insights article

Bøgerne går ikke på sommerferie …

Få inspiration
Tilmeld dig vores nyhedsmail, og få et fagligt indspark med substans direkte i indbakken.
Del artikel
Thomas Malmros
Director
Jonas Westh Petersen
Manager

… men vi har samlet et par pointer, som du kan reflektere over, imens du holder din. For har du ikke allerede digitaliseret kerneprocesserne i finansfunktionen, så er tiden måske til det nu? Og hvilke overvejelser du kan gøre dig i den forbindelse, vil vi i dette blogindlæg hjælpe dig med at komme omkring.

Vi dykker bl.a. ned i, hvad fordelene er ved en fokuseret tredjepartsapplikation frem for dyre tilpasninger i ERP-systemer eller avancerede ustabile Excel-løsninger, der imødekommer såvel krav som brugervenlighed.

Har vi din opmærksomhed?

Del artikel

Man skal kravle, før man kan gå 

Inden for finans gælder det også, at der skal være styr på basics, før der er over-skud til at kaste sig ud i mere avancerede aktiviteter. Her spiller digitalisering af finansfunktionen en nøglerolle.

Men hvilken tilgang skal din virksomhed vælge?

Her stiller vi skarpt på tredjepartsapplikationer, der bl.a. har den fordel, at de er uafhængige af dyre og tidskrævende ERP-baserede løsninger – og at de hurtigt kan skabe struktur. Men hvis du vælger en tredjepartsløsning, skal den leve op til nogle særlige krav for at sikre den langsigtede værdi. Dem har vi samlet til dig i en liste på seks punkter herunder:

 

  • Applikationen skal være nem at tilgå, så den er uafhængig af geografi og sikkerhedstilpasninger – skyen er oplagt.
  • Dokumentationen skal være let tilgængelig. Det gælder både manualer, guides og anden masterdata – og den skal være tæt forbundet med dokumentationen for udførsel, så de enkelte tjeklister og månedlige afstemninger nemt kan opdateres ved ændringer.
  • Der skal være en klar ansvarsfordeling og nem kommunikation mellem forberedere og godkendere.
  • For at minimere spildtid skal applikationen kunne give proaktive notifikationer, når en handling er påkrævet.
  • Det skal være nemt at vedligeholde og opdatere masterdata hurtigt.
  • Både ledelse og medarbejdere skal have direkte adgang til status på, hvor langt man aktuelt er i processen, så der ikke er tvivl om, hvorvidt målet er nået – og om hvor der skal sættes ind, hvis der er udeståender.

Det næste naturlige spørgsmål er, hvor du så finder en tredjepartsløsning, der lever op til alle disse krav. Det gør du ved at blive hængende ved bogstaverne her på bloggen lidt endnu. 

Fordi vi vil gerne præsentere dig for Adra by Trintech – en applikationsportefølje, der er udviklet til at understøtte kernefunktionerne i finans og optimere lukke-processen. Vi dykker ned i tre tidskrævende snubletråde for din månedslukproces, som Adra by Trintech kan hjælpe dig af med.

Slip for den knap så søde ventetid … 

… med proaktive notifikationer, og et live statusoverblik. 

Vi gætter på, at det vil du gerne. For noget af det, der kan afprøve tålmodigheden allermest, er at have en benhård deadline uden selv at kunne gøre noget for at komme tættere på at nå den. 

Og vi tillader os at gætte på, at du kender den situation, hvis du er involveret i lukkeprocessen. I hvert fald hvis den ikke er optimeret digitalt. Under månedsluk er vi nemlig afhængige af, at en hel masse ting går op i en højere enhed for at komme i mål. Der er et væld af indbyrdes afhængige delopgaver og -processer, som skal udføres af forskellige medarbejdere. Og derfor kan der også være en del ventetid forbundet med lukkeprocessen. 

Fx kan der være kritiske afstemninger, som skal udføres i regnskabsafdelingen, før chefen kan godkende dem – eller det kan være, at controllerteamet er afhængige af at få en klarmelding fra flere kolleger i andre afdelinger, før de kan påbegynde den finansielle rapportering.

Derudover kan det være vanskeligt at få det forkromede overblik over processen, og undervejs kan det være uhyggeligt svært at svare på spørgsmålet: Hvor langt er vi? Og kombinationen af indbyrdes afhængighed og manglende overblik kan skabe store problemer. 

Vi ved godt, at vi er godt i gang med at male fanden på væggen her. Men det, vi egentlig vil fortælle, er, at det ikke behøver at være sådan. For en tredjeparts-applikation, som Adra by Trintech kan nemlig hjælpe dig med at spare værdifuld tid og få overblik i lukkeprocessen via proaktive notifikationer og live status.

Adra by Trintech-applikationsporteføljen består af to primære applikationer – Task Manager og Balancer – der begge kan hjælpe dig med at skabe overblik med proaktive applikationer. Vi lægger ud med Task Manager. 

Det smarte er her, at du kan sætte systemet op, så du får sendt mails til de relevante stakeholders og opgaveejere, samtidig med at processen styres fra centralt hold. Det kan eksempelvis gøres således, at alle opgaveejere får en besked, hvis en task-liste åbnes i forbindelse med månedsluk. Desuden gives der besked ved sammenkædede opgaver, så du bliver informeret, når den opgave, der lå før din, er fuldført. Eller også får den person, der skal give sin godkendelse, besked via mail, hvis du har opgaver, der kræver en sådan godkendelse. På den måde holdes alle i loopet og har indsigt i, hvor langt fra målet den samlede månedslukproces er. Du kan tilmed opsætte systemet, så du får daglige statusmails.

