Teknologi og transparens er nøgleordene

Teknologi og transparens er nøgleordene

Af

”Vi har knappe ressourcer, vi vil gerne holde på vores medarbejdere, og vi vil gerne give dem spændende opgaver. Derfor skal vi bruge teknologi til at drifte, så vi kan tage os af de værdiskabende opgaver, der er med til at udvikle forretningen”, siger Michael Schrøder, CFO i Basefit.ch.

Da Fitness World købte schwei­ziske Basefit.ch i oktober 2018, rykkede Michael Schrøder til Zürich for at optimere den nye del af forretningen. Det blev hurtigt tydeligt, at alt i finans­afdelingen blev håndteret i papirform, og at ressourcerne blev brugt på at drifte. Efter den relativt korte tid, der er gået siden da, har Michael Schrøder sørget for, at Navision er blevet implementeret sammen med et nyt bank set-up – og som noget helt nyt er Basefit.ch nu klar til at rapportere på den nye IFRS 16-standard.

”Det er min opgave som CFO at sørge for, at jeg og finansafdelingen har en aktiv rolle i forretningen, en License to Operate.”


Troværdighed og agilitet

Det er naturligvis CFO’ens opgave at sørge for, at finansafdelingens rapporteringer m.v. er korrekte, og at tallene er troværdige. Der skal være orden i penalhuset. Sådan har det været altid, og sådan skal det fortsat være.

Det er Michael Schrøder enig i, men derimod mener han, at tempo og agilitet er kommet for langt i baggrunden. Det hjælper ikke forretningen, hvis finans­afdelingen bruger de første 14 dage hver måned på at udarbej­de månedsregnskabet.

”Hvis finansafdelingen ikke kan levere månedsregnskabet inden for de første tre-fire dage af en ny måned, finder ledelsen og bestyrelsen andre veje til at få de informationer, de har brug for. Det er min opgave som CFO at sørge for, at jeg og finansafdelin­gen har en aktiv rolle i forret­ningen, en License to Operate”, fortæller Michael Schrøder.

Budgettet er et af de områder, som han finder særligt statisk, og han er meget optaget af den agilitet, rullende forecasts giver – et område, Basico som bekendt også er meget optaget af gennem principperne i Beyond Budgeting.

Fitness-branchen er meget af­hængig af vejret, og det viste sig i efteråret 2018. DMI havde målt godt 70 sommerdage mod færre end 10 året før, og det kan mær­kes, når virksomhedens værste konkurrent er godt sommervejr. Nogle medlemmer vælger solskinnet fremfor den indendørs træning. Det rammer forretnin­gen og er umuligt at forudse.

Spørgsmålet er, hvordan virk­somheden ønsker at benchmarke sig. Er det mod budgettet eller mod omverdenen? Michael Schrøders filosofi er, at virksom­heden på langt sigt vil være den, der overlever, hvis man hele tiden stræber efter at være den bedste inden for sit felt.

Det kan godt være, at virksom­heden er påvirket af sine resulta­ter efter en sommer som den i 2018, men virksomheden fører, hvis den bare er fem procent bedre end sine konkurrenter. Det er lykkedes Fitness World at øge indtjeningen signifikant på trods af en dårlig sommer, og det er ikke mange af virksomhedens konkurrenter lykkedes med.

Complete Control

Alt, hvad der ikke er værdiska­bende, skal væk. Og da Michael Schrøder tidligere overtog den juridiske del af facility manage­ment-området i Fitness World, betød det, at mange reolmeter med mapper med papirer for de mange lejemål blev ud­skiftet med teknologi i form af programmet Complete Control. Programmet er udviklet af norske House of Control (HoC) og er en cloud-baseret løsning, der tilbyder kontrol over aftaler, forpligtelser og aktiver.

Efter implementeringen i Fitness World i efteråret 2017 har virksom­heden reduceret sine omkostnin­ger i Danmark alene ved at have fået styr på centrenes husleje.

De erfaringer har Michael Schrøder naturligvis taget med til Schweiz, hvor han koncentrerer sig om at skabe transparens og fokusere på de områder, der kan optimeres, så forretningen kan vokse endnu hurtigere end tidligere.

Et af de områder, der er interes­sant for øjeblikket, er den IFRS 16-standard, der er trådt i kraft for regnskabsår, der begyndte 1. januar 2019 eller senere. Netop IFRS 16-modulet er nyt hos HoC, og Michael Schrøder sikrede sig, at HoC havde en komplet løsning klar ved udgangen af sidste år.

Det er naturligvis Basicos opgave at rådgive om de løsninger, der ligger i CFO Toolbox – fx robo­tics, Balancer, Adra og nu også Complete Control – men da aftalen med HoC er ny, er Morten Bille, Partner hos Basico, tak­nemmelig for Michael Schrøders indsats i forbindelse med IFRS 16-modulet, der også kommer Basicos andre kunder til gode.

