IT-omkostninger - Hvor hører de hjemme?

I de fleste virksomheder rammer IT-omkostningerne i stor grad ‘overhead’, og der er ofte tale om en ‘simpel’ fordeling baseret på fx FTE’er. Det betyder samtidig, at IT-udgifter i mindre grad bliver ført tilbage til den specifikke afdeling eller medarbejder, der rent faktisk driver omkostningen.

En af årsagerne er, at behovet for IT-services historisk har været besluttet centralt, og at disse services efterfølgende også er blevet forhandlet og indkøbt centralt. Omkostningerne er derefter blevet allokeret ud til forretningen på det niveau, detaljeringsgraden i omkostningen har tilladt det.

Hvad driver behovet og omkostningerne?

I praksis er der i dag mange andre end din virksomheds IT-­afdeling, der kan købe IT. Det betyder, at der er IT-omkostninger mange steder i organisa­tionen – som ikke er disponeret af IT-afdelingen. Og når Finance vil vide, hvad omkostningerne er fordelt på, er det ikke nok at vide, at vi bruger x % på vores hostingaftaler, y % på SAP, z % på Cloud eller andet kundespecifikt software. 

Det interessante er, hvad der driver behovet og dermed omkostningerne. Der er mange forskellige IT udgifter, og nedenfor kan du få et kort overblik over hvad der kan udgøre en væsentlig del af jeres samlede IT-omkostninger: 

• Hardware (Computere, keyboards, mus, netværksudstyr, servere, printerløsninger, skærme, grafikkort mv.) 
• Standard software (Office 365, Adobe Creative Cloud, Symentec Antivirus mv.) 
• Kundespecifikke software (Der er designet til virksomheders specifikke behov) 
• Øvrigt IT udstyr (GPS, mikrofoner, monitorer, alarmer mv.)  
• IT-Serviceydelser (Hardwarefejl, installering, drift mv.) 

Udvikling i IT-omkostninger kræver nye modeller for økonomistyring

Det stiller nye krav til den økonomiske styring, at IT bliver en større og større andel af den samlede cost-base. Et simpelt fordelingsregnskab er ikke nok – og på samme måde som produktionsøkonomien i sin tid havde behov for en ny måde at styre industrielle omkostninger på, har ‘everything as a service’-økonomien brug for en ny økonomimodel, hvor showback (det at føre IT-omkostningerne tilbage til brugeren) er en fundamental del af styresystemet.

På samme måde som ‘standard costing’ og ‘activity based costing’ var med til at vise gennemsigtighed i produktionsindustrien, bringer showback-/chargeback-modellen gennemsigtighed til den nye servicebaserede IT-omkostningsstruktur.

Sådan fungerer showback-modellen

Showback-modellen er en logisk model, der er baseret på den præmis, at du kan føre alle de aktiviteter, som påvirker dine IT-omkostninger, tilbage til specifikke afdelinger og medarbejdere ved fx at tagge cloud-services, gennem Office 365-licensstyring eller PC life­cycle management-software.

Det kan du gøre i praksis ved at tagge alle de services, der bliver bestilt med CCtr, navn, projektID eller lignende. På den måde bliver det tydeligt, hvem der har bestilt servicen, og hvad servicen er relateret til – og det giver dig mulighed for at tilskrive den omkostning, der er forbundet med servicen, direkte til formålet, cost centret mv.

Ud over at tagge jeres IT-services er det nødvendigt at lave en standard cost-beregning, der kan vise gennemsnitsomkostningerne ved den købte service. Mange services bliver nemlig i dag indkøbt under komplekse rabatprogrammer, der fx kan variere i pris hen over døgnet eller efter, hvor meget din virksomhed har forpligtet jer til at spendere.

Ved at lave en standard cost, begrænser du risikoen for den suboptimering, der ellers kan forekomme internt i virksomheden, men som ikke slår igennem, når omkostningerne skal fordeles.

Hvem skal fx have glæde af rabatten på den sidst indkøbte service, hvis forudsætningen for rabatten var, at der forinden var indkøbt en større mængde?

Showback-modellen giver ejerskab over udgifterne

Med en showback-model kan du tage hul på dialogen med dem, der rent faktisk disponerer IT-omkostningerne. Der kommer som regel en helt anden respekt for de penge, der bliver brugt på IT-services, når du kan vise sammenhængen til dem, som kræver de IT-services, der driver omkostningerne.

“Vi oplevede en virksomhed, hvor cloud-omkostningerne var eksploderet. 40 % af denne stigning kunne føres tilbage til virksomhedens SAP BI-team, som bestilte store miljøer til test og udvikling uden at kende de omkostninger, det medførte i Azure. Efter en dialog med IT OPS blev det reelle behov afdækket, der blev tilpasset til behovet og indkøbt reservationer til dækning af de dyre miljøer. Den samlede besparelse var på 60 % af SAP BI-teamets omkostninger – mange hundrede tusinder årligt”, udtaler Mikkel Næsager, CEO, Kostner.

Next step: chargeback – fuld transparens over din virksomheds IT-udgifter 

Næste skridt på rejsen ift. at få fuld transparens i din IT-infrastruktur er at implementere en chargeback-model.

En chargeback-model er en allokeringsmodel, der benytter showback-modellen og standard cost-beregningen til at allokere omkostningerne ud til den enkelte forretningsenhed/bruger – og på den måde giver fuld transparens over din virksomheds it udgifter.

“Efter vores mening kan det få brugerne til at træffe nye beslutninger, som ofte reducerer omkostningerne med 10-20 %, hvis de bliver opmærksomme på omkostningerne ved deres IT-valg og -adfærd. Det er efter vores opfattelse et ‘must’ at have showback/chargeback”, siger Mikkel Næsager, CEO, Kostner.

Gør konsekvenserne af indkøbsbeslutningerne tydelige

Showback-modellen skaber yderligere transparens over virksomhedens IT-omkostninger, og det er muligt at vise, hvem der driver de høje omkostninger, og hvad omkostningerne er relateret til.

Det bliver muligt at drive den rigtige adfærd, når du kan gøre konsekvenserne af indkøbsbeslutningerne tydelige – og når du har konkrete redskaber til at følge op på uhensigtsmæssig adfærd og påpege konsekvenserne af IT-beslutningerne.

At implementere showback/chargeback vil ganske enkelt be­tyde, at det bliver meget lettere at få bedre styr på din virksomheds IT-omkostninger.