insights article

Automatisering – der findes mere end robotter

Online fyraftensmøde
Microsoft gør RPA gratis. Men hvad betyder det for dig?
Del artikel
Morten Boldsen
Partner
Chris Nielsen
Senior Consultant

De seneste års fokus på robotter (RPA) som det primære automatiseringsværktøj risikerer at skabe en tilgang til automatisering, hvor valget af et specifikt værktøj vægtes højere end forståelsen for forretningens proceslandskab. Det kan derfor være en fordel at tænke ud over en enkelt proces eller applikation, når du skal implementere automatiseringsværktøjer i forretningen.

Del artikel

Licensomkostninger til automatiseringsværktøjer har indtil nu været en barriere for at tage flere værktøjer i brug. I takt med at markedet har udviklet sig, er produkt-suiter med flere forskellige værktøjer blevet mere tilgængelige prismæssigt. Her er Microsoft frontløber med deres Power Platform, hvor prisen begynder ved cirka 250 kr. om måneden. Dermed er licensprisen ikke længere en reel barriere. 

At opbygge sit automatiseringsinitiativ omkring ét enkelt værktøj eller én bestemt teknologi kan medføre ineffektive processer af svingende kvalitet med lav stabilitet og gøre dem unødigt komplekse. Finder du ikke den rigtige sammensætning, kan det hindre initiativet i at skalere. I værste fald opnår du ikke det ønskede potentiale. 

De forskellige automatiseringsmuligheder har hver deres styrker og svagheder og egner sig derfor til forskellige typer af processer og tilhørende delelementer. De virksomheder, der formår at vælge de rigtige værktøjer, giver deres automati-seringsinitiativ et helt andet fundament at vækste fra. Det er derfor vigtigt, at du sammensætter din værktøjskasse med udgangspunkt i din virksomheds systemer og processer. 

Hvad er RPA's spidskompetence?

Fordele
Hurtig udviklingshastighed
Kan placeres i forretningen
Automatiseringer på tværs af alle programmer

Ulemper
Påvirkes af brugergrænsefladen
Træningsbehov undervurderes ofte

 

RPA har de seneste år opnået udbredelse som forretningens foretrukne automa-tiseringsværktøj. De brede anvendelsesmuligheder kombineret med en højere grad af brugervenlighed har uden tvivl været stærkt medvirkende til denne udbredelse. RPA har dog, ligesom alle andre værktøjer, også sine begrænsninger. Så hvornår giver det mening at benytte sig af RPA?

Det er typisk i de virksomheder, hvor systemlandskabet indeholder ældre appli-kationer, og hvor integrationer ikke er mulige eller er komplekse, at RPA giver mest værdi. En af de helt store fordele ved RPA er nemlig, at du har mulighed for at automatisere via brugergrænsefladen. Det vil sige, at processerne bliver udført på samme måde, som hvis en medarbejder selv skulle udføre dem. Det giver dermed mulighed for at automatisere i systemer, det tidligere var uhensigtsmæssigt at arbejde med, samt at forkorte udviklingstiden.

RPA flytter automatiseringen ud i forretningen

Med et brugervenligt RPA-værktøj har du mulighed for at placere automati-seringerne i forretningen fremfor hos IT-afdelingen. Det kræver dog, at forretningens tekniske kompetencer er på plads, for uanset hvor brugervenlige disse værktøjer kan være, kommer du ikke særlig langt uden en vis forståelse for IT. Får du derimod placeret værktøjet hos en IT-kompetent medarbejder i forretningen, kan udviklingsprocessen blive hurtig og agil, og du minimerer risikoen for at skabe flaskehalse i fx IT-afdelingen.

Men tag ikke fejl: RPA er ikke venstrehåndsarbejde, men kræver tid til uddannelse og fordybelse. Du bliver ikke 100-metermester uden en anselig tidsinvestering. For selvom brugervenlighed og høj udviklingshastighed er to fordele ved RPA, så kræver RPA en del vedligeholdelse. Vedligeholdelsen stiger, når du er afhængig af brugergrænsefladen i diverse systemer og applikationer, og du skal være opmærksom på, at kompleksiteten øges, i takt med at initiativet vokser, og processerne bliver mere omfattende.

Så hvilke værktøjer kan du ellers anvende, spørger du måske?

Hvad findes der ellers på markedet?

Basicos approach til 'process management' tager udgangspunkt i vores ramme-værktøj. Gennem kortlægning af dine processer og systemer vælges de rigtige værktøjer til at understøtte dine løsningsforslag og klargøre processerne til automatisering. Vi kalder det Basicos Process Management Framework.

Basicos Process Management Framework

Vores standard for processtyring og automatisering

1. Processer​
Automatisering begynder med processerne. Identificer, hvilke systemer der er involveret, og skab  et automatiseringsroadmap.

2. Teknologivalg
Valg af den rigtige værktøjskasse med forskellige applikationer og teknologier, der interagerer med IT-landskabet og matcher processerne.

3. Procesoptimering
Optimering af processerne i road-mappet med henblik på at sikre en bedre udviklingsfase ved at begrænse kommunikationen og gentagelser via en strømlinet proces.


Kort fortalt hjælper frameworket dig med at få et overblik over dine processer og systemer, vælge de rigtige værktøjer og klargøre processerne til automatisering. Frameworket præsenterer et udsnit af de forskellige værktøjer, der findes på markedet.

