Et Basico-survey fra november 2019 viste, at ca. tre ud af fire virksomheder har procesforbedringer som et fokusområde i 2020. Med god grund. Strømlinede og sammenhængende processer (end-to-end) er forudsætningen for en effektiv virksomhed. For at sikre værdien af varige og holdbare procesforbedringer er det afgørende at have overblik over processerne fra start til slut – et end-to-end-perspektiv. Her spiller Finance en afgørende rolle, fordi Finance har en unik position, hvor vi er i berøring med samtlige funktioner og processer i virksomheden.
Finance kan grundlæggende bidrage til virksomhedens værdiskabelse ved at understøtte forretningen og ved at sikre effektiviteten i Finance – men i høj grad også ved at arbejde med processerne på tværs af virksomheden (end-to-end).
Hele 69% af respondenterne i en Basico-survey1 har procesforbedringer på agendaen i 2020. Samtidig tilkendegav 43%, at nye systemløsninger var et fokusområde i det kommende år. Her er det vigtigt, at processerne og systemerne hænger sammen – og er implementeret. Vi ser desværre ofte, at mange har fokus på nye systemer som løsningen på problemer i virksomheden. Men det er i grænsefladerne og i sammenhængene mellem systemerne og processerne (end-to-end), at mulighederne i høj grad findes – derfor er et end-to-end-fokus afgørende, når du arbejder med procesforbedringer og vil undgå suboptimering.
Du skal kende dine processer for at kunne systemunderstøtte og effektivisere
Ved du, hvor mange processer din virksomhed har på niveau 1? Og har du det fulde overblik over dem – inklusive delprocesserne og grænsefladerne? Basico har udarbejdet en 'one-pager' med en række spørgsmål, du kan stille dig selv for at blive opmærksom på procesproblemer, som du kan rekvirere. Læs mere i boksen.
Processer bliver ofte håndteret som delprocesser omkring en enkelt proces – og der er i mindre grad fokus på grænseflader og sammenhænge. Det er vanskeligt – for ikke at sige umuligt – at få det samlede overblik og at effektivisere og systemunderstøtte virksomhedens processer, hvis ikke du kender sammenhængene i dem.
Finance er i en unik position
Det er vigtigt, at Finance får en afgørende rolle i optimeringen af virksomhedens processer, fordi vi i Finance har en unik position til at arbejde med end-to-end-procesoptimering. Vi er i stand til at tænke holistisk på tværs af virksomheden, hvor andre funktioner ofte får et ’silofokus’.
Vi ser samtidig, at problemerne i processerne ofte har indflydelse på leverancerne fra Finance; det er her, problemerne ender – men tager vi ansvar for processerne, kommer vi i højere grad i kontrol med virksomheden og leverancerne. Derfor er det oplagt, at Finance skal have et afgørende ejerskab over projektet – for netop at undgå suboptimering i forbindelse med procesoptimering.
Hvorfor fokusere på end-to-end-processer?
Tilgangen til procesoptimering er ofte, at du forsøger at ’reparere’ eller optimere inden for den enkelte delproces eller funktion. Det betyder, at ’løsningen’ bliver ’symptombehandling’ fremfor en reel løsning, der tackler den bagvedliggende årsag til problemerne. Den rigtige løsning kan ofte findes i et andet procestrin i en anden funktion – og der kan være risiko for, at den løsning, du har valgt, vil skabe problemer på tidligere eller efterfølgende procestrin, hvis ikke du har et sammenhængende perspektiv på procesoptimeringen.
Du kan ofte finde mere effektive og agile løsninger ved at se processen i et bredere end-to-end-perspektiv, som gør op med den siloorienterede tilgang.
De typiske udfordringer
At føre en procesdrevet tilgang ud i livet er en udfordring for mange virksomheder. Derfor er det afgørende i første omgang at udpege de rette procesejere, som både har den nødvendige faglige indsigt og
gode evner som forandringsledere, der gør dem i stand til at navigere på tværs af organisationen.
Nogle af de udfordringer, procesejerne kommer til at skulle tackle, er typisk:
- At sikre den nødvendige tid, da udvikling ofte bliver overskygget af den daglige drift
- At integrere og optimere processer på tværs af afdelinger, funktioner, landegrænser og shared service-funktioner – alle med forskellige interesser/succeskriterier
- At identificere, optimere og udrulle IT-systemer og automatiseringer (forskellige systemer og versioner osv.)
- At godkende, opdatere og forankre politikker
- At realisere de forventede gevinster fx i form af kundetilfredshed, lavere omkostninger, debitordage, lagerbinding m.v.
Ting tager tid, og store ting tager længere tid. Opbygning af en procesdrevet organisation er typisk et langt, sejt træk. Hvor lang tid det tager, og hvor mange ressourcer det kræver, afhænger af, hvor rejsen starter. Nedenfor kan du vurdere din virksomheds modenhed og se rejsen mod en procesdrevet organisation.
Kom godt fra start
De fleste begynder deres procesoptimeringsrejse med at kortlægge deres ’AS-IS’-processer, men før du tager hul på end-to-end-procesoptimering, er det vigtigt, at du sikrer dig
følgende for at komme sikkert i mål:
- At den øverste ledelse ser mulighederne og bakker op – også når de store beslutninger skal føres ud i livet på egne områder.
- At procesejeren har mandat til at gennemføre de nødvendige forandringer på tværs af processer, IT-systemer og organisation.
- At du får identificeret de interne specialister og eksperter (’process champions’) og får frigjort deres tid til projektet, så de kan have fokus på afgørende detaljer i transformationsprocessen.
Nogle virksomheder kan med fordel begynde med og have gavn af et begrænset ’scope’ med fokus på at få lavet en succescase for på den måde at skabe grobund for yderligere end-to-end-procesforbedringer.
Derudover kan det være en hjælp at bruge et ’tool’ til at få overblik over dine processer og mulige forbedringer til dem. Det kan du læse mere om i artiklen ”Bliv 100-metermester i processer med Process Manager”.
1 I forbindelse med et event sendte Basico en mini-survey ud til ca. 100 respondenter, hvor vi spurgte ind til fokusområder og forventninger til det økonomiske klima i 2020.
