Berendsen: Bæredygtighed kræver en effektiv forretning

Berendsen: Bæredygtighed kræver en effektiv forretning

Af

Berendsen har haft ansvarlighed og bæredygtighed på agendaen siden 90’erne. Længe før ‘upcycling’, veganisme og økologi blev cool – og længe før CSR (Corporate Social Responsibility) og samfundsansvar var blevet en almen del af den strategiske agenda. Det handler bl.a. om Berendsens stærke værdier, der altid har været styrende for virksomheden – og om at gøre sig til en attraktiv arbejdsplads og en samarbejdspartner, som ens kunder trygt kan handle med. En vigtig del af den indsats er forankret i indkøbsafdelingen, hvor simplificering og konsolidering af leverandørbasen efterlever strategien. Fokus ligger ikke kun på besparelser og økonomi, men i høj grad også på at samarbejde med leverandørerne om at udvikle mere bæredygtige løsninger – og på at finde nye leverandører, der er innovative på CSR-området.

Egentlig er Morten Nordskov på ferie. Alligevel er han mødt op på Basicos kontor i Hellerup. Morten Nordskov er indkøbschef i Berendsen, og han har sat ferien på pause en times tid for at dele historien om, hvordan Berendsen – en af Danmarks største leverandører af tekstil- og hygiejneløsninger – gør alt det, de gør, med et konstant fokus på CSR og bæredygtighed.

Sådan har det været siden 90’erne – og ambitionerne er ikke blevet mindre med tiden.

“Vi startede allerede med CSR i 90’erne for at ruste os til at være nogle, man trygt kunne samarbejde med. Vi forbruger rigtig meget ‘WECO', som står for vand, energi, kemikalier og olie (gas), men vi arbejder konstant på at mindske forbruget – bl.a. har vi siden 90’erne halveret forbruget af vand pr. kilo vasket tøj”, fortæller Morten Nordskov og fortsætter:

“Og vi er ikke i mål endnu. Vi kan sagtens blive endnu bedre, men det tager noget tid at bygge de her ting op, når man er så stor en virksomhed. Så er det ikke noget, man bare gør fra den ene dag til den anden. Et af vores vaskerier har bevist, at vi kan genanvende vand uendeligt, men at investere i teknologien til et helt vaskeri er en langsigtet proces.”

Arbejdet er dog i fuld gang, hvilket også er nødvendigt for at nå de ambitiøse 2030-mål i Berendsens CSR-strategi, der indebærer 100 % cirkulære tekstiler, en 100 % grøn bilpark og at blive Danmarks bedste arbejdsplads.

Det er ikke nok at finde den billigste løsning
Berendsen var en af de første ti virksomheder i Danmark, der blev CSR-certificeret i 2012, og i 2020 kan virksomheden fejre, at de i ti år har tilbudt svanemærket vaskeservice.

Derudover har Berendsen en lang række andre certificeringer – bl.a. er de ISO-certificerede inden for arbejdsmiljø, miljø, kvalitet og hygiejne – og sidste år var Berendsen den første virksomhed i verden, der blev verdensmåls­certificeret.

Men det konstante fokus på bæredygtighed og ansvarlighed betyder også, at opgaven som indkøbschef ikke er uden udfordringer. Det er ikke nok at finde den billigste løsning – du skal finde den bedste og mest bæredygtige løsning.

“Vores indkøbsfunktion er bygget op på en lidt anden måde, end den måske er mange andre steder, fordi CSR fylder meget. CSR er vores interne rettesnor i forretningen, og den skal jeg og min chef – som er Berendsens CFO – også rette os efter. Jeg kan komme og fortælle, at jeg har fundet en bedre måde, så det bliver en superbillig løsning, men hvis ikke det har den rette CSR-vinkel, så er det ikke nødvendigvis den rette løsning for os”, fortæller Morten Nordskov.

Samtidig understreger han, at CSR ikke kun er en udgift. Det er også en konkurrencefordel, der gør, at kunderne trygt kan handle med Berendsen – også i fremtiden, hvor tendensen er, at kravene til virksomhedernes CSR-indsats og dokumentationen af den kun bliver skærpede.

“Selvom CSR koster penge på den korte bane, kan man foretage investeringer, der gør, at CSR samlet set bliver billigere på den lange bane. Men for at indfri det potentiale skal man arbejde med en længere tilbagebetalingshori­sont end normalt og anskue det mere i et ‘livscyklusperspektiv’
– og ikke se på hver enkelt leverance isoleret. Netop her er en cirkulær forretningsmodel et meget stærkt fundament, fordi vi formår at genbruge vores ressourcer igen og igen”, forklarer Morten Nordskov.

Kunsten at holde snor i 2.200 leverandører – og deres underleverandører
Som en del af CSR-arbejdet har Berendsen fokus på aktiv leverandørstyring og opfølgning – og det er en omfattende opgave, når der er tale om 2.200 leverandører – og deres underleverandører.