Vi har uddybet dem herunder:

Workflow

Fordele
Hurtig eksekvering
Høj stabilitet

Ulemper
Teknisk tungere
Afhængig af integrationsmuligheder til systemer

Workflow-værktøjer arbejder med direkte integrationer og foruddefinerede API’er1, typisk kaldet 'connectors'. Workflows muliggør altså automatisering af arbejdsgange, som vil blive udført i baggrunden, hvorimod RPA vil udføre processerne i forgrunden. Det gør workflows mere stabile end RPA-løsninger, da de fx ikke kan blive forstyrret af ændringer i brugergrænseflader. Du skal dog være opmærksom på, at forskellige udbydere af workflows tilbyder forskellige 'connectors'. Du skal således sikre dig, at det produkt, du vælger, kan arbejde sammen med de nødvendige systemer og applikationer. Du har imidlertid også mulighed for at bygge dine egne API’er, men det kræver selvsagt lidt tungere tekniske kompetencer.

Forms

Fordele
Nem digitalisering af data
Struktureret data

Ulemper
Begrænset konfigurationsmuligheder

'Forms' giver din virksomhed mulighed for at komme væk fra at anvende dokumenter som fx Excel-ark som input til jeres automatiseringer. 'Forms' strukturerer dine data, så der ikke er tvivl om dataformatet, hvorvidt input er udfyldt korrekt, eller hvor du nu lige havde placeret Excel-arket, og hvilken version der skulle anvendes. 'Forms' er i alt sin enkelthed inputformularer, hvor data altid er sat op præcis, som du ønsker det. Og når data er digitale og strukturerede, har du det bedste udgangspunkt for at automatisere.

Supporting technologies

Der findes selvsagt også andre måder at automatisere på end ovennævnte. Med fx dokumentautomatisering har du mulighed for at oprette alle forretningskritiske dokumenter, sende dem til digital underskrift og sørge for, at de bliver håndteret og opbevaret korrekt efterfølgende. På den måde undgår du manuelle fejl og sikrer, at du har styr på processen og dermed altid er compliant. Du kan også benytte dig af kodesprog såsom VBA, Python eller PowerShell – både som selvstændige løsninger eller som en delløsning til ovennævnte værktøjer. Fordelen ved sådanne løsninger er, at du kan skræddersy dem efter dine behov. Dog er det værd at være opmærksom på, at de har en længere udviklingstid, og at der kræves en teknisk tungere ressource til at udvikle og vedligeholde dem. Ud over ovennævnte findes der et hav af forskellige værktøjer på markedet – hver med deres egne anvendelsesmuligheder og begrænsninger.

Hvad ligger der til grund for valg af værktøjer?

Når det kommer til automatisering og valg af værktøjer og teknologier, er det fundamentalt, at dit eksisterende systemlandskab og de omkringliggende processer danner grundlag for beslutningen. Det handler om at skabe overblik over, hvilke systemer din virksomhed har, og dernæst kigge på, hvilke teknologier der spiller bedst sammen med dem.

En anden vigtig overvejelse er, hvordan I som virksomhed ønsker at implementere automatiseringsløsninger. Med forskellige værktøjer kommer forskellige grader af kompleksitet. Det er derfor vigtigt at have for øje, hvad der passer til dine medarbejdere, eller om du ønsker, at initiativet skal drives af eksterne eksperter. Hvis målet er at placere initiativet i forretningen, er brugervenlighed et af de parametre, der skal vægtes højest, når der skal vælges værktøjer, for automatisering bliver hurtigt svært for den almene forretningsbruger. Hvis I på den anden side ønsker, at initiativet drives af IT-afdelingen eller eksterne eksperter, er det naturligt at kigge mod andre løsninger, hvor brugervenligheden ikke vægter lige så højt, men hvor stabilitet og hastighed er det vigtigste.

Det kan anbefales at tage flere faktorer i betragtning, når du skal i gang med automatisering eller vil skalere et eksisterende initiativ. At drive et automatiseringsinitiativ baseret på et enkelt værktøj er sjældent det rigtige – især ikke når nogle produktsuiter tilbyder flere værktøjer uden ekstra omkostninger, med Microsoft og Nintex som de bedste eksempler.

Det gælder især, når initiativet på sigt bliver mere omfangsrigt, og processerne bliver større og mere komplekse. Her er det vigtigt at anvende de værktøjer, der egner sig bedst til de enkelte delelementer af processerne frem for at insistere på at automatisere med ét værktøj. Så at vælge flere værktøjer som alternativer til RPA giver jer mulighed for at automatisere mere effektivt og stabilt og at automatisere et bredere spektrum af processer, end hvis I blot have et værktøj til rådighed.

 

[1] API er en forkortelse for Application Programming Interface, som betegner en funktion inden for software, der gør det muligt for flere programmer at arbejde sammen og at udveksle data på tværs af programmer.

Vil du vide mere om, hvordan du kan sammensætte din værktøjskasse?
Vil du høre mere om, hvordan jeres organisation bedst muligt kan tilpasse en automatiseringsstrategi til jeres specifikke behov, eller måske bare blive klogere på de forskellige automatiseringsværktøjer?
Så kontakt Morten Boldsen og hør mere.
Denne artikel er skrevet af
adv-image
Morten Boldsen
Partner
adv-image
Chris Nielsen
Senior Consultant
Få vores faglige magasin Content

I Content finder du masser af inspiration til supportfunktionerne i form af faglige artikler og tankevækkende interviews.