Basicos metodiske tilgang til cost recovery kan hjælpe dig med at finde store besparelser og her-og-nu-penge på bundlinjen. Udgangspunktet for tilgangen er Basicos Spend cube, der giver dig et dynamisk og detaljeret overblik over alle din virksomheds omkostninger og kreditorprocesser.
I denne artikel introducerede vi Basicos Spend cube-metode, der giver dig et detaljeret indblik i dine leverandørers leverancer og et præcist overblik over omkostningerne på afdelingsniveau, lokationsniveau og fagområde. Dermed giver Spend cuben dig et rigtig godt udgangspunkt for at arbejde med cost recovery i kreditorprocessen.
Der kan være mange årsager til unødvendige udgifter
Cost recovery kan hjælpe dig med dels at finde penge her og nu, dels at identificere, hvor du skal sætte ind. Der kan være mange årsager til, at du har unødvendige udgifter i kreditorprocessen. Nedenfor få udvalgte eksempler:
Leverandørvalg og rammeaftaler
- Manglende konsolidering af indkøb mhp. yderligere rabatter og bedre betalingsvilkår
- Forkert anvendelse af priser, prisreguleringer og/eller rabatter ift. rammeaftaler.
Indkøb
- Lav grad af indkøb baseret på rammeaftaler eller foretrukne leverandører
- Indkøb af for høj kvantitet og/eller kvalitet ift. behov (fx ifm. indhentning af tilbud)
- Manglende optimering af relaterede omkostninger forbundet med indkøb af varer og service (fx fragt, service, garantier, gebyrer osv.).
Vare-/servicemodtagelse
- Upræcise procedurer for udstedelse af indkøbsordrer og godkendelse af varer/services
- Uklarheder om specifikation af ydelser, ekstra ydelser dækket af rammeaftale, transport, levering, priser på returvarer osv.
Leverandørbetaling
- Manglende udligning af kreditnotaer eller dobbeltbetalinger, hvor du betaler den samme faktura to gange
- Fejlagtig pålagt moms fra en leverandør eller manglende fradrag for moms.
Derudover kan der være et væld af særlige udfordringer for lige netop din virksomhed – aflyste eller returnerede leverancer, forsømmelser fra dine leverandører eller markedsføringstilskud, der ikke bliver beregnet korrekt. Alt sammen kan betyde, at du betaler for noget, du ikke skal.
Hvornår er du mest eksponeret for fejlbetalinger?
Hos Basico er det vores erfaring, at der er særlig stor risiko for betalingsfejl ved …
- Manglende eller ineffektive kontroller
- Manglende kendskab til aftaler
- Menneskelige fejl
- Organisationsændringer
- Personaleudskiftning
- Procesændringer i kreditorprocessen
- Stor volumen af bilag og kreditorer
- Udskiftning af IT-systemer
- Uklarheder i roller og ansvar.
Ovenstående liste kan give dig en idé om, hvornår du kan være særligt udsat for fejlbetalinger, men der er samtidig et kompliceret landskab af individuelle forhold, der kan have betydning for, hvor eksponeret din virksomhed er for fejlbetalinger.
Hvorfor arbejde med cost recovery?
Det er indlysende at arbejde med cost recovery, fordi der er rede penge at hente, som kan give plus på din bundlinje og øge din likviditet. Samtidig kan cost recovery-processen fungere som et internt compliance-værktøj, hvor du får kvalitetstestet dine processer på transaktionsniveau og skabt grundlag for best practice fremover.
Når vi udarbejder Spend cuben i den indledende del af cost recovery-processen, får du også gennemgået alle dine kontrakter. Det betyder bl.a., at du finder ud af, hvor variable dine variable omkostninger i realiteten er – er de tilstrækkeligt fleksible, så du hurtigt kan omstille dig efter markedsvilkårene? Eller er du bundet af kontrakter, der løber langt ud i fremtiden?
Resultaterne taler for sig selv
Basico har hjulpet en række forskellige virksomheder med at finde penge via en metodisk tilgang til cost recovery. Genindvindingerne ligger i niveauet fra 5 og op til 40 MDKK. Fundene kommer bl.a. fra moms, energiafgifter, dobbeltbetalinger, valutakurser, compliance samt kreditorer og kreditnotaer.
Vi har udviklet en metodisk tilgang, hvor vi analyserer momsrefusioner på transaktionsniveau, vi gennemgår og afstemmer leverandøraftaler i forhold til faktiske betalinger, og vi analyserer millioner af betalinger på tværs af selskaber og leverandører for at finde dobbeltbetalinger mv.
Basico leverer en detaljeret materialeliste over den nødvendige data og driver processen med interviews, opfølgning og validering. Vi kan hjælpe dig med at automatisere dine Finance-processer med softwarerobotter og dermed eliminere en af de primære fejlkilder. Samtidig hjælper automatisering af dine processer med at frigøre dine medarbejderes tid til mere værdiskabende opgaver.
Derudover har Basico en række værktøjer, som kan hjælpe dig med at bevare kontrol og overblik i Finance.
Vi har bl.a. et samarbejde med House of Control om værktøjet Complete Control, som giver dig fuld kontrol med og overblik over din virksomheds aktiver, aftaler, forpligtelser og løbende indtægter.
Se et eksempel på spend cuben her.
Vil du vide mere om Spend cuben?
Spend cuben er et værktøj, Basico har udviklet, der giver dig et detaljeret indblik i din virksomhedsøkonomi. Du kan få tilsendt Basicos artikel om Spend cube ved at henvende dig til info@basico.dk.
