insights article

Fleksible arbejdspladser er det nye sort. Er du klar?

Få inspiration
Tilmeld dig vores nyhedsmail, og få et fagligt indspark med substans direkte i indbakken.
Del artikel
Lisbeth Bau-Madsen
Partner

Covid-19 har haft stor indvirkning på erhvervslivet det seneste år, hvor mange medarbejdere er blevet hjemsendt eller har arbejdet hjemmefra – og den ekstraordinære sundhedskrise har for mange virksomheder rykket ved, hvordan hjemmearbejde bliver betragtet.

På trods af de periodevise udfordringer med lukkede daginstitutioner og skoler har hjemmearbejdet vist sig effektivt, og den øgede fleksibilitet i hverdagen er værdsat … men er din virksomhed klar til en virkelighed, hvor hjemmearbejde og fleksible arbejdspladser er det nye sort?

Del artikel

Fleksibilitet er den nye FM-trend

Der er mange omkostninger forbundet med de fysiske rammer for din virksomhed. Det handler fx om husleje, el, vand og varme, men også om andre Facility Management (FM) omkostninger såsom rengøring, kantineordning, kaffe samt drift af tekniske anlæg. Omkostninger, som ofte følger udviklingen i medarbejderantallet på lokationen.

Flere større virksomheder, fx Danske Bank og Codan, har allerede meldt ud, at de fremover vil tilbyde medarbejderne faste hjemmearbejdsdage ...

Flere større virksomheder, fx Danske Bank og Codan, har allerede meldt ud, at de fremover vil tilbyde medarbejderne faste hjemmearbejdsdage, hvilket vil reducere belastningen på kontoret. Samtidig viser helt nye tal fra Leesman, som er førende inden for medarbejder-'workplace experience', at 85% af medarbejderne har et ønske om at arbejde hjemmefra to eller flere dage om ugen. Dette ønske afhænger dog i høj grad af, hvorvidt medarbejderne føler, at deres virksomhed/arbejdsplads er et attraktivt sted at være.

I virksomheder med gode rammer og faciliteter kombineret med tidssvarende indretning af arbejdsområder og mødelokaler vil man i langt højere grad gerne være til stede fysisk. Men bor man langt væk fra sin arbejdsplads, og er virksomhedens fysiske lokation et mindre attraktivt kontor, er det et markant større ønske at kunne arbejde hjemmefra.

Vi tror derfor, at større fleksibilitet i forhold til, hvor man arbejder, kombineret med optimering af de fysiske rammer – såvel indretning som medarbejdergoder i form af frokostordning, kaffe, sociale aktiviteter mv. – bliver den nye norm.

Mærker du allerede, at det kribler i fingrene efter at tilpasse din ejendomsstrategi og ejendomsdrift, så driften er tilpasset den nye hverdag? Så vil vi anbefale, at du overvejer om:

  • Den nuværende bygningsmasse passer til jeres fremtidige behov, hvor flere arbejder hjemme?
  • Serviceniveauet for jeres FM-ydelser skal tilpasses de ændrede behov?
  • I kan fastholde det nuværende serviceniveau og samtidig opnå besparelser?
  • I skal ombygge kontorerne, så de i højere grad understøtter samarbejde fremfor fokuseret arbejde?

Covid-19 som løftestang til optimeringer

Den fleksible arbejdsplads
Mere hjemmearbejde mindsker behovet for arbejdspladser på kontoret og øger muligheden for fleksible arbejdspladser. Derfor kan du undersøge mulighederne for at reducere din bygningsmasse ved at reducere dit lejemål, udleje ledige kvadratmeter eller ved at flytte til et nyt domicil.

Kalibreret intern serviceorganisation
Ved at reducere den bygningsmasse, som skal driftes, vil der også være et mindre behov for intern service (viceværter, handymen, ungarbejdere mv.). Du kan derfor også se nærmere på jeres interne service organisation, som eventuelt kan reduceres eller gives nye opgaver, som de kan varetage.

