Vælg de rigtige software-robotter

Vælg de rigtige software-robotter

Af

Flere og flere virksomheder vælger at optimere arbejdsgangene ved hjælp af Robotic Process Automation (RPA) – at automatisere ensartede, regelbaserede, tidskrævende, repetitive opgaver og forretningsprocesser. Det er en rigtig god idé, da det minimerer fejl og frigør ressourcer til mere forretningsudviklende opgaver.

Den stigende interesse betyder også, at der er et stigende antal leveran­dører på markedet. For den enkelte virksomhed kan det derfor være en udfordring at finde netop det system, der er det rigtige for den.

Når du skal vurdere de forskellige RPA-løs­ninger til virksomheden, skal du selvfølgelig altid forsøge at overveje alle kriterier og at finde det værktøj, der samlet set passer bedst. Der er mange fremragende systemer på markedet, men der er ingen systemer, der er perfekte på alle områder.

Hos Basico anvender vi fem primære vurde­ringskriterier, når vi evaluerer og anbefaler RPA-værktøjer:

  1. Anvendelighed
    Platformen skal være let og brugervenlig at arbejde med, for så vidt angår fx scripting, opsætning, installation, administration osv. Jo lettere det er, jo hurtigere kan du træne interne ressourcer (ikke-IT-ejere) og dele viden og dermed hurtigere opnå resultater. Platformen skal være så fleksibel som mulig, og opgaverne skal kunne løses hurtigt.
  1. Skalerbarhed
    Platformen skal understøtte virksomhedens skalerbarhed; det skal være nemt at tilføje yderligere licenser. Virksomheden skal kunne begynde med en enkel automa­tisering og senere arbejde hen imod en fuld RPA-automatisering. Derudover skal systemet kunne understøtte overvågning for at undgå uautoriseret automatisering. Det skal indeholde sikkerhedsfunktioner samt en mulighed for at generere aktivitetslogfiler og foretage centraliseret administration, da disse elementer er relevante for de fleste virksomheder med en ambitiøs RPA-strategi.
  1. Demokratisk licensstruktur
    Licenspriserne skal være gennemsigtige, og virksomheden skal hurtigt kunne opnå ROI. Virksomheden skal kunne estimere fremtidige omkostninger til implemen­tering af en udvidelse af dele af pakken eller af hele pakken og samtidig forstå de forskellige komponenter. Prisen for at gøre robotsoftware tilgængelig for flere brugere skal være lav eller ikke eksisterende. Denne gennemsigtighed og klarhed over priser vil desuden gøre det nemmere at implemente­re platformen flere steder i virksomheden og dermed øge afkastet.
  1. Samlede omkostninger
    I tillæg til licensomkostninger kommer så udgifter til intern uddannelse (er det nemt at lære systemet?), vedligeholdelse (kan brugerne selv vedligeholde systemet, eller kræver det IT-ekspertise?) og udvikling (hvil­ke menneskelige og økonomiske ressourcer kræver en udvikling af systemet?). Robust og effektiv fejlhåndtering er en nøglefunkti­on, og systemet skal kunne håndtere mange forskellige undtagelser i processerne.
  1. Leverandørforhold
    Det er en klar fordel, hvis leverandøren støt­ter virksomheden efter behov og er åben over for at drøfte virksomhedens eventuelle anmodninger om at få foretaget funktions­ændringer i systemet. Hvis leverandøren kan levere en stærk supportfunktion (even­tuelt online), velskreven dokumentation og online-træningsmateriale, styrker det imple­menteringsprocessen og de efterfølgende vedligeholdelsesprocedurer.

Summen af ovenstående vurderingskriteri­er kan koges ned til, at virksomheden skal beslutte, hvilket produkt der er det rigtige for at skabe den ønskede værdi, opnå hurtig ROI og have potentiale til at skalere. Det kan være en god idé at overveje et sekundært RPA-system, hvis virksomheden har nogle specielle behov.

Ud over de fem primære vurderingskriterier kan der være situationer, hvor andre typiske vurderingskriterier er vigtige:

AI-køreplan
Visse softwareleverandører fokuserer på at fremme deres langsigtede AI-køre­planlægning, men fra Basicos perspektiv er dette ikke relevant, da vi ser AI som et tillæg til procesautomatisering, der først kan implementeres, når proces og organisation er moden.

Citrix-automatisering
En Citrix-automatisering forhindrer soft­waren i at interagere fuldt ud med målpro­grammerne, men nogle platforme tilbyder bedre funktionalitet for at kunne fungere bedre i et Citrix-miljø. Hvis du har et Citrix-miljø og ikke kan installere RPA-værk­tøjet i samme Citrix-miljø og dermed er nødsaget til at få adgang til applikationerne eksternt, kan dette være relevant, ellers er det ikke.

Scanningssoftware (Optical Character Recognition – OCR)
Nogle leverandører arbejder på at opbygge stærke OCR-motorer i deres RPA-værktøj. Hos Basico synes vi, at det giver bedre resultater at benytte et specialiseret scanningsværktøj, der kan køre sammen med RPA-systemet.


Foxtrot: Værdiskabende, intuitiv og brugervenlig

Hos Basico har vi indgået et partnerskab med Enablesoft om deres Foxtrot RPA. Både hos vores kunder og internt hos os selv oplever vi en stor tilfredshed med Foxtrot, blandt andet fordi samtlige licenser kan deles mellem virksomhedens computere, således at virksomhedens licenser kan udnyttes bedst muligt.

Pt. tilbyder Foxtrot flere end 350 handlinger – lige fra simple klik til programmerings­muligheder, og det er nemt at konfigurere til at automatisere processer, bl.a. i SAP-applikationer. Samtidig er fejlhåndteringen både nem og omfattende, og scripts er udarbejdet på en måde, der giver virksom­heden mulighed for at udføre hvert trin individuelt i forbindelse med test såvel som i produktionen. Eventuelle fejl kan hurtigt rettes, og scriptet kan genstartes fra samme punkt, ligesom automatisk fejlhåndtering er en mulighed.

Det er vores erfaring, at langt de fleste selv vil kunne lave simple RPA-opgaver, fordi selve brugerfladen er intuitiv og i store træk minder om allerede kendte softwareløsnin­ger. Med få timers træning kan ”ikke IT-medarbejdere” begynde at automatisere egne opgaver, hvilket giver et helt andet ejerskab til konceptet automatisering.


ALLE KAN LÆRE AT AUTOMATISERE

Basico kan hjælpe dig med at komme i gang med at automatisere med Foxtrot. Du kan få frigivet ressourcer og øget kvaliteten af repetitive opgaver samt spare penge ved hjælp af robotteknologi. Vi kan hjælpe dig med at identificere relevante processer, bygge jeres kommende robotter og opbygge jeres kompetencer, så I selv kan bygge videre på robotterne.

Kontakt Jacob Poulsen, Managing Partner, på jpoulsen@basico.dk eller 3091 7040.

Kontorrobotter er fremtiden

Vil du se, hvordan kontorrobotter i fremtiden vil revolutionere supportfunktionerne? Tilmeld dig Basicos nyhedsmail og få 5 videoeksempler på, hvorfor robotter er fremtiden, og hvordan de kan gøre dig mere effektiv og understøtte dig i dit arbejde.

Tilmeld dig her