insights article

Består dine processer gig-testen?

Få inspiration
Tilmeld dig vores nyhedsmail, og få et fagligt indspark med substans direkte i indbakken.
Del artikel
Peter Søndergaard
Manager

Gig-økonomien skaber en forandring i arbejdsmarkedet, så en stor andel af dine opgaver højst sandsynligt vil blive løst af en fleksibel og temporær arbejdsstyrke. For at blive bedst rustet til den forandring stiller det krav til både kvaliteten og detalje­niveauet af dine processer. Er du klar?

Del artikel

Arbejdsmarkedet er under forandring. Og de fleste virksomheder er stille og roligt ved at acceptere præmissen om, at talenter kun er til låns.

Et ønske om fleksibilitet og faglighed i yderste potens

Antallet af 25- og 40-års jubilæer har længe været under pres, og diskussionerne om den skamløse medarbejder, der skifter job hvert andet år, er ved at være ebbet ud. Nogle virksomheder kæmper stadig imod og gør, hvad de kan for at holde på deres medarbejdere i den samme rolle som den, de begyndte i. Andre virksomheder har indset, at talenter bevæger sig derhen, hvor der er fokus på at bringe dem videre.

Så imens virksomhederne har arbejdet på at udvikle deres talentprogrammer for at få de dygtigste og mest ambitiøse ind i stalden, er en større og større del af arbejdsstyrken begyndt at flirte med at gå fra faste jobs til frie opgaver. Deres motivation er øget fleksibilitet og mulighed for at fokusere på de opgaver, hvor de oplever, at deres faglighed dyrkes på det højeste niveau.

 

Hvad er en gig-økonomi, og hvem er gig-arbejderne?

Gig-økonomien refererer til et generelt arbejdsmiljø, hvor kontrakterne er kortvarige (time, dag, uge, måned) og midlertidige. Det kaldes også freelanceøkonomi, hybrid arbejdsstyrke eller opgaveøkonomi. Gig-arbejdere er mennesker, der arbejder selvstændigt og er tilknyttet virksomhederne i en begrænset tidsperiode.

 

Antallet af denne type medarbejdere – interimsmedarbejdere – er således støt stigende, og gruppen omfatter alle aldre, erfaringsniveauer, fagligheder og brancher.

Det betyder, at arbejdsgiverne har adgang til interimsmedarbejdere, der kan hjælpe med input til at ramme best practice og effektiv opgaveløsning, men også til interims­medarbejdere, der er vokset op med digitaliseringen og ser på opgaverne med andre perspektiver. Det betyder, at uanset hvilken udfordring en given virksomhed står over for, kan løsningen findes i puljen af løs­arbejdere, som skaber det opgave­baserede arbejdsmarked; også kaldet for gig-øko­nomien eller opgaveøkonomien.

Og sandt at sige er der store muligheder i gig-økonomien – men for at kunne udnytte potentialet i den er det nødvendigt, at I har fokus på jeres processer.

For at få de temporære medarbejdere bragt hurtigst muligt i spil kræver det nemlig, at de kan få indsigt i virksomheden. Hurtigt og retvisende.

Og nu begynder vi at nærme os gig-testen. For hvilke krav stiller gig-økonomien til dine processer?

Svaret er ‘Mange’. Her kommer vi med seks bud på, hvad I som minimum skal tænke over, hvis I vil klare jer godt gennem gig-testen.

 

  1. Processerne skal være opdaterede
    Ved at have opdaterede processer kan interims­medarbejderne hurtigt blive orienteret om, hvilke processer de skal involveres i eller arbejde med. Og det er lige meget, om de skal arbejde med at udvikle og forbedre processerne i et projekt eller udføre processerne i en driftsrolle. Med en jævnlig udskiftning af interims­medarbejdere stilles der altså større krav til, at processerne er opdaterede, og at ansvarsområderne er afklarede. Ellers kommer du og dine fastansatte med­arbejdere hurtigt til at bruge meget energi på at onboarde interimsmed­arbejdere, hvor de i stedet kan gå direkte ind og bidrage med værdi.

  2. Processerne skal være let tilgængelige
    Når først processerne er opdaterede, skal de også være til at finde. Det betyder, at I skal overveje, hvor I gemmer jeres processer.

