insights article

Case: Automatiser dig til tid, effektivitet og medarbejderglæde.

Få inspiration
Tilmeld dig vores nyhedsmail, og få et fagligt indspark med substans direkte i indbakken.
Del artikel
Rasmus Fryd Jensen
Manager

Hvad er værdien af en automatisering? Nogle gange vinder du tid, nogle gange øger du effektiviteten, og andre gange er værdien gladere medarbejdere. Tina Sølving, Head of Department, har budt robotterne velkommen i advokatfirmaet Kromann Reumert og opfordrer andre til at gøre det samme i deres virksomhed. Hellere i dag end i morgen.

Del artikel

Det hele begyndte en tidlig vintermorgen for fem år siden, da Tina Sølving på et morgenmøde blev introduceret til, hvordan virksomheder kan frigive deres optimeringspotentiale via automatiseringer. Kromann Reumert stod netop over for en optimeringsøvelse, og Tinas umiddelbare ærinde med at deltage var at samle inspiration til dét projekt. Tina gik ikke blot inspireret fra mødet, men også begejstret, hvilket blev startskuddet til et givende samarbejde og en automatiseringsrejse, som stadig er i fuld gang. Og som vil være det mange år frem endnu.

“Grunden til, at vi valgte at række ud til Basico, var et godt førstehåndsindtryk, deres forretningsforståelse og evne til at se, hvordan de kunne bidrage. Den første robot, de implementerede som PoC (Proof of Concept), var en indbetalingsrobot, der skulle håndtere alle indbetalinger i alle bankerne. Det er en proces, der tidligere blev håndteret dagligt af en medarbejder, og som nu kører automatisk hver eneste dag. Så man kan sige, at PoC sad lige i skabet.”

“Vi havde ikke og har stadig ikke ressourcerne til at drive et automatiseringsinitiativ internt, fordi vi primært har robot­terne i økonomi. Så vores brug af robotter er ikke omfattende nok til, at vi kan have en medarbejder med ansvar for at udvikle og drive det. Dertil kommer hele spørgsmålet om at finde den rette specialist og herefter fastholde vedkommende. For det er jo ingen hemmelighed, at dygtige tech-profiler er både svære at finde og fastholde,” fortæller Tina indledningsvist og fortsætter:

“Derfor har det været en god løsning for os at bruge en ekstern rådgiver, der i sam­arbejde med os udvikler og vedligeholder vores automatiseringer.”

 

Førhen ville der sidde en medarbejder og arbejde fuldtid med at beregne og bogføre negative renter, og det ville ikke engang være sikkert, at vedkommende ville være nået i mål ved månedsafslutningen.
-Tina Sølving, Head of Department

Et samarbejde, der skaber tryghed og driftssikkerhed

“Samarbejdet har fungeret strømlinet fra starten af, og det har været rigtigt rart med en ekstern rådgiver, som har kunnet hjælpe os med at finde ud af, hvilke automatiseringsmuligheder der er, og hvad der faktisk kan lade sig gøre. Vi har en god og uformel dialog om, hvor automatiseringspotentialerne er, og hvordan vi prioriterer at få dem løst. Faktisk har vi en fælles OneNote, hvor vi alle skriver ideer. Så kan vi vende de enkelte ideer hen ad vejen, når vi bliver klar til at tage nogle udviklingssprints.”

“Som samarbejdet har udviklet sig, har vi etableret et stærkt fælles fodslag. Basico tager selv fat i vores IT-afdeling, når de skal involveres, og vi ved, hvordan vi skal få tingene løst hurtigt og effektivt. Og så vil jeg gerne have lidt modspil. Hvilket jeg får på den gode måde, idet vi hele tiden opvejer alternativer til de automatiseringer, vi har lagt os fast på. Desuden drøfter vi altid meget nøje, hvilke automatiseringsværktøjer der ville være de bedste til den givne proces. På den måde skaber samarbejdet og de tilhørende dialoger grundlag for at træffe de bedste beslutninger, inden et initiativ sættes i gang,” beskriver Tina.

“Jeg har gennem tiden haft nogle gode snak­­ke med branchekolleger om netop automatiseringer og om at lade en ekstern rådgiver håndtere det. Den bekymring, andre ofte ytrer, er: Hvad hvis konsulenten stopper hos den eksterne rådgiver? Men faktisk har jeg erfaret, at det skaber mere stabilitet og mindre sårbarhed fra mit perspektiv, fordi jeg ikke skal bekymre mig om, hvorvidt min eneste robotudvikler smutter i morgen. Desuden er jeg sikret fleksibilitet, fordi vi kan skrue op og ned for vores automatiseringsfokus, samt hurtig og professionel respons, hvis vi oplever et behov for at fejlmelde noget.”

