Skab værdi med Facility Management

Skab værdi med Facility Management

Af
Et nyt strategisk fokus hos SDC førte til outsourcing af Facility Management – en løsning som har skabt mere værdi og bidraget positivt til bundlinjen.

SDC har de seneste år oplevet en god omsætningsvækst, og forretningen bliver mere og mere nordisk, hvorfor den primære opgave for Henrik Buchholt Bach siden hans tiltrædelse i 2013 har været at opbygge en tidssvarende og forretningsorienteret finance og business support organisation. Fokus har således været rettet mod etableringen af nye teams, som har fokus på de opgaver, som understøtter forretningen og er værdiskabende.

Dette arbejde har blandt andet medført redesign af organisationen i Finance & Business Support, redefinering af opgaver og processer og heraf afledt re-prioritering af fokusområder og opgaver. På denne baggrund valgte SDC i foråret 2014 at starte en proces, der skulle lede frem til en outsourcing af deres Facility Management-område (FM) inden udgangen af 2014.

Facility Management hos SDC

Facility Management-afdelingen er organisatorisk forankret i Finance & Business Support-funktionen og blev primært drevet af egne medarbejdere. Der var aftaler med en række forskellige leverandører og 17 egne medarbejdere med opgaver inden for bl.a. kantine, mødeforplejning, rengøring, intern service og reception. Disse opgaver er ikke SDC’s kerneforretning, og Henrik Buchholt Bach ville derfor gerne se på muligheden for at outsource dem, men på grund af de mange nye tiltag og det høje aktivitetsniveau i organisationen havde der ikke været tid til at komme i gang med denne opgave.

”Jeg har som CFO fokus på at understøtte SDC’s kerneforretning optimalt og bad derfor Basico om at assistere SDC’s Facility Manager med at etablere et datagrundlag, der kunne ligge til grund for et udbud omkring outsourcing af SDC’s Facility Management-område”.

En struktureret tilgang er alfa omega for en god og effektiv udbudsproces

”Det er vigtigt at arbejde struktureret og have stor fokus på detaljerne, når man skal udarbejde et godt og solidt udbudsmateriale”, siger Henrik Buchholt Bach. ”Derfor bad jeg i juni 2014 Basico om hjælp, da Basico kom med den struktur og faglige viden, som vi havde brug for”. Basico arbejdede tæt sammen med SDC’s Facility Manager Claus Bach og fik på relativ kort tid kortlagt, struktureret og dokumenteret omkostninger, frekvenser, kvalitets- og serviceniveau mv. på Facility Management-området, dvs. kantine, rengøring, vinduespolering, måtter, reception, intern service, vicevært, bygningsvedligehold, tekniske anlæg, udendørsarealer, sikkerhed mm. Der er tale om et samlet bygningsareal på næsten 34.000 kvm, hvoraf ca. halvdelen er udlejet til tredje­part.

Tidsplanen for udarbejdelse af udbudsmaterialet strakte sig fra medio juni til primo august. I denne periode blev såvel den baseline, som skulle være rammen for arbejdet samt de nødvendige servicebeskrivelser fastlagt, og der blev udarbejdet et egentligt udbudsmateriale.

Dette materiale blev præsenteret for fem potentielle leverandører i slutningen af august måned. Sammen med udbudsmaterialet havde SDC valgt selv at udforme den kontrakt, som skulle regulere de fremtidige leverancer. Dette for at sikre SDC det bedst mulige grundlag for benchmark, når de indkomne tilbud skulle leveres og forhandles. SDC havde udvalgt fem potentielle leverandører, som blev inviteret til møde hos SDC, således at de kunne se lokationerne og få udleveret og gennemgået udbudsmaterialet.

”Medio september modtog vi indikative bud fra fire leverandører og valgte derefter at gå videre med to leverandører, som afgav et detaljeret tilbud. Herudfra valgte SDC at gå i detailforhandlinger med en leverandør”, fortæller Henrik Buchholt Bach.

”Vi var på udkig efter en leverandør, som modsat SDC har Facility Management som kerneområde, og som kunne formå at løse opgaven, så alle følte en forskel og et kvalitetsløft i hverdagen. Dermed kan vi selv i endnu højere grad koncentrere os om vores kunder og levere gode IT-løsninger til dem til konkurrencedygtige priser. For ud over kvalitetsløftet har vi opnået en umiddelbar besparelse på over 25 % årligt.

