BI – få mere værdi ud af dine data

Mange virksomheder har betydelige mængder værdifulde data, som hverken bliver udnyttet eller gjort operationelt tilgænge­lige på C-niveau eller for øvrige medarbejdere. For at finans- og regnskabsfunktionen kan hjælpe virksomhedens ledere med et kvalificeret beslutningsgrundlag, kræver det, at data er tilgænge­lige i en letforståelig form.

Her er nogle af de udfordringer, som vi ofte oplever hos virksom­hederne:

• Rapporteringen er for tids­krævende og statisk.
• Rapporteringen er ikke til­strækkeligt værdiskabende.
• Forskellige rapporter viser forskellige værdier for samme område/enhed.
• Virksomheden er afhængig af eksterne konsulenter for at foretage selv mindre ændrin­ger i rapporteringen.

Det er vores erfaring, at BI-projekter kan gøre en signifikant forskel for virksomhedens rapportering. Dette er tilfældet, hvad enten virksomhedens behov er et High Spot Review med fokus på de lavthængende frugter eller et end-to-end-projekt (E2E) som nedenstående case, hvor projektet involverer både en konsoli­deringsmodel og en business intelligence-løsning for hele virksomheden.

Konsolideret og værdiskabende rapportering – E2E BI-projekt

En dansk koncern med knap 300 ansatte, syv datterselska­ber, fire valutaer og en – for sin størrelse – meget kompliceret struktur havde store udfordringer med datastrukturen og med at sikre en effektiv og konsistent rapportering. Den løbende konsolidering og rapportering foregik i stor udstrækning manuelt, og koncernen havde udfordringer, fordi den:

• Anvendte alt for meget tid på rapportering
• Ofte havde problemer med konsolideringen og med at få sammenhæng i de rapporte­rede data
• Som standard kun havde mulighed for at følge op på budget- og forecast-afvigelser på aggregeret koncernniveau.

Koncernen havde oplevet en ganske betydelig vækst over en årrække, hvilket betød, at datamængden var steget betragteligt. Rapporteringen blev yderligere kompliceret af, at der ikke var en ensartet datastruktur i dattersel­skaberne.

Basicos opgave var at hjælpe virksomheden med at skabe en mere effektiv rapporterings­model, der kunne håndtere ovenstående udfordringer.

Et samlet ERP-system kunne have været en måde at håndtere datamængden og rapporteringen på. Dog er ERP-systemer ofte både dyre, statiske og tunge at arbejde med. ERP-systemer er hovedsa­geligt velegnede til opfølgning per selskab, men ofte er de ikke i stand til at håndtere detaljerede analyser på koncernniveau.

I stedet udviklede Basico en konsolideringsskabelon, der samlede information fra hele koncernen i ét konsoliderings­værktøj, der kunne anvendes til den løbende rapportering af alle i organisationen. Endnu vigtigere var det, at det kunne anvendes som et detaljeret opfølgningsværktøj helt ned på bilagsniveau for samtlige datterselskaber.

Løsningen gav en signifikant bedre og mere gennemsigtig struktur i rapporteringen og tilgængeligheden af data. I dag kan CEO’en tjekke virksomhe­dens tal i realtid på sin mobilte­lefon, mens afdelingslederen i Kina kan se egne tal og endda sammenligne dem med kollegernes i Japan og Spanien. Salgsafdelingen kan se præcis, hvordan de enkelte produkter sælger lige nu på de forskellige markeder, og marketing får øjeblikkelig viden om, hvordan kampagner og andre indsatser influerer på salget.

Fra data til dashboards – konsolidering og business intelligence i én samlet løsning.

Ingen manipulation

Alle tal er konsolideret direkte fra den oprindelige kilde uden manuelle processer. Resultatet er dynamiske og værdiskabende rapporter, der hjælper topledel­sen og resten af organisationen med at træffe bedre beslutninger. Når processen er etableret, og brugerfladerne er oprettet, bliver tallene opdateret automatisk og er tilgængelige hos brugerne i den ønskede form.

Kvaliteten af beslutningsgrund­laget stiger markant i hele virksomheden, når du kan se, hvordan det går lige her og nu overalt i forretningen. Det er ikke længere nødvendigt at træffe beslutninger på baggrund af tal fra sidste måned eller måneden før.

Til analyse af virksomhedens konsoliderede data var Power BI den rigtige løsning for kunden, da det kan levere en rapportering og et controlling-værktøj, som:

• Er hurtigt at implementere
• Har en attraktiv pris for imple­mentering og drift
• Er nemt at integrere og over­drage til virksomheden
• Er meget fleksibelt i opsæt­ningen i forhold til både den initiale implementering og efterfølgende ændringer
• Kan håndtere meget store datamængder.

Alle i virksomheden – fra C-niveau til afdelingsledere og medarbejdere i hele driftsorganisationen – kan få adgang til at se relevante tal i realtid 24/7/365.

Adgang og brugerflade bliver tilpasset de forskellige funkti­oner og de KPI’er, den enkelte bliver målt på.

Stort potentiale for hele virksomheden

Hvis du vil optimere virksomhedens Business Intelligence, har Basico erfaringen til at hjælpe dig med afdækning af behov, muligheder, planlægning, processer og brugerflade.

Basicos strategi på BI-projekter