Robotterne indgår i medarbejderstaben

Tina fortæller om, hvordan robotterne er blevet inkluderet i Kromann Reumert som medarbejdere. Det betyder, at når man skal samarbejde og interagere med en robot, mødes man af et lille robot-ikon. Og fungerer robotterne ikke, går der ikke mange minutter, før det bemærkes i afdelingen. For som Tina understreger, er de vigtige bidrags­ydere til et højt serviceniveau i økonomi­afdelingen, som nok ville have været sværere at opretholde uden dem.

Det er jo helt forståeligt og naturligt, at der kan opstå lidt nervøsitet til at begynde med, når der udrulles robotter i medarbejderstaben. Men Tina påpeger, at der ikke er grund til at være bange for dem, og at det i virkeligheden er et udtryk for øget efterspørgsel på at frigive tid hos medarbejderne, så de kan bruge tid og tankekraft på de komplekse opgaver.

“Et godt eksempel er vores robot, der beregner negative renter. Det er egentlig en simpel og lidt kedelig robot,” smiler Tina og fortsætter:

“Førhen ville der sidde en medarbejder og arbejde fuldtid med at beregne og bogføre negative renter, og det ville ikke engang være sikkert, at vedkommende ville være nået i mål ved månedsafslutningen. Og så ville der være fejl, hvilket jo er uundgåeligt. I dag, hvor det er robotten, der klarer processen, tager det fem timer månedligt, og alt bliver bogført til tiden, så vi får de negative renter faktureret rettidigt til vores klienter. Robotten fejler aldrig, og den professiona­lisme, der følger i kølvandet på, at processen er blevet standardiseret, bliver bemærket både inde i og uden for huset. Skal jeg være ærlig, er det jo de færreste, der synes, det er en spændende opgave, så det giver så god mening, at det er en robot, der tager sig af den proces,” fortæller Tina.

“Og pro­cessen kører om natten, så vi udnytter vores licenser mere optimalt, og så ligger data klar til menneskelig kontrol, når vores medarbejdere møder ind om morgenen.”

“Et andet eksempel er vores rykker-robot, der kører en automatisk rykkerproces. Det har betydet, at vi sender omkring 250% flere rykkere ud om året, hvilket gør, at vi får sendt rykkerne hurtigere og startet en dialog tidligere med vores klienter, hvis vi oplever problemer med betalingen. Resultatet har forretningsmæssigt haft ret stor værdi, da vi kan se udeståender falde år for år. Og så er det hverken en tung eller vedligeholdelseskrævende automatisering; den kører bare.”

”Fordi robotterne har fundament i økonomi, er der mange, der ikke ved, de er der, men værdien er ikke til at tage fejl af. Med nogle robotter har vi vundet tid, andre har øget effektiviteten, og andre har skabt gladere medarbejdere, fordi de har overtaget opgaver, som ingen har lyst til at sidde med”

“Den sidste robot, jeg vil nævne, er vores robot, som danner fakturaudkast, der kører stabilt hver evig eneste dag. Her foregår interaktionen sådan, at medarbejderne via SharePoint giver besked til robotten om­ at gå i gang.”

“Robotten sikrer ensartethed og korrekt moms, inden en medarbejder får fakturaen til sidste bearbejdning og kontrol, inden den sendes til klienten. Da vi skulle i gang med den proces, var det en kæmpe øjenåbner at finde ud af, hvor mange forskellige måder vi lavede faktu-raer på i huset. At de ser ens ud nu, giver et mere professionelt indtryk. Ved at automatisere den her proces er vi gået fra meget tastearbejde og begrænsede kontroller til begrænset tastearbejde og flere kontroller. Det har bidraget til øget sikkerhed, hvilket var formålet med automatiseringen i første omgang samt at fjerne en tung proces fra vores medarbejdere. Her er fokus ikke på at spare tid, men på at få et mere ensartet produkt.”

Tina lægger ikke skjul på, at selvom automatiseringerne med robotter er værdiska­bende, oplevede hun i opstartsfasen bekymringer og en særlig opmærksomhed på de fejl, der kunne opstå. Men Tina understreger, at det er vigtigt at huske, at laver robotter fejl i processen, er det fejl, der opdages, fordi automatiseringer og standardiserede processer netop frigiver tid til kontroller frem for eksempelvis indtastning. Desuden påpeger hun det afgørende i at få skabt bevidsthed hos interessenterne om, at skulle der ske en fejl, kan processen køres forfra, og fejlene fanges, inden det kommer ud af huset.

