6 parametre til at evaluere ledelsesrapporteringen

6 parametre til at evaluere ledelsesrapporteringen

Af

I sidste udgave af Content skrev vi om den manglende tillid til rapportering og data og om, hvordan vi ser et Financial Management Information-team som en mulig løsning.

I denne artikel sætter vi yder­ligere fokus på emnet og introducerer en struktureret tilgang til at evaluere ledelsesrapporteringen.

Strukturen er udviklet for at kaste lys over en række grundlæggende parametre, som er kritiske i forhold til at skabe en effektiv, skalerbar og fremtids­sikret rapportering med en klar rød tråd – fra strategisk målsætning til operationel rapportering.

De seks parametre, som er kritiske for at evaluere ledelsesrapporteringen, er:

1) Dataintegritet
2) Værdifokus
3) Indsigt
4) Agilitet
5) Hastighed
6) Standardisering og ejerskab.

  1. Dataintegritet

Dataintegritet omhandler datakonsistens på tværs af datakilder – herunder sammenhæng imellem systemer, hvad angår datadimensioner, beregningsprincipper og den omgivende master-data-governance- og management-model.

De velkendte problemer, der ofte opstår her, er, at rapporter ikke stemmer overens, når totaler eller subtotaler bliver sammenholdt. Uanset om det skyldes inkonsistent håndtering af vareprøver eller forskellig valutakonvertering, er det et udtryk for manglende kontrol over beregnings- og rapporteringsprincipper på tværs af rapporteringslandskabet – og i værste fald et symptom på manglende stillingtagen fra forretningens side.

  1. Værdifokus

Værdifokus er, som ordet indikerer, fokus på værdiskabelse for forretningen som helhed.

Det vil sige; er der en klar rød tråd fra den strategiske målsætning til den operationelle rapportering i bestræbelserne på at opnå den ønskede adfærd og det rette fokus ned igennem ledelseslagene?

I de fleste større organisationer bliver rapporteringen opad tilpasset ret hurtigt, når strategisk fokus eller markedsvilkår ændrer sig, hvor den nedad ofte i større grad bliver overset. Det er ikke overraskende, da rapportering opad er væsentligt lettere at tilrette, da opgaven er forholdsvis isoleret. Modsat kræver tilretning nedad ofte mere gennemgribende og omfattende arbejde drevet af et langt større antal rapporter, som skal tilpasses, og som også kræver ændring i bonusprogrammer, opdatering af budgetstrukturer og lign.

  1. Indsigt

Indsigt vedrører, om organisationen formår at rapportere på både fremadrettede indikatorer og bagudrettede resultater.

Sidstnævnte er ligetil, da det består i at se på historiske resultater som omsætningen eller resultatopgørelsen og reagere, hvis resultaterne ikke er som forventet.

At rapportere på fremadrettede indikatorer er mere kompliceret. Ikke desto mindre er det her, der er mulighed for at fange ændringer i opløbet, så en evt. negativ økonomisk konsekvens bliver minimeret.

Det er dog lettere sagt end gjort, og en klassisk fejl er, at der ofte i rapporteringen bliver tilføjet mere information i håbet om, at ledelsen selv afgør, hvor forretningen er på vej hen. Det er utilfredsstillende for ledelsen, men lægger også Finance ned i unødvendige detaljer og valideringer. Det er Finances ansvar at tilpasse indhold i rapporteringen i forhold til forventet indsigt, udbytte og datatilgængelighed.

  1. Agilitet

Agilitet er et udtryk for, hvor nemt og hurtigt rapporteringen kan blive tilpasset ned igennem organisationen, når der sker ændringer i markedet, eller forretningen på anden vis ændrer kurs eller oplever omstruktureringer. Hvis BI-strukturer ikke er afstemt med forretningsmodellen, bliver ændringer både langtrukne og omkostningstunge.

Førstnævnte fjerner fokus fra andre værdiskabende aktiviteter i forretningen og kan i værste fald betyde, at der ikke bliver fulgt op på strategiske målsætninger. Sidstnævnte er uhensigtsmæssig af naturlige årsager og bør vejes op imod omkostningen i at få en datamodel på plads i forhold til forretningsmodellen – en gang for alle.

  1. Hastighed

Hastighed beskriver adgang og forsinkelse på data. Mere konkret så vedrører det, om forretningen har adgang til data 24/7, og hvor lang forsinkelse der er på data. Førstnævnte er relevant i globale koncerner, hvor ikke alle arbejder inden for samme tidszone, og hvor det bør være muligt at tilgå information i døgnets 24 timer.