Det lyder nemt med ny teknologi, og det er det for så vidt også. Dog kræver det ifølge Michael Schrøder, at man selv investerer tid, og det må ikke undervurderes, mener han. For at få det maksi­male ud af teknologien, skal der bruges energi på at vælge den rigtige teknologi og at få den ordentligt implementeret.

Gør det rigtigt fra begyndelsen

Før købet af Schweiz’ næststørste

fitness-kæde ledte Fitness World efter muligheden for at opkøbe fitness-centre uden for Danmark. Markedsandelen var på over 50 %, og det var begrænset, hvor meget virksomheden kunne eks­pandere yderligere herhjemme.

”Det er en god mulighed for at gå ind i det schweiziske marked. Basefit har de senere år ekspan­deret kraftigt, og vi ønsker at forsætte denne ekspansion og muligvis eskalere, og her er det vigtigt, at back-office kan følge med”, siger Michael Schrøder.

Det handler om at gøre tingene rigtigt – fra begyndelsen. Og med erfaringerne fra Danmark, er udfordringerne til at overse i Schweiz. Finans’ opgaver hos Basefit.ch var outsourcet og blev håndteret af en ekstern virk­somhed. Den model reducerer implementeringshastigheden betragteligt, og derfor kan Michael Schrøder godt lide systemer, hvor han selv bestemmer tempoet, og hvor han selv kan justere efter behov.

Complete Control-systemet gør, at Michael Schrøder nu kan insource opgaverne, der i stedet kan udføres af hans eget finans-team. Egentlig var planen, at den schweiziske finansafdeling skulle flyttes til Danmark, men med den rigtige teknologi er det langt mere rentabelt og værdiskabende for forretningen at beholde den i Schweiz.

”Den nye teknologi giver en langt mere skalerbar løsning og dermed muligheden for en opti­meret infrastruktur”, understreger Morten Bille og fortæller, at Ba­sico tidligere har udarbejdet en undersøgelse, der viste, at 42 % af de virksomheder, der havde besluttet sig for at outsource opgaver eller selv etablere et shared service center i udlandet, endte med at være utilfredse med løsningen, så rationalet i offshoring forsvinder i takt med ny teknologi.

Transparens giver kontrol

Inden Fitness World i Danmark implementerede Complete Con­trol, blev ressourcerne brugt på at undgå strafgebyrer, uden at der var tid til at kontrollere, om fakturaerne var reelle.

”Fx er det udlejer, der står for den udvendige vedligeholdelse ved fitness-centrene. Efter implementeringen af Complete Control fik vi overblik over alle vores lejeaftaler, og så kunne vi pludselig se, at vi faktisk havde påtaget os den udvendige ved­ligeholdelse i en række af vores centre. Nu er det hele digitalt og transparent. Alle kontrakter og allonger til huslejer er lagt ind i Complete Control”, fortæller Michael Schrøder.

Basico er med

I opstartsfasen har Michael Schrøder taget et par af Basicos konsulenter med til Schweiz for at hjælpe sig.

”Det er konsulenter med stor erfaring. De er meget selvstændige og kan gå lige til op­gaverne. De har siddet i lignen­de roller, så de kan uden besvær tage en problemstilling fra A til B. Jeg har brug for nogen, der ved, hvordan de skal gribe tingene an, og som ikke går i stå, fordi jeg er fraværende”, siger Michael Schrøder. 


KONTAKT OS

Få mere transparens i din virksomhed

Hvis din virksomhed har brug for konsistente arbejdsgange med den rigtige IT-understøttelse, kan Basico hjælpe dig med at reducere omkostningerne ved hjælpe af teknologi.

Vi indgår gerne i en uforpligtende dialog om, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed videre.

Kontakt Partner Morten Bille, CFO Services, på mbille@basico.dk eller 2510 2233.

 

IFRS16 OG HOUSE OF CONTROL - WORKSHOP

FÅ OVERBLIK OG TAG KONTROL OVER JERES LEASINGFORPLIGTELSER

På denne workshop tager vi udgangspunkt i casen fra Basefit.ch, og vi går et spadestik dybere i forhold til de udfordringer, som CFO’en kan møde i forhold til IFRS16 og de regler, der er sat for værdifastsættelse og leasingforpligtelser.

Efterfølgende tager vi et nærmere kig på House of Control og får en præsentation af deres platform Complete Control, der hjælper med at skabe oversigt, kontrol og styring af kunders samlede aktiver, aftaler og forpligtelser.

Vil du være et skridt foran dine kollegaer?

Tilmeld dig Basicos nyhedsmail og få inspiration til forandring og udvikling. 

Du modtager samtidig abonnement på online-udgaven af Content, Basicos faglige magasin, hvor vi i en række spændende artikler inspirerer dig og din virksomhed til at skabe et stærkt fundament for vækst og udvikling.

TIlmeld dig her