“Når vi tager nye leverandører ind, skal de underskrive vores Code of Conduct. Derudover laver vi en risikovurdering på dem ved at bede dem udfylde en evaluering med fokus på sociale, etiske og miljømæssige forhold”, fortæller Morten Nordskov og fortsætter:

“Vi går i dialog med de leverandører, vi vurderer som røde eller gule i evalueringsarket – og hvis vi vurderer, at det er relevant, får vi foretaget en tredjepartsaudit hos leverandøren. Arbejdet med evalueringsarket er relativt nyt, fordi vi vurderede, at en underskrift af vores Code of Conduct ikke længere kunne stå alene, og derfor er vi ved at indarbejde en såkaldt ‘kædekontrol’, så vi får dybere indsigt i, om leverandøren er i kontrol med sine underleverandører.”

 

Kort om Berendsen

Berendsen tilbyder bæredygtige tekstil- og hygiejneløsninger og svanemærket vaskeriservice. Berendsen var en af de ti første virksom­heder i Danmark, der blev CSR-certificeret i 2012, og i 2019 blev Berendsen verdensmålscertificeret af Bureau Veritas som den første virksomhed i verden. I Danmark beskæftiger Berendsen 1.300 medarbejdere på 17 specialvaskerier samt et hovedkontor.

Men Berendsen er samtidig en del af noget større.

Berendsen er en del af Elis – en international multiservice-leverandør, der tilbyder løsninger inden for tekstil, hygiejne og facility services. Elis er til stede såvel i Europa som i Latinamerika og er førende i de fleste af de 28 lande, hvor virksomheden har aktiviteter.

Koncernen har 45.000 medarbejdere i 440 produktions- og servicecentre. De arbejder for både den offentlige sektor og private virksomheder af enhver størrelse – på tværs af brancher.

 

Spend cubens overblik bidrager til en rentabel CSR-strategi
Fundamentet for at gøre den forskel i verden, som Berendsen har sat sig for, er en virksomhed, der også er økonomisk bæredygtig. Men hvordan sørger man for, at virksomheden stadig fungerer rentabelt, når man ikke kan vælge de billigste løsninger blandt leverandørerne?

Det handler bl.a. om simplificering og konsolidering af indkøbene for at opnå fordelagtige priser og mængderabatter. Derfor har det været et vigtigt fokusområde for Morten Nordskov at få igangsat en mere centraliseret proces for virksomhedens indkøb.

“Hos Berendsen skal vi arbejde på at blive bedre til at udnytte vores volumen og dermed potentiale, så konsolidering og simplificering er vigtigt for os”, fortæller Morten Nordskov og fortsætter:

“Der er jo kæmpestor forskel på, om en leverandør handler med alle afdelinger eller kun en enkelt. Vi får ikke den bedste pris, hvis vi har 17 lokale aftaler på et område – det gør vi, hvis vi har én leverandør, der handler med Berendsen Danmark samlet som den foretrukne leverandør.”

Men hvordan går man til den opgave, når indkøbene historisk set er foregået decentralt? Det handler bl.a. om data og om at få overblik over data på tværs af virksomheden – et vigtigt fokuspunkt for Morten Nordskov, der for et halvt års tid siden færdiggjorde en MBA, hvor netop fokus på digitalisering har fyldt meget; en uddannelse, der allerede nu har bidraget med alternative tilgange til løsninger.

Som følge af den bestående datakvalitet har Morten Nordskov fået hjælp af Basico til at bygge en spend cube, der giver et detaljeret overblik over virksom­hedens omkostninger på faktura- og leverandørniveau – bl.a. til facility management (FM). Som en del af den proces har Basico været på lokationsbesøg på alle Berendsens vaskerier for på den måde at forstå, hvordan det enkelte vaskeri fungerer, og hvorfor deres omkostningsniveau er, som det er.

Suppleret med en gennemgang af Berendsens formaliserede rammeaftaler og serviceaftaler har Basico udarbejdet en afsluttende rapport, som indeholder et optimeringspotentiale, der samtidig sikrer et højere kvalitetsniveau på en række FM-ydelser. Det har været en vigtig del af analysen, da optimeringspotentialerne skal understøtte Berendsens CSR-strategi og fokus på bæredygtighed – hvorfor den billigste løsning ikke altid er den bedste.

 

Foto: Berendsen, Morten Nordskov, indkøbshef i Berendsen

 

Et årligt optimeringspotentiale på mellem 5,1 og 9,9 mio. kr.
Spend cuben har hjulpet Berendsen med at få overblik over og indblik i udgifterne på et meget detaljeret niveau – og det har resulteret i, at der er blevet identificeret et optimeringspotentiale på mellem 5,1 og 9,9 mio. kr. årligt, der kan realiseres ved at standardisere og konsolidere FM-processerne i hele værdikæden, herunder at få skabt optimale snitflader til leverandørerne gennem indkøbs- og kontraktstyring fra centralt hold. Med spend cuben og Basicos analyse i hånden var Berendsen godt rustet til selv at drive besparelsesprojekterne.