    Det skal være et sted, som de temporære medarbejdere har adgang til. Så ikke noget med at sprede det ud over diverse foldere eller Teams-kanaler. Og så må det ikke være foldere, der er gemt bag brugeradgange el.lign.

    En klar anbefaling er at have en folder eller et system med adgang for alle.
  1. Processerne skal være forståelige
    For at komme hurtigt i gang er det vigtigt, at processerne er til at forstå. Sørg for, at de er beskrevet på en måde, så de med­arbejdere, der skal læse dem, kan gøre det uden nærmere introduk­tion. Det betyder, at processymbolikken skal matche brugeren af processen, at processerne skal være overskuelige, og at sproget skal være handlingsorienteret og tydeligt.

    Forståelige processer er vigtige for at undgå mistolkninger, behov for yderligere afklaringer og – i sidste ende – fejl, så arbejdet skal laves forfra.
  1. Processerne skal være detaljerede
    Med detaljerede mener vi, at det skal være muligt og nemt at dykke ned i processen og se, hvilke underliggende aktiviteter og opgaver der er i processen – gerne helt ned på arbejdsbeskrivelsesniveau.

    Det kan umiddelbart virke som et behov, der primært er der, hvis du ansætter en interimsressource til en driftsstilling, hvor vedkommende skal udføre processen. Det gør sig dog også gældende, hvis du hyrer en interims­medarbejder ind i et projekt. Her vil det typisk på et tidspunkt blive relevant at gennemgå, om arbejdsbeskrivelserne ændrer indhold. Det vil fx normalt være tilfældet, hvis et system opdateres eller udskiftes. Detaljerede processer er også relevante, hvis I arbejder med automatiseringstiltag.
  1. Det skal være nemt at indsamle feedback
    Med temporære medarbejdere kommer der en enorm kilde til forbedringer af jeres processer. Både ift. små lette tiltag, spørgsmål om, hvorfor I gør dit og dat, og større ændringer, som radikalt ændrer processer, medfører automatiseringer osv. For at I kan få udbytte af de input, er det vigtigt, at I har en strukture­ret og let tilgængelig funktion koblet sammen med processerne, så det er nemt at afgive feedback.

    Derudover er det vigtigt, at denne feedback løbende bliver evalueret af procesejeren. Hvis feedbacken fx skal udmønte sig i konkrete tiltag, vil det være godt at få uddybende information, inden den temporære medarbejder er væk igen.
  1. Processerne skal være lette at opdatere
    Kravene til konstant opdaterede og detaljerede processer til den næste temporære medarbejder skaber et behov for let og hurtig opdatering af dine processer på mange niveauer. Det gælder både i forhold til at have nogle systemer og strukturer til processerne, som det er nemt at arbejde i, og i forhold til at det skal være hurtigt at få en proces godkendt og få information om den ud til de relevante medarbejdere, når først den er blevet opdateret.

 

De seks krav gælder for udformningen af jeres processer, for strukturen og adgangen til processer samt for valget af systemer til jeres procesarbejde. Det kræver noget for­arbejde, men hvis I først får det sat godt op, så er I klar til at høste yderligere fordele på vej ind i gig-økonomien. Og så er der vist kun et spørgsmål tilbage:

Kan jeres processer klare gig-testen?

_

 

Kilder:

McKinsey & Company, 2016, ’Independent work: Choice, necessity, and the gig economy’.

www.dst.dk/da/Statistik/nyt/NytHtml?cid=31838

www.danskesoloselvstaendige.dk/power-facts-om-smaa-selvstaendige/

Peter Søndergaard
Peter Søndergaard
Manager
Vil du ruste dine processer til at bestå gig-testen?
Opdaterede og aktive processer er af­gørende for tempoet og kvaliteten i forretningen. Hos Basico står der et erfarent team klar til at hjælpe dig med at komme godt i gang med procesforbedringer.
Du er meget velkommen til at række ud, hvis du vil høre mere om, hvad vi kan gøre for dig.
Basico nyhedsbrev Få vores faglige magasin Content

I Content finder du masser af inspiration til supportfunktionerne i form af faglige artikler og tankevækkende interviews.