Ingen taster hurtigere end en robot

Heller ikke en, der har været bogholder i 30 år. Og alle har noget, der giver mening at automatisere. Derfor er Tinas bedste råd ikke at tænke tingene ihjel og i stedet kaste sig ud i et automatiseringseventyr. Hellere i dag end i morgen.

“Det sværeste er i min optik at vælge det rette værktøj til den proces, du ønsker at automatisere. Derfor vil jeg opfordre til at finde en rådgiver, man er tryg ved. For at vælge værktøj er den største udfordring, og det synes jeg stadig i dag. Selvom jeg nu har en del automatiseringer og utallige drøftelser i den forbindelse på rygraden. Der er så mange spørgsmål, der melder sig: Hvad passer til mig? Hvad passer til processen? Skal det drives internt eller eksternt? Er det hele eller dele af processen, der skal automatiseres? Hvad passer til vores IT-struktur? Ja, jeg kunne blive ved.”

“Men kommer man ikke i gang, lærer man det ikke og finder ikke ud af, om man kan drage nytte af de automatiseringsmuligheder, der er tilgængelige på markedet. Og så må jeg sige, at blot det at kigge sine processer igennem kan være en sund og givende øvelse. Så det vil aldrig være spildt arbejde, selvom man ikke når til en reel automatisering,” smiler Tina livligt.

“Et andet råd er, at medarbejderne skal involveres i processen. Hvis vi skal kigge indad hos os, kunne vi godt have været bedre til den del. Jeg vil næsten indrømme, at vi kastede det lidt ind fra højre. Men på trods af det synes medarbejderne, at robotterne og det, de kan understøtte med, er fantastisk. Og så er vi blevet bedre til at inddrage medarbejdernes ønsker, inden vi starter en ny automatisering.”

Vi vil sætte standarden

Der er ingen tvivl om, at digitalisering er en del af Kromann Reumerts ånd og DNA. Tina fortæller om, hvordan det er et helt klart fokus i deres strategi, at de skal automatisere og digitalisere på tværs af forretningen, hvor de løfter i flok. Det er robotterne i økonomiafdelingen et godt eksempel på. Firmaet tilbyder også en række legal tech-løsninger til klienter, der er med til at effektivisere sagsbehandlingen. Derfor er robotterne i økonomiafdelingen på ingen måde fremmede fugle i virksomheden, men udtryk for en klar digitaliseringsstrategi, der kendetegner hele forretningen.

“Fordi robotterne har fundament i økonomi, er der mange, der ikke ved, de er der, men værdien er ikke til at tage fejl af. Med nogle robotter har vi vundet tid, andre har øget effektiviteten, og andre har skabt gladere medarbejdere, fordi de har overtaget opgaver, som ingen har lyst til at sidde med. Så automatiseringerne skaber enorm forretningsmæssig værdi, fordi det skaber plads i afdelingen – plads til at frigive tid og tankekraft til dét, robotterne ikke kan løse for os,” afrunder Tina vores snak i en reflekterende tone.

 

Kromann Reumert

Kromann Reumert er en af landets førende advokatvirksomheder med kontorer i København, Aarhus og London. Som et full-service advokatfirma tilbyder Kromann Reumert specialiseret rådgivning inden for alle områder af dansk og EU-erhvervsjura. Klienterne tæller store og mellemstore virksomheder samt fonde og organisationer i ind- og udland. Firmaet har knap 500 medarbejdere, heraf 300 jurister.

Læs mere om firmaet på www.kromannreumert.com.

 

Rasmus Fryd Jensen
Rasmus Fryd Jensen
Manager
Har du brug for sparring til dit automatiseringsinitiativ?
Ønsker du at skabe de bedste rammer for, at dit automatiseringsinitiativ kommer godt fra start, så du kan læne dig tilbage, imens dine automatiseringer arbejder for dig?
Så ræk ud til os, så vi kan starte dialogen om, hvordan vores konsulenter kan hjælpe med at udvikle automatiserede processer med netop de værktøjer, der er mest effektive for arbejdsgangene i din forretning. Det har vi nemlig kilometervis af erfaring med.
Få vores faglige magasin Content

I Content finder du masser af inspiration til supportfunktionerne i form af faglige artikler og tankevækkende interviews.