Bliv 100-metermester i processer med Process Manager

De færreste virksomheder har et fuldt overblik over alle aktuelle og opdaterede forretnings­processer. Endnu færre har ét centralt sted at finde processerne – og de allermest sjældne er de virksomheder, der har fastforankrede metoder til at opsamle og implementere procesforbedringer.

Et berømt citat af Joseph M. Juran, der er evangelist inden for ‘quality management', lyder:

Når du driver virksomhed, er det fundamentalt at anvende standarder. I daglig tale kalder vi disse standarder for forretningsprocesser – eller blot processer.

Processerne er selve kernen af at drive virksomhed, og alle typer af organisationer er drevet af de aktiviteter, der er rygraden i processerne.

Ønsker du at drive din virksom­hed effektivt – og at din virksomhed kan tilpasse sig forandringer og reagere hurtigt på forretnings­muligheder – er det en forudsætning, at dine medarbejdere kender de relevante processer i deres aktuelle form. Samtidig er det afgørende, at der er en struktureret og veldokumenteret ’change process’, og at medarbejderne ved, hvor de nemt kan finde procesbeskrivelser og arbejdsinstrukser. Det kan du læse mere om i artiklen ”Der er stor værdi at hente i processerne.”

Processerne og instrukserne skal være nemme at overskue og alligevel detaljerede nok til at kunne sætte medarbejderne i stand til at gennemføre dem.

Det er ikke en nem opgave. De fleste har forsøgt at styre det ved at udarbejde procesbeskrivelser i Visio, PowerPoint eller Word og i bedste fald lagre filerne på Sharepoint/Intranet, men ofte er de at finde i en delt mappe på en filserver.

Selvom Office-pakken kan meget, har den sine begrænsninger.

Med Office-pakken bliver der sjældent skabt brugervenlige procesbeskrivelser – og samtidig glimrer de procesbeskrivelser, du kan udarbejde i Office-pakken, ved et fravær af en solid governance­struktur.

En løsning på udfordringen er en integreret ’process management’- applikation som fx Nintex Process Manager, IBM Blueworks eller K2.

Er du i tvivl om, hvorvidt du har behov for at tage din ’process excellence’ til næste niveau? I så fald kan du overveje følgende spørgsmål:

• Hvis jeg ikke er her i morgen, hvor nemt vil det så være for min efterfølger at få det fulde overblik over de processer, jeg har ansvaret for?
• Hvor nemt er det at onboarde nye medarbejdere i vores processer?
• Hvor nemt er det at ændre en proces, så alle relevante medarbejdere er bekendte med ændringerne?
• Hvor nemt er det at få overblik over automatiseringspotentialet?
• Hvor nemt er det at få overblik over, hvilke processer der kører i et givent IT-system?

Når du har svar på ovenstående, har du formentlig en fornemmelse af, om det giver mening for dig at investere i en ’process mapping’-platform.

1. At gøre procesbeskrivelser og arbejdsinstrukser lettilgængelige for relevante brugere.

Mange virksomheder har i dag procesbeskrivelser til at ligge i en delt mappe på et fildrev. Det kan være svært at få et overblik over den type procesarkiv, og traditionelt har det været en svær opgave at sikre, at de senest opdaterede versioner altid er tilgængelige.

Process Manager er en webapplikation, der altid sikrer, at medarbejderne kigger på den aktuelle version, og at alle processer er at finde samme sted.

Desuden kan processer være tidsbegrænsede, og med Process Manager kan du sikre, at processerne skal til periodisk gennemsyn eller revision inden for en relevant tidshorisont. Forældede og irrelevante processer bliver på den måde løbende sorteret fra.

2. At tildele ejerskabet for processer og ansvaret for opdatering og relevans til de rigtige medarbejdere i virksomheden.

Derfor er samtlige processer i Process Manager allokeret til såvel en procesejer som en procesansvarlig. Det skal sikre, at den ansvarlige for et område har fingeren på pulsen, og at processerne er i overensstemmelse med virksomhedens strategi.

Den ansvarlige for udførelsen af processen er den, der frigiver og opdaterer procesforbedringer, så der ikke kan ske suboptimering eller opstå interessekonflikter.

Du kan udfylde en RACI-analyse for den enkelte proces, så samtlige stakeholdere bliver informeret på baggrund af standardoplysninger, når de skal agere/handle i forhold til deres RACI-rolle.

3. At facilitere en procesoptimeringskultur og understøtte virksomhedens rejse henimod ’process excellence’.

Det sker bl.a. ved, at Process Manager har en governancestruktur indbygget. Governance­strukturen rapporterer forbedringsforslag og kommentarer om processerne, helt ned på trinniveau.

Medarbejderne er de reelle eksperter i processerne og har ofte gode forslag til, hvad der kan forbedres. Derfor er det meget værdifuldt, at det er nemt for dem at give deres input. Logning og delegering af forslag og kommentarer sikrer en transparent proces, samtidig med at det opfordrer de enkelte procesdeltagere til at tage ansvar.

Samtidig er det muligt at give brugerne et simpelt overblik over processens karakteri­stika i Process Manager.

Overblikket viser, hvilke input der er nødvendige for at kunne fuldende processen, hvilke ressourcer der skal eksekvere processen, og hvilke aktiviteter de skal udføre.

Desuden bliver det dokumenteret, hvilke outputs processen leverer; og hvis du ønsker det, kan du også tilknytte både interne og eksterne kontroller. Kort sagt – et fuldt proces­overblik.

• R (Responsible): Den person/rolle, som udfører arbejdet. Der skal altid være en og kun en person/rolle, som er udførende per aktivitet.
  A (Accountable): Den person/rolle, som er ansvarlig for, at aktiviteten bliver gennemført. Der er normalt kun en person/rolle, som har dette ansvar, men i specielle situationer kan der være flere ansvarlige.
• C (Consulted): Alle de personer/roller, som skal høres eller deltage i aktiviteten. Alle de nødvendige personer/roller skal angives i et ubegrænset antal.
• I (informed): Alle de personer/roller, som skal informeres om aktiviteten. Det er ofte de personer/roller, som skal informeres, når aktiviteten er afsluttet – fx projektets styregruppe. Alle de nødvendige personer/roller skal angives i et ubegrænset antal.