’, så dataene blev overført 1:1 mellem lønsystemet og BI-databasen. Og der blev indbygget flere afstemninger i HR-rapporten.

Eksempel 2 – Manglende governance af masterdata gav huller i ledelsesrapporteringen

En detailkæde med et større BI-landskab manglede salgsdata i ledelsesrapporterne fra deres butikker rundt om i verden.

Efter en del afstemningsøvelser fandt kunden frem til, at masterdata blev styret på et decentraliseret niveau, dvs. at underafdelingerne havde ansvaret for at tilføje nye afdelings- og produktkoder i de lokale BI-systemer, samtidig med at de også havde ansvaret for at videregive de samme oplysninger til hovedkontoret.

Det sidste trin glippede desværre en del gange, hvilket medførte, at data forsvandt (frem for at det blev indikeret[1]), hvis de nye afdelinger og produkter ikke eksisterede i HQ-mappingtabellerne.

Løsningen blev først og fremmest at endevende alle SQL-koder og dataoverførselspakker (SSIS) for at få BI-systemet til at indikere (frem for at slette data), hvis der er nye afdelinger, produkter m.v.

Dernæst blev ansvaret for masterdata governance flyttet til hovedkontoret, som opsatte en automatisk udrulning af nye masterdata fra hovedkontoret til de lokale BI-systemer.

Hvordan kommer du så videre herfra?

Ovenstående eksempler påpeger en vigtig læring: nemlig at datafunda-mentet er alfa og omega for at få værdi ud af dit output, eller som man plejer at sige Crap In => Crap Out.

Ved du i øvrigt, hvornår jeres BI- eller IT-afdeling sidst har kontrolleret, om din P&L, pengestrømsopgørelse eller salgsrapport fortsat stemmer med jeres datakilder?

Det er vores erfaring, at de fleste større BI-projekter bør omfatte afstemninger ved en bogholder eller lignende kompetence, inden de går i produktion. Dermed sikrer virksomhederne, at data er korrekte, rettidige og komplette, inden beslutningstagerne eller i sidste ende investorerne benytter sig af konklusionerne.

Dermed kunne man fristes til at spørge: … Stemmer din BI-rapport?

 

[1] I datasammenhæng betyder indikere at 'markere' en værdi eller et felt.

Sompop Khamchoo
Sompop Khamchoo
Senior Manager
Så har du brug for sparring?
Hos Basico har vores BI-udviklere erfaring fra finans, controlling, revision eller et godt gammeldags bogholderi. Dermed er vores fokus ikke kun på prangende rapporter med farverige grafer, men lige så meget på de grundlæggende datakilder, og hvordan de ender i rapporterne.
Lyder det interessant? Så er du er meget velkommen til at række ud til Sompop Khamchoo, Manager i Finance IT Services, for en uforpligtende snak om, hvad vi kan gøre for din virksomheds BI-rapport.
Få vores faglige magasin Content

I Content finder du masser af inspiration til supportfunktionerne i form af faglige artikler og tankevækkende interviews.