Sidstnævnte beskriver den forsinkelse eller tid, det tager for transaktioner at komme fra kildesystemet, typisk ERP-platformen, til BI-miljøet. Det er især relevant i forbindelse med processen for månedsluk, som kan blive unødvendigt langtrukken, hvis der er 36 timers forsinkelse, og det kræver to eller tre forsøg at få transaktioner på plads.

  1. Standardisering og ejerskab

Standardisering og ejerskab omhandler egenskaben til at sætte standarder på tværs af forretningen både for at sikre den røde tråd, som beskrevet under værdifokus, men også for at BI og rapporteringsløsningen er skalerbar. Når udvalget af rapporter i en global finansorganisation overstiger en vis størrelse, er det svært at bevare overblikket over sammenhænge, strukturer og standarder.

Som konsekvens fravælger man ofte at opdatere rapporter ved ændringer. I stedet bliver der produceret flere rapporter, hvilket hurtigt ender i en nedadgående spiral.

Derfor er det afgørende, at rapporteringsløsningen har et klart allokeret ejerskab for at sikre integriteten og skalerbarheden og for at bibeholde sammenhæng. 

Hvorfor er det vigtigt at vurdere rapportering som værktøj?
Historisk har finansdata i sin klassiske forståelse omhandlet regnskabsmæssig behandling af transaktioner for at generere resultatopgørelse, balance og betalingsstrømme.

Men i dag må den regnskabsmæssige leverance se sig overhalet af et stigende behov for indsigt i drivende forretningsprocesser og resultater.

Det betyder, at transaktioner bliver beriget og allokeret på alt fra kunder, kundesegmenter, salgsteams, produkter, materialenumre, produktgrupper, projekter og geografisk segmentering til organisatoriske og legale hierarkier.

Det i sig selv udgør ikke nødvendigvis et problem. Men for de fleste virksomheder med nogle år på bagen betyder det, at man fra et BI-synspunkt ofte i takt med stigende behov for indsigt i forretningen har bygget lag-på-lag og i dag står med et BI-højhus baseret på et fundament beregnet til et etplans-parcelhus. Det er ikke en holdbar løsning!

Og for hvert lag, der bliver tilføjet, bliver kompleksiteten og sandsynligheden for fejl øget, samtidig med at prisen på en udbedring stiger.

Hvorfor er det vigtigt at gøre noget ved det nu?
En skalerbar BI-platform er altafgørende i en verden, hvor digitale muligheder erstatter analoge processer, og hvor adgang til nye data og informationer opstår dagligt. Hvis man som forretning skal være i stand til rettidigt at ud­nytte nye informationskilder og data som interne produktionsprocesser eller eksterne demografiske forhold, så skal BI-landskabet være agilt, effektivt og gearet til at adoptere data og konvertere information til indsigt.


Fremtidssikrede rapporteringsløsninger
I Basico har vi stor erfaring med at kortlægge problemstillinger, som vi omsætter til løsningsmodeller og strategi for at fremtidssikre rapporteringsløsninger. Oplever du udfordringer, som indikerer problemer i din rapporteringsløsning? Så hjælper vi dig.

Morten Virenfeldt Nielsen, Director, CFO Services, mnielsen@basico.dk, 3045 7788.


De seks parametre
De seks parametre, som er kritiske for at evaluere ledelses­rapporteringen, er:

1) Dataintegritet
2) Værdifokus
3) Indsigt
4) Agilitet
5) Hastighed 
6) Standardisering og ejerskab.

For hvert parameter vurderes rapporteringen særskilt ud fra de fem organisatoriske niveauer; bestyrelse, koncernledelse, mellemleder, team og individ.

Vil du have tilsendt vores skabelon til at lave en struktureret evaluering ud fra de seks parametre? Så skriv til info@basico.dk.


Sikr datakvaliteten i ledelsesrapporteringen

Vil du have tilsendt artiklen fra det forrige Content om, hvordan du sikrer datakvaliteten i ledelsesrapporteringen? Så send en mail til info@basico.dk.

Vil du være et skridt foran dine kollegaer?

Tilmeld dig Basicos nyhedsmail og få inspiration til forandring og udvikling. 

Du modtager samtidig abonnement på online-udgaven af Content, Basicos faglige magasin, hvor vi i en række spændende artikler inspirerer dig og din virksomhed til at skabe et stærkt fundament for vækst og udvikling.

TIlmeld dig her