Flere og flere danske virksomheder har taget et robotics-initiativ. Da de første initiativer blev taget, var det typisk store IT-projekter, der foregik langt fra forretningen og derfor ikke involverede medarbejdere i hverken forretningen eller supportfunktionerne. Robotics var fra brugerens synspunkt indkapslet direkte i IT-systemerne, uden mulighed for at påvirke processen overhovedet.
Heldigvis tager de fleste nye initiativer udgangspunkt i anvendelsen af kontorrobotter, som kan automatisere de trivielle manuelle arbejdsgange, som mange højtuddannede medarbejdere bruger for meget tid på. Hermed frigives der tid og ressourcer til mere værdiskabende aktiviteter til gavn for effektiviteten, fleksibiliteten, agiliteten samt ikke mindst dine medarbejderes arbejdsglæde.
En del af vores kunder har igangsat et initiativ med kontorrobotter ved hjælp af Foxtrot RPA, hvilket har bevirket, at robotinitiativet kunne iværksættes til en lav omkostning og efter mottoet ”kravle, gå, løbe”. Start med at automatisere små eksisterende processer, hvor du er i kontrol med såvel input som output. Kort sagt: Det er nemmere at spise elefanten bid for bid end i en stor mundfuld.
At starte på denne måde har givet mange gode resultater; resultater så gode, at virksomhederne har valgt at accelerere udbredelsen af deres kontorrobotter.
Robotics-evolution
Initiativet starter typisk lokalt. Det helt simple setup er, at kontorrobotten installeres på en medarbejders laptop, og medarbejderen begynder at automatisere sine egne opgaver. Her er det brugerens eksisterende rettigheder, der styrer adgange til eksisterende systemer. Robotten anvender fx brugerens AD-adgange til Dynamics NAV, til webapplikationer osv.
Men efterhånden som de gode resultater indfinder sig, vil man gerne udbrede initiativet. Den oprindelige bruger er nu blevet udnævnt til specialist eller måske projektleder og starter på at bygge automatiseringer til sine kolleger i afdelingen. Initiativet begynder nu at bevæge sig op ad i det Robotics Organizational Hierarchy, som er anført i figur 1. Og næste trin er måske, at den samme person bygger robotter til kolleger fra andre afdelinger i virksomheden, når de hører om muligheden for at automatisere trivielle manuelle arbejdsopgaver.
Det er også en naturlig udvikling, at flere medarbejdere får adgang til at bygge automatiseringer med kontorrobotten. Så er der pludselig flere, der er i stand til at redigere og udvikle robotter, på kryds og tværs af hele forretningsenheden, ja måske ovenikøbet globalt.
Det giver sig selv, at jo mere udbredt initiativet bliver, jo større incitament er der til at overveje governance vedrørende initiativet. For jo flere der kan bygge, jo bedre skal virksomheden have styr på, hvem der laver hvad, hvem der har adgange, hvem der bruger kapaciteten, og hvornår de kører deres automatiseringer. Og dette er blot et udsnit af de spørgsmål, der trænger sig på.
Basico robotics governance framework
For at adressere ovenstående spørgsmål har Basico udviklet et ”Robotics Governance Framework”. Vores framework tager udgangspunkt i virksomhedens forretningsmæssige behov. For kan kontorrobotterne ikke understøtte forretningen, mister initiativet sin berettigelse, og investeringen i kontorrobotter er spildt.
Når det er besluttet, hvorledes forretningen ønsker at anvende kontorrobotten, skal det fastlægges, på hvilket organisatorisk niveau robotics-initiativet bør drives og forankres. Der er væsentlige afvigelser mellem, hvordan fx brugersikkerhed skal sættes op, alt efter om det er én person, der automatiserer sine egne opgaver, eller det er et Center of Excellence, der automatiserer på tværs af forretningsenheden – eller måske ovenikøbet på tværs af koncernen.
Når vi har fastlagt forretningens behov samt det organisatoriske setup, kan vi begynde at udfylde vores framework.
Med udgangspunkt i det nu fastlagte organisatoriske ejerskab anvendes Basicos syvdimensionelle model til at analysere, hvilken governance-model der passer til den respektive virksomhed. På en workshop med virksomhedens relevante stakeholders gennemgår vi en lang række forhold, der alle har stor relevans for, hvorledes virksomheden bedst muligt accelerer, udbreder og styrer sit initiativ. Såfremt man er længere oppe i hierarkiet end på det individuelle niveau, er det vigtigt, at virksomhedens IT-ressourcer er involveret i denne del, da de har unik og relevant viden om IT-strategi, infrastruktur og generelle IT-politikker. Når man bevæger sig op i hierarkiet, stiger IT-kompleksiteten også.
Baseret på dette kan virksomheden ikke blot tage beslutninger vedr. nuværende setup, men også sikre, at man har en governance-struktur, der kan justeres, i takt med at virksomheden udvikler initiativet med kontorrobotter og realiserer sit robotics-roadmap i takt med virksomhedens planer.
Efter denne workshop dokumenteres konklusioner, beslutninger og relevante forhold i et governance-dokument. Governance-dokumentet danner grundlaget for de handlinger og initiativer, der skal implementere den virksomhedsspecifikke Robotics Governance-struktur.
Det er vores anbefaling, at så snart du tager beslutningen om at udbrede kontorrobotter ud over den individuelle brugers egne processer, bør du begynde at forholde dig til den underliggende governance-struktur. Det er bedre at gøre det for tidligt end at gøre det for sent.
