insights article

Finansfunktionens BI-ordbog – bind 1

Få inspiration
Tilmeld dig vores nyhedsmail, og få et fagligt indspark med substans direkte i indbakken.
Del artikel
Morten  Virenfeldt Nielsen
Partner

Forstå begreberne, og høst fordelene. Du har formentligt prøvet at sidde i et møde om rapportering, hvor diskussionen startede med noget i retning af “der er fejl i rapporten …”, eller “vi vil gerne have tilføjet ...”. Men kort efter tager samtalen en mere teknisk drejning, og der kommer begreber som masterdata, kuber, dimensioner og hierarkier på bordet – tekniske termer, som ikke nødvendigvis er en integreret del af ordforrådet hos os i finans, men som det er værdifuldt at forstå.

Del artikel

I denne artikel stiller vi skarpt på, hvorfor vi i dag i finans ofte skal forholde os til en række tekniske termer og begreber, og på, hvorfor der er værdi at hente i at forstå det tekniske.

Det følger vi op med en lille ordbog, hvor du får en kort forklaring af nogle af de tekniske termer og begreber, du ofte vil støde på i relation til rapportering, analytics, business intelligence, business insight m.v.

Snitfladerne mellem IT og Finance har ændret sig

I de seneste årtier er den teknologiske udvikling inden for finans buldret derudaf. Vi har fået langt bedre systemer og mulighed for at automatisere processerne – og også langt bedre mulighed for at opsamle og analysere data. Netop datahåndtering fylder mere og mere i hverdagen i supportfunktionerne og har ført til, at der er opstået nye snitflader imellem IT og finans.

Tidligere udgjorde ERP-platformen det primære bindeled imellem finans og IT, hvor IT tog sig af den tekniske opsætning og driften, og finans var brugerne af systemet og rapporterne.

I dag ser det tekniske landskab noget anderledes ud, og ERP-systemet er blot én af mange kilder til information. Denne udvikling driver et behov for IT-dataarkitektur og for en datamodel, der gør det muligt at kombinere datakilder for at skabe indsigt i forretningen, markedet, kunderne, leverandørerne m.v.

Det er vigtigt, at de nye snitflader på samme måde som med ERP-platformen bliver afklaret, og at rollerne bliver defineret og allokeret.

Dine data er bare data – indtil de sorteres og grupperes

Data er i sin rå form og mængde fuldstændig uoverskuelige. Derfor er der behov for at definere en række strukturer og regler, der gør os i stand til at sortere, gruppere og opstille data på en måde, hvor vi omdanner data til information. Men for at definere strukturerne og reglerne skal vi vide, hvad vi ønsker at opnå indsigt i, og hvilke datakilder og specifikke data vi ønsker at bruge.

Vi bruger hierarkier, kuber, dimensioner og regler til at skabe struktur i data, og finans har en vigtig opgave i at definere regler og strukturer, som afspejler den måde, virksomheden opererer på – herunder kundeadfærd, distributionskanaler, organisation, ejerskab m.v. Denne opgave kan IT ikke løfte selv, da de ikke har den samme forretningsmæssige indsigt i virksomheden som finans.

BI-ordbog

Masterdata
Dine masterdata er dine digitale søgeord og repræsenterer de yderligere informationer, der bliver knyttet til hver eneste transaktion. Fx bliver kundens navn, CVR-nummer, adresse, leverandørnummer, PO-nummer, dato m.v. også tilknyttet, når I bogfører et salg.

Men hvis ikke kunden er oprettet korrekt i systemet, vil transaktionen ikke blive tildelt de rette informa­tioner, og det gør det besværligt senere at gruppere og analysere kundens købshistorik og eventuelle udestående betalinger.

Datamodel, kuber, hierarkier og dimensioner
Ordet datamodel dækker over den metode, der bliver brugt til at organisere og standardisere sammenhænge imellem data. Din datamodel kan bedst sammenlignes med et bibliotek. Ud over information i form af bøger, blade m.v. udgør biblioteket (og din datamodel) en struktur, der gør det muligt at søge og gruppere information ud fra kategorier, sammenhænge, titler, dato, områder, sprog, nye bøger, faglitteratur m.v.

Kuber, hierarkier og dimensioner er de strukturer og regler, der gør opdelingen mulig. Det er med andre ord den virtuelle version af reoler, mapper, skuffer, ringbind, faneblade og arkivskabe.

Ligesom med et bibliotek kan du med fordel opdele dine data i kuber (reoler), der udgør en opstilling af data ift. et givet formål – det kan fx være data vedr. salg, omkostninger, produkter el.lign.

Hierarkier er sammenhænge og grupperinger mellem mange-til-én-relationer. Det gør det nemmere at navigere, så du hurtigt kan få overblik over fx sammenhængen imellem land -> region -> post­nummer -> adresse m.v.

Dimensioner er de masterdata eller nøgleord, som du typisk kan sortere efter – dvs. land, sprog, dato, forfatter m.v. I den digitale verden er det dog i praksis muligt at have langt flere dimensioner, men de typiske dimensioner er som regel land, periode, afdeling, projekt, produkt, sælger, kunde, leverandør m.v.

RACI
Forkortelsen RACI står for Responsible, Accountable, Consulted, Informed, og det dækker over din fordeling af ejerskab og roller ud fra kompetencer og viden.

