Virksomheder i hele Europa arbejder på at blive klar til at håndtere forespørgsler på persondata fra kunder og medarbejdere. Men i mange tilfælde bliver det et større og tidskrævende projekt at blive klar til at kunne modtage og behandle disse anmodninger. Det har vi i Basico set flere eksempler på.
Den største udfordring er, at du ikke kan forberede dig på, hvor mange anmodninger din virksomhed vil modtage. Og da det generelt er mere krævende for din virksomhed at behandle en anmodning, end det er for kunder og medarbejdere at foretage en, kan det resultere i store mængder af forespørgsler.
Heldigvis er der værktøjer, der nemt og effektivt kan hjælpe, og hvor antallet af systemer og modtagende anmodninger ikke spiller nogen som helst rolle. Derudover bearbejder disse værktøjer systematiske og ensartede forespørgsler hurtigere end almindelige medarbejdere, da du kan sætte dem til at indhente alle data på en anmodning, organisere dem og levere dem i en pæn folder eller mail til den, som forespørgslen kommer fra.
Dette værktøj er RPA-software. RPA står for Robotics Process Automation og er helt konkret et simpelt koncept: Denne robot kan automatisere regelbundne og systematiske processer via en Windows-brugers egen skærm eller en virtuel maskine på en server. Robotsoftwaren tilgår ganske simpelt de systemer, hvorfra den skal hente data, og udfører forespørgslen på persondata, hvorefter den gemmer data på den måde, du ønsker, den skal gemme dem på. Ganske enkelt en automatisering af den måde, som en medarbejder selv ville håndtere en indsigtsanmodning på.
Hos Basico bruger vi primært værktøjet Foxtrot, som, udover at kunne løse udfordringerne med GDPR-indsigtsanmodninger, også er nemt at lære for den almindelige bruger. Det betyder, at I selv kan varetage, optimere og supportere den løsning, vi laver til jer. Ligeledes er robotten, når den ikke er i gang med en anmodning, i stand til at varetage adskillige andre processer. Den kan dermed være produktiv – også uden for GDPR-projektet.
Derfor: Gør jeres GDPR-projekt til en investering med afkast ved at anskaffe jer en god og brugervenlig RPA-løsning, der gør det tunge arbejde for jer.
Der er flere overvejelser, du bør gøre dig, før du kan udarbejde en proces for håndtering af indsigtsanmodninger:
- Hvor mange indsigtsanmodninger forventer du at modtage?
- Hvor mange IT-systemer skal du samle oplysninger fra?
- Kan der søges på oplysninger på tværs af IT-systemer og mails?
- I hvilket format skal henvendelserne besvares?
- Hvem skal behandle indsigtsanmodninger?
- Hvordan sikrer du, at alle indsigtsanmodninger ender samme sted, så du overholder tidsfristen for svar?
- Bør der oprettes en mailadresse til modtagelse af indsigtsanmodninger?
- Bør der udarbejdes standardsvar i forbindelse med:
Anmodning om præcisering af forespørgslen?
Besked om forventet sagsbehandlingstid?
Aflevering af oplysninger?
Afslag på indsigt? - Hvordan sikrer du, at besvarelserne af indsigtsanmodningerne kan dokumenteres?
