insights article

Case-fortælling om Hårklinikken

Få inspiration
Tilmeld dig vores nyhedsmail, og få et fagligt indspark med substans direkte i indbakken.
Del artikel
Morten Boldsen
Partner

Er der brug for hjælp til at bogføre, hvis bogføringen kan automatiseres? Et vigtigt spørgsmål, som blev startskuddet til, at Hårklinikken har automatiseret og centraliseret deres finansfunktion på tværs af landegrænser og overladt bogføringen til en robot. Så de kan fokusere på at skabe de bedste betingelser – for deres kunders hår såvel som virksomhedens væksteventyr.

Del artikel

Hårklinikken er til stede på tre kontinenter og har klinik i Dubai, på 5th Avenue i New York, på hovedgaden i Reykjavik og på historiske Amaliegade i København. Kundeskaren er mangfoldig, og klinikken gæstes af både kvinder og mænd, kendisser og almindelige københavnere som du og jeg. Fælles for alle er et ønske om at opnå deres hårs fulde potentiale, hvad enten det er et tykkere og mere glansfuldt hår eller en hverdag uden hårtab og den sårbarhed, som dét kan medføre.

For som Hårklinikken siger: ”It’s not just hair. It’s you.” En ambition og et løfte, du tydeligt mærker, så snart du træder ind ad døren på den københavnske klinik, der emmer af både omsorg og professionalisme.

Det er en solrig fredag lige inden sommerferien, og vi har sat Hårklinikkens CFO, Danny Diduch, stævne for at tale om den automatiseringsrejse, finansfunktionen er godt i gang med.

Når mange kokke skaber kaos i køkkenet

Men inden vi går i kødet på automatiseringerne, er det vigtigt at forstå, hvordan Hårklinikken servicerer sine kunder og skaber salg.

Hårklinikken har forskellige typer af kunder: Der er dem, som er igennem et forløb i en af Hårklinikkens klinikker, hvor de er tilknyttet klinikkens eksperter og får skræddersyet behandling for deres hår og hovedbund; og der er dem, som flittigt køber og er tilhængere af de gængse hårprodukter, som klinikken selv udvikler og sælger i onlinesalg på deres webshop.

Men fordelingen af de to kundegrupper adskiller sig markant fra land til land, hvor virksomheden har klinikker. I Danmark foregår eksempelvis 50% af det samlede salg online, i Dubai sker 90% af det samlede salg fysisk i klinikken, mens salget er 80% online i USA. Og hvad betyder dét, tænker du måske?

Det betyder, at konteringen af forskellige omsætningsgrupper såsom online produktsalg, klinikkernes POS-salg, konsultationer, rabatter, kampagner m.v. gjorde det nødvendigt at overføre data til ERP-systemerne med flere detaljer, end en standardintegration kunne imødekomme.

”Vi oplevede et rigtig højt ressourcetræk på grund af de mange manuelle posteringer, hvilket gjorde, at vi havde flere måneders omsætning, som ikke var bogført. Vi er en forretning med 30 år på bagen, men kommer fra et sted, hvor alt blev printet og arkiveret i mapper, hvor der var få dokumenterede arbejdsgange og fem lande, som kørte deres finansafdeling på fem forskellige måder i forskellige systemer uden fælles rapportering,” fortæller Danny og fortsætter.

”Hele udgangspunktet for at række ud til Basico var faktisk at se, om vi kunne lægge vores bogføring eksternt hos dem. Men så stillede de os spørgsmålet: Vil der være brug for hjælp til at bogføre, hvis vi kan automatisere hele bogføringen? Og få salgstallene til at stemme på tværs af Shopify og ERP-systemerne.”

Det var et godt spørgsmål. Og det var lige præcis dét, som blev afsættet for Hårklinikkens automatiseringsrejse og for den opgave, vi i Basico har hjulpet Hårklinikken med at løse.

”Hele udgangspunktet for at række ud til Basico var faktisk at se, om vi kunne lægge vores bogføring eksternt hos dem. Men så stillede de os spørgsmålet: Vil der være brug for hjælp til at bogføre, hvis vi kan automatisere hele bogføringen?”