Nyt setup med ekstra ydelser

Coor Service Management vandt opgaven og startede op pr. 1. november 2014. ”Vi har lavet en 4-årig aftale med Coor, der har overtaget 15 af vores 17 medarbejdere på FM-området”.

SDC’s baseline var på knap 23 mio. kr. årligt og med outsourcingen har SDC reelt opnået en besparelse i niveau 25-30 % pa. målt i forhold til deres baseline. Endvidere har SDC fået en partner/leverandør, der har Facility Management-området som sin kerneforretning.

”Vi har fastholdt det eksisterende kvalitets- og serviceniveau, men har samtidig øget servicetilbuddet til vores medarbejdere med mulighed for at få vasket bil, afleveret rensetøj, købe takeaway i kantinen mm. Alt sammen noget der gør hverdagen lettere for vores medarbejdere”, fortsætter Henrik Buchholt Bach.

Fokus på høj brugertilfredshed kræver struktur og løbende opfølgning

”SDC’s Facility Manager, som også er ansvarlig for ombygninger og andre projekter, har den daglige dialog med Coor”, siger Henrik Buchholt Bach. ”Det er væsentligt for os at have en tæt dialog med Coor, da Facility Management-området hele tiden er i udvikling, og det er vigtigt at tilpasse samarbejdet løbende. Dels hvis det skal udvides med flere opgaver til Coor, men i særdeleshed også for at sikre en høj brugertilfredshed hos vores medarbejdere i hverdagen”.

”SDC har et godt samarbejde med Coor, men vi har fokus på, at det skal udvikles, og at der er behov for øget fokus på de mere ”bløde” KPI’er. Så vi har bedt Basico om input til det videre arbejde med implementeringen og den fortsatte udvikling, da Basico har erfaringer og viden, som vi kan have glæde af – og ikke mindst, så vi ikke bare kan fastholde, men også forøge vores besparelse på sigt”, fortæller Henrik Buchholt Bach.

Outsourcing eller eget regi?

SDC har valgt en høj grad af outsourcing for selv at kunne fokusere på udviklingen i kerneforretningen, hvor koncernens omsætning vokser, og da væksten i stigende grad ligger i de øvrige nordiske lande, giver dette projekt mulighed for rent ledelsesmæssigt at fokusere mindre på FM og mere på forretningen. ”Jeg er meget tilfreds med vores beslutning om outsourcing af Facility Management-området, dels på grund af besparelsen, men også fordi det har givet Finance & Business Support mulighed for i stigende grad at fokusere på en lang række andre opgaver, som giver stor værdi i koncernen på mange områder”, siger Henrik Buchholt Bach.

”Det kan betale sig at alliere sig med en professionel partner med fokus på detaljen tidligt i processen.”

”Det er svært at nå det hele på én gang, og vi var tæt på at udskyde outsourcing-udbuddet, men beslutningen om at inddrage Basico i processen har betydet, at vi fik en væsentlig bedre og mere styret udbudsproces og ikke mindst et mere detaljeret udbudsmateriale, hvilket i sidste ende har betydet langt bedre priser fra leverandørerne og mere transparens i forhold til tilbuddene. Derfor har det i den grad tjent sig ind, så mit råd til andre er: investér gerne i detaljering og dokumentation ift. udbud. Det kan betale sig at have gjort et godt og professionelt forarbejde”, siger Henrik Buchholt Bach.

Optimér facility management-området

Det er Basicos erfaring, at man typisk kan opnå besparelser på 15-30 % gennem en optimering af Facility Management-området, samtidig med at kvaliteten øges. Nogle gange er det mest optimalt at outsource, og andre gange er det mest optimalt at insource opgaver fra leverandører eller fastholde og procesoptimere disse i eget regi. Basico kan hjælpe med opgaven, og et forløb kan se ud som følger:

  • Fase 1: Kortlægning af As Is; afdækning af potentialet
  • Fase 2: Evt. udbud og kontraktforhandling
  • Fase 3: Implementering, transformation

Vi tilbyder bl.a.

  • Analyse af optimeringspotentialet med fokus på såvel outsourcing som insourcing af opgaver
  • Forslag til procesoptimering gennem service- og kvalitetsforbedringer samt økonomiske besparelser
  • Udarbejdelse af udbudsmateriale og kontrakter
  • Udarbejