Gig-økonomi skaber forandringer i dine processer

Ved at have opdaterede processer kan interims­medarbejderne hurtigt blive orienteret om, hvilke processer de skal involveres i eller arbejde med. Og det er lige meget, om de skal arbejde med at udvikle og forbedre processerne i et projekt eller udføre processerne i en driftsrolle. Med en jævnlig udskiftning af interims­medarbejdere stilles der altså større krav til, at processerne er opdaterede, og at ansvarsområderne er afklarede. Ellers kommer du og dine fastansatte med­arbejdere hurtigt til at bruge meget energi på at onboarde interimsmed­arbejdere, hvor de i stedet kan gå direkte ind og bidrage med værdi.

Når først processerne er opdaterede, skal de også være til at finde. Det betyder, at I skal overveje, hvor I gemmer jeres processer.

Det skal være et sted, som de temporære medarbejdere har adgang til. Så ikke noget med at sprede det ud over diverse foldere eller Teams-kanaler. Og så må det ikke være foldere, der er gemt bag brugeradgange el.lign.

En klar anbefaling er at have en folder eller et system med adgang for alle.

For at komme hurtigt i gang er det vigtigt, at processerne er til at forstå. Sørg for, at de er beskrevet på en måde, så de med­arbejdere, der skal læse dem, kan gøre det uden nærmere introduk­tion. Det betyder, at processymbolikken skal matche brugeren af processen, at processerne skal være overskuelige, og at sproget skal være handlingsorienteret og tydeligt.

Forståelige processer er vigtige for at undgå mistolkninger, behov for yderligere afklaringer og – i sidste ende – fejl, så arbejdet skal laves forfra.

Med detaljerede mener vi, at det skal være muligt og nemt at dykke ned i processen og se, hvilke underliggende aktiviteter og opgaver der er i processen – gerne helt ned på arbejdsbeskrivelsesniveau.

Det kan umiddelbart virke som et behov, der primært er der, hvis du ansætter en interimsressource til en driftsstilling, hvor vedkommende skal udføre processen. Det gør sig dog også gældende, hvis du hyrer en interims­medarbejder ind i et projekt. Her vil det typisk på et tidspunkt blive relevant at gennemgå, om arbejdsbeskrivelserne ændrer indhold. Det vil fx normalt være tilfældet, hvis et system opdateres eller udskiftes. Detaljerede processer er også relevante, hvis I arbejder med automatiseringstiltag.

Med temporære medarbejdere kommer der en enorm kilde til forbedringer af jeres processer. Både ift. små lette tiltag, spørgsmål om, hvorfor I gør dit og dat, og større ændringer, som radikalt ændrer processer, medfører automatiseringer osv. For at I kan få udbytte af de input, er det vigtigt, at I har en strukture­ret og let tilgængelig funktion koblet sammen med processerne, så det er nemt at afgive feedback.

Derudover er det vigtigt, at denne feedback løbende bliver evalueret af procesejeren. Hvis feedbacken fx skal udmønte sig i konkrete tiltag, vil det være godt at få uddybende information, inden den temporære medarbejder er væk igen.

Kravene til konstant opdaterede og detaljerede processer til den næste temporære medarbejder skaber et behov for let og hurtig opdatering af dine processer på mange niveauer. Det gælder både i forhold til at have nogle systemer og strukturer til processerne, som det er nemt at arbejde i, og i forhold til at det skal være hurtigt at få en proces godkendt og få information om den ud til de relevante medarbejdere, når først den er blevet opdateret.