Tilpasset rengøring
Færre kvadratmeter skaber mindre rengøring og mindre vinduespolering, og derfor kan dine serviceaftaler eller dine interne rengøringsplaner med fordel tilpasses. Samtidig betyder fleksible arbejdspladser, at der er behov for mere grundig rengøring ved arbejdspladserne. Derfor anbefaler vi, at du gennemgår dit rengøringssetup.

Skalerbar kantineløsning
Færre spisende medarbejdere reducerer antallet af kuverter i kantinen. Og det er usikkert, hvornår buffeten igen kan indføres. Er din kantinedrift fleksibel nok til at håndtere de ændrede krav? Kantineordningen er et vigtigt personalegode, som samtidig koster mange penge. Derfor vil vi anbefale, at du gennemgår dit kantinesetup, din kaffeløsning og frugtordning.

Mindre skrald
Da der er flere medarbejdere, som arbejder hjemmefra, vil mængden af affald også blive reduceret, hvilket vil resultere i tømning af halvtomme affaldscontainere. Du kan derfor overveje, hvilken påvirkning hjemmearbejdet har på tømningsfrekvenserne af affaldscontainere, så du kan tilpasse den til det nye behov.

Tjek på teknikken
Det er dyrt at drifte dine bygninger. Du bruger sikkert mange penge på dine tekniske anlæg, hvor der både skal gennemføres forebyggende, afhjælpende og oprettende vedligehold. Der er mange penge at spare ved at optimere driften af dine tekniske anlæg.

Derfor anbefaler vi, at du indgår serviceaftaler på dine anlæg og rammeaftaler på afhjælpende vedligehold. Desuden opfordrer vi til, at du løbende får tilpasset aftalerne til dine behov, så du undgår at betale for unødige ydelser. Du vil måske opleve, at behovet vil ændre sig på nogle anlægstyper, og derfor anbefaler vi, at du gennemgår driften af dine tekniske anlæg.

Sæt i system
Du kan optimere driften af dine bygninger ved at implementere et FM-system, som standardiserer driften af dine bygninger. FM-systemet kan håndtere al drift og vedligehold, så driften bliver mere automatiseret.

Og som bonus sikrer du tilstrækkelig dokumentation ved at håndtere både det forebyggende og afhjælpende vedligehold i FM-systemet, hvorfor det bliver muligt at lave tilstandsbaseret vedligehold.

Vi kan hjælpe dig med optimeringen af din FM-struktur fra A-Z

Hos Basico har vi eksperter inden for FM, og vi kan hjælpe dig med at optimere alle områder inden for både 'soft' og 'hard' FM. Vi arbejder med et holistisk syn på FM-driften og har allerede hjulpet en lang række kunder med at optimere deres FM-setup. Resultatet af vores arbejde viser sig i mærkbare besparelser og et optimeret serviceniveau.

Med vores analytiske tilgang hjælper vi dig med at få overblikket over dine omkostninger (Spend Cube), og vi hjælper dig i mål med implementeringen af de nye løsninger – uanset om det er et nyt rengøringssetup, et flytteprojekt, en reorganisering af FM-organisationen eller noget helt fjerde.

Sat på spidsen, hjælper vi dig med at realisere dit optimeringspotentiale på en måde, så dine driftsområder spiller sammen på en bæredygtig måde, så din virksomhed er klædt godt på til at være fremtidens fleksible arbejdsplads.

Lisbeth Bau-Madsen
Lisbeth Bau-Madsen
Partner
Skal vi hjælpe dig med optimeringen af din FM-struktur?
Kunne du tænke dig at vide mere om, hvordan Basico kan hjælpe din virksomhed med optimering af både 'soft' og 'hard' FM.
Kontakt os, så vi kan hjælpe dig i mål med implementeringen af nye løsninger.
Få vores faglige magasin Content

I Content finder du masser af inspiration til supportfunktionerne i form af faglige artikler og tankevækkende interviews.