At automatisere sig til orden i penalhuset

For at få skabt orden i penalhuset har Hårklinikken centraliseret finansfunktionen og introduceret en fælles kontoplan, og alle de gentagne rutinemæssige opgaver i forbindelse med bogføring af omsætningsdata klares nu automatisk af en robot.

”Tidligere havde vi en person i hvert land, som håndterede bogføringen. Nu har vi et centralt team, hvor en person her i København tjekker tallene, fordi der er skabt gennemskuelighed i processen og plads til løbende kontroller. Det har i det hele taget været en smidig proces med vores robot, der bogfører hver dag. Det eneste, vi skal huske, er, at computeren er tændt dér, hvor den 'arbejder' fra. Den har sin egen robot-brugerprofil og e-mail, så selvom de menneskelige berøringer af transaktionsdata er taget ud af ligningen, kan vi følge med i, hvor robotten har været inde over,” beskriver Danny.

“Faktisk findes der en standardintegration mellem Shopify og vores ERP-systemer. Men den standardintegration er ikke tilstrækkelig granuleret til at dække vores behov. Vi ville gerne have vores salgsdata i ERP på et mere detaljeret niveau og bedre mulighed for at afstemme betalinger fra kortudbyderne. Det har været en relativt simpel sag at få gennemført med enkelte lokale tilpasninger. Robotten har været den samme på tværs af lande, og alle lande anvender Shopify som salgsplatform og har ens kontoplan. Det har derfor ikke givet udfordringer at overføre data til forskellige ERP-systemer fra land til land. Desuden blev de forretningsmæssige og strukturelle beslutninger taget ved integration af det første land, så herefter var det en duplikeringsøvelse for de efterfølgende lande.”

”Har der været én snubletråd, er det tidsforskellene på tværs af landene i projektet. Men det har jeg og vi som forretning ikke mærket til, fordi man fra Basicos side har udvist så stor fleksibilitet i forhold til at få projektet til at flyve på trods af det,” runder Danny sin pointe af.

En automatisering tager den næste

”Det bedste råd vedrørende automatisering, jeg kan give, er: Bare kom i gang!”, smiler Danny og tilføjer passioneret: ”Jeg har simpelthen lavet en liste over ting, jeg gerne vil have automatiseret. Og det smukke ved det er jo, at der kun er besparelser og fordele forbundet med at automatisere alle de opgaver, der er gentagne og sker uge efter uge. Starten på vores rejse og samarbejdet med Basico har været en kæmpe øjenåbner for, hvilke muligheder der er for at automatisere både arbejdsgange og opgaver. Så det har virkelig bare givet mig sult efter mere.”

”Skal jeg løfte sløret for et af mine fremtidsønsker, så er det, at robotten selv kan udfylde grafer på sigt og overføre dem til præsentationer i PowerPoint, som kan bruges til ledelsesrapporten. Men først skal vi kigge ind i hele rapporteringsdelen for at finde ud af, hvordan det kan se ud og automatiseres på tværs af lande. Men det bliver på den anden side af sommerferien,” understreger Danny.

”Når det så er sagt, er Hårklinikken på en ambitiøs vækstrejse med åbning af flere klinikker og nye markeder. Og det er vi allerede klar til i finans,” afrunder Danny vores samtale med forventningsglæde.

Morten Boldsen
Morten Boldsen
Partner
Har du brug for sparring til dit automatiseringseventyr?
Ønsker du at skabe de bedste rammer for, at dit automatiseringsinitiativ kommer godt fra start, så du kan læne dig tilbage, imens dine automatiseringer arbejder for dig?
Så ræk ud til os, så vi kan starte dialogen om, hvordan vores konsulenter kan hjælpe med at udvikle automatiserede processer med netop de værktøjer, der er mest effektive for arbejdsgangene i din forretning. Det har vi nemlig kilometervis af erfaring med.
Få vores faglige magasin Content

I Content finder du masser af inspiration til supportfunktionerne i form af faglige artikler og tankevækkende interviews.