Det kan sammenlignes med Forsvaret, hvor alle har hver sin konkrete funktion, som tilsammen udgør en kampklar helhed – nogle er i front og på jorden, nogle i luften, og nogle sikrer kommunikation og forsyninger – det samme princip gælder for rollerne og ejerskabet i relation til dine data.

Nogle skal sikre, at jeres masterdata bliver vedligeholdt, nogle skal kunne beslutte ændringer, nogle skal udføre ændringerne, nogle skal teste, og nogle skal kommunikere og dokumentere. Uden en klar fordeling af rollerne i hele kæden er helheden ikke kampklar, og du risikerer huller i din rapportering eller analyse.

Skalerbarhed
Den digitale udvikling brager af sted, og derfor er skalerbarhed vigtig. Fremover vil vi få mere data og dermed behov for at kunne håndtere, sortere og analysere større mængder af data, end vi gør i dag. Derfor skal vi løbende afveje, om indretningen på 'biblioteket' kan håndtere betydeligt flere bøger, end vi har i dag.

Med få bøger kan vi måske godt overskue, at de ligger i bunker på gulvet, men hvis bunkerne vokser, når vi uvægerligt et punkt, hvor vi ikke kan overskue dem længere, og derfor bliver vi nødt til løbende at forholde os til strukturer og virtuelle reoler.

Self-service
Begrebet self-service dækker i sin enkelthed over, i hvor stort omfang du giver brugeren frihed til at tilgå data. Konceptet er ligetil, men det skal gøres med en vis varsomhed og ud fra, hvor god du har været til at få din datamodel struktureret.

Hvis data ligger pænt sorteret med beskrivende overskrifter og definitioner, giver det god mening at frigive data i større omfang. Men hvis det modsatte gælder, risikerer du, at hver enkelt bruger tolker data forskelligt, og det kan nemt lede til falske og uhensigtsmæssige beslutninger.

Hvorfor skal finans interessere sig for BI?

Finans spiller i dag en central rolle ift. data, rapportering og indsigt, da vi ofte er den eneste funktion, som har berøring med – og indsigt i – hele værdikæden på tværs af forretningen.

Sagt med andre ord er finans i en unik posi­tion, fordi vi ser forretningen som helhed. Det gør os i stand til at stille spørgsmål i den kontekst og til at afgøre, hvordan data bedst skal struktureres for at finde svar på spørgsmålene. Derudover har vi analytiske ressourcer, som er i stand til at formulere den struktur, virksomheden ønsker, såvel som efterfølgende at bruge data som kilde til information og indsigt.

“... det er sikkert og vist, at data og evnen til at omsætte data til viden er et ’must’ og en direkte konkurrencefordel. ”

Hvorfor giver det værdi?

Vi har igennem 2020 oplevet, at hverdagen og markedet ændrede sig fra den ene dag til den anden – og ikke bare én gang, men mange gange. For nogle har det betydet, at det ville være endegyldigt slut for virksom­heden, hvis ikke man traf de rigtige beslutninger, og i rette tid. Mens 2020 for andre har skabt pludselige og momentane muligheder for at udnytte ændringer i markedet eller konkurrencesituationen.

Fælles for begge situationer er behovet for at kunne navigere og træffe beslutninger på et oplyst grundlag. Det har skabt et endnu større pres for og fokus på at have adgang til data og indsigt hurtigt – og det har i mange virksomheder vist sig afgørende for, om historien om 2020 fik en lykkelig slutning eller ej.

Pointen med det er: At data har du formodentlig allerede, men at du ikke kan træffe datadrevne beslutninger, når mulighederne opstår, hvis du mangler en stærk datamodel, som gør dig i stand til at tilgå og udlede information hurtigt.

Jeg håber ikke, at 2020 bliver normen for, hvor store og hvor mange ændringer vi skal forholde os til hen over et i år i fremtiden. Men det er sikkert og vist, at data og evnen til at omsætte data til viden er et ’must’ og en direkte konkurrencefordel.

Hvad vil være en god vej frem?

Vi anbefaler, at du starter med at få klarlagt en realistisk vurdering af, hvor du gerne vil hen (og hvorfor), og hvor din virksomhed er nu. Derefter kan du afgøre, hvilke initiativer du kan iværksætte eller bør overveje.

Det kan virke simpelt, men ofte ligger udfordringen ikke i løsningen, men i spørgsmålet om hvorfor og i en manglende underliggende forståelse af målet og formålet.

Det er afgørende, at I finder en fælles vej på tværs af organisationen, som imødekommer det resultat, I forventer ift. information, skalerbarhed m.v. – og som passer ind og kan understøttes af jeres underliggende IT-platform.

Morten  Virenfeldt Nielsen
Morten Virenfeldt Nielsen
Partner
Kontakt os!
I Basico er vi specialiseret i at bygge bro mellem finans og IT, og vi har mange års erfaring med at optimere virksomhedens datamodel, så den skaber indsigt og værdi på tværs af organisationen.
Du er meget velkommen til at række ud, hvis du vil høre mere om, hvad vi kan gøre for dig og din virksomhed.
Basico nyhedsbrev Få vores faglige magasin Content

I Content finder du masser af inspiration til supportfunktionerne i form af faglige artikler og tankevækkende interviews.