Springer vi videre til Balancer, er kontoafstemningen struktureret i de frekvenser du aflægger rapportering i, hvilket som oftest er måneder. Hver gang du åbner den enkelte måned, sendes der derfor en samlet liste over konti via mail til alle de forberedere, der skal foretage en første handlig på disse konti.

Ovenstående er et par eksempler på, hvordan notifikationerne i både Task Manager og Balancer kan understøtte en gennemsigtig og smidig proces præget af nem koordinering, reducering af vente- og spildtid, hurtig opsamling, hvis en medarbejder uventet ikke er tilgængelig og statusoverblik for ledelse via dashboards.

 

”Vi ved godt, at vi er godt i gang med at male fanden på væggen her. Men det, vi egentlig vil fortælle, er, at det ikke behøver at være sådan. For en tredjepartsapplikation, som Adra by Trintech kan nemlig hjælpe dig med at spare værdifuld tid og få overblik i lukkeprocessen via proaktive notifikationer og live status. ”

Slip for at (om)strukturere data samt sende eller gensende dokumentation til månedsluk 

Det kan du gøre ved at give din revisor adgang til dine kontoafstemninger – direkte i Adra Balancer. Ja, du læste rigtigt.

For mange er et besøg af ekstern revision ikke noget, der udløser stående klapsalver. Men der er faktisk en fordel ved, at du åbner de digitale døre for din eksterne revisor, hvilket du nemt kan gøre ved hjælp af en tredjepartsapplikation som Adra.

Du kan nemlig oprette en ekstern revisionsbruger i Adra Balancer kvit og frit og dermed give revision adgang til dine kontoafstemninger.

Det betyder, at revisoren får: direkte adgang til alle afstemninger, fuld indsigt i ændringslogs og godkendelser samt struktureret og sikkerhedsstyret adgang til netop de afstemninger, der er relevante for dem. Desuden er Adra Balancer cloud-baseret, så revisionen kan tilgå dine finanskonti, hvor og hvornår det skal være.

Fordelen er, at du slipper for særskilt at forberede og (om)strukturere data samt at sende eller gensende dokumentation til næste månedsluk. Det ligger nemlig allerede klar i Adra Balancer som en del af jeres normale lukkeproces.

Tænker du, at det lyder fremragende, så vil vi opfordre dig til at læse videre. For nu er vi nået til det sidste, som vi tillader os at formode, at du gerne vil slippe for i fremtiden.

Slip for manuelle kontoafstemninger i kilometerlange Excel-ark 

Det er en standardfunktionalitet i Balancer, at du kan lave automatiske konto-afstemninger. Så du får valide og pålidelige afstemninger, der kører uden omkostninger og uden tab af kontrol eller ressourcer.

Nej, vi joker ikke. Og det bedste er, at det kun kræver ganske lidt af dig. Men først er det væsentlig at forstå, hvordan funktionen fungerer.

Automatisering i Adra Balancer sker ved hjælp af systemjobs. Og det er disse jobs, der har potentiale for at spare dig for en masse arbejde, du kan bruge på mere værdiskabende opgaver.

Automatiseringsjobbene er inddelt i to typer: "Carry foreward" eller på dansk "automatisk viderefør" og ”System certify” eller på dansk "automatisk forberedelse og godkendelse". De gør det muligt for Adra selv at afstemme alle nulkonti samt alle konti med balancer uden bevægelser siden sidste måned. Og det er samtidig med, at I og dermed også jeres revisorer bevarer eller ligefrem øger jeres kontrolniveau.

For at få dette til at ske er det nødvendigt, at du justerer på to felter i jeres Balancer-masterdata per konto (psst, det kan du udføre på alle konti på under ti minutter), og udfører en kørsel af to betingede standardjobs ved begyndelsen af en afstemningsperiode.

Og for at vende tilbage til kontrolniveauet så kan du med disse funktioner øge frekvensen for, hvornår mange konti kontrolleres, hvilket særligt er af værdi på konti såsom egenkapital, deposita, investeringer og forventede nulkonti. Her vil du via systemet hver måned kunne kontrollere, at dokumentationen stemmer med balancen. Og skulle der ske ændringer, kan du med det samme identificere dem, når kontoen sendes via det manuelle workflow, der aktiveres.

Alle konti, som er sat op til automatisk afstemning, og som ikke lever op til jeres krav om betingelser, skal nemlig underkastes manuel kontrol. De brugere, der skal udføre kontrollen, får endda automatisk besked om, at det skal gøres. Nemmere bliver det næppe.

Har du mod på at digitalisere kerneprocesserne i din finansfunktion?
I Basico har vi hjulpet mange virksomheder med at optimere rapporteringsprocessen og skabe struktur via digitalisering.
Vi kender udfordringerne og er klar til at hjælpe dig med at tackle dem. Så har du lyst til at fortsætte dialogen efter sommerferien og høre mere om, hvordan vi kan hjælpe dig i gang med en god tredjepartsapplikation? Så er du er meget velkommen til at tage kontakt til Director Thomas Malmros for at høre mere.
Denne artikel er skrevet af
adv-image
Thomas Malmros
Director
adv-image
Jonas Westh Petersen
Manager
Få vores faglige magasin Content

I Content finder du masser af inspiration til supportfunktionerne i form af faglige artikler og tankevækkende interviews.