“Basico har skabt et overblik over vores FM-omkostninger på et niveau, som vi på ingen måde selv ville kunne have skabt lige så effektivt og lige så detaljepræcist, som det er sket nu. Den spend cube, som Basico har bygget – og særligt også den afsluttende rapport – har begge været rigtig gode som guidelines, ift. hvilke indsatsområder vi prioriterer. Der har også været mange ting, som vi før har troet, at vi skulle i gang med, men som vi nu har parkeret, da vi har fået syn for sagen”, fortæller Morten Nordskov og fortsætter:

“Vi prøver at hive fat i nogle af de største identificerede områder – og nogle områder, som kan give hurtig ‘impact’ i forretningen. Og vi skelner mellem, hvad der giver en direkte og en indirekte ‘impact’. Og så kigger vi igen på, hvor store posterne er. Og det er jo klart, at vi helst vil forsøge at arbejde med de direkte omkostninger for at se, om vi kan få pengene direkte ned i vores drift.”

Nogle af de første store poster, som Berendsen har taget fat på at få standardiseret på tværs af virksomheden, har været kaffe, emballage, affald, løftegrej, porte, brandmateriel samt indkøb af reservedele, hvor der nu er indgået en masse centrale indkøbs- og serviceaftaler.

“Hvis du lægger tingene sammen, så ligger vi måske på 1,5-2 mio. kr. i besparelser indtil videre. Så ud af det samlede potentiale er der stadig et stykke vej endnu, men vi har også kun kigget på fem-otte områder ud af 50 identificerede. Så der er masser at tage fat på”, fortæller Morten Nordskov og tilføjer, at et af de store områder, der venter som det næste, er en analyse af rengøringen.

Egentlig ville han gerne være godt i gang med den del allerede, men Berendsen er også blevet ramt af coronakrisen og er derfor blevet nødt til at revurdere planerne for 2020.

… og så ramte covid-19
Det hele kørte efter planen i starten af 2020, hvor Morten Nordskov var klar til at tage hul på nogle af de indsatser, der var identificeret ved hjælp af spend cuben og Basicos analyse, men så ramte coronakrisen.

Og Morten Nordskov måtte sende alle medarbejdere i Indkøb hjem på ubestemt tid – på nær en enkelt medarbejder, der skulle holde den store flåde af biler kørende. 

Berendsen stod nemlig overfor, at leasingaftalerne på mange af deres køretøjer snart ophørte, så de skulle finde ud af, hvilke der skulle genbestilles, afbestilles eller forlænges.

Der skulle også købes ind: Mundbind, dragter, briller, handsker og ‘smelteposer’ – poser, som kunderne kunne aflevere coronakontamineret beklædning samt linned i, som derefter opløses i Berendsens vaskemaskiner i starten af vaskeprocessen.

 

"Den spend cube, som Basico har bygget – og særligt også den afsluttende rapport – har begge været rigtig gode som guidelines, ift. hvilke indsatsområder vi prioriterer.”

Berendsen var naturligvis langt fra de eneste, der skulle have fat i den type varer.

Under coronakrisen arbejdede Morten Nordskov derfor ofte fra tidlig morgen til sen aften – for det var der, man kunne få fat i de leverandører af mundbind og smelteposer, som sad på den anden side af jorden – og det var afgørende for Berendsen at sikre sig de efterspurgte varer tidligt i krisens udbrud.

Selvom coronakrisen har udskudt Berendsens optimeringsprojekt, er Morten Nordskov og hans team klar til at starte op igen på rækken af projekter, når alle er tilbage fra sommerferie.

“Vi har ikke brugt penge på en analyse for ikke at bruge den. ‘Follow through’ er vigtigt, og vi kan se, at det her kan skabe værdi for os, så selvfølgelig fortsætter vi”, siger Morten Nordskov, da vi spørger til, hvorfor Berendsen holder fast i projektet i en tid, hvor mange virksomheder har lukket ned for projekter.

“Det har været en god proces at få syn for sagen via Basicos analyse samt data. Det har hjulpet os med at få kickstartet processen – og vi kan hele tiden hive Basicos analyse op ift. at se, hvor vi kan tage fat som det næste.” 

 

Lisbeth Bau-Madsen

Vil du have overblik og indsigt?

Du er meget velkommen til at række ud, hvis du vil høre mere om Basicos spend cube eller om Basicos analysemetode og om, hvordan vi kan hjælpe dig med at finde mulige besparelser via procesoptimering.

Kontakt Partner Lisbeth Bau-Madsen, Facility Management Services, og hør mere.

Tag din faglighed til next level

Få et fagligt indspark med substans direkte i indbakken. Tilmeld dig vores nyhedsmail, og modtag vores faglige magasin Content.

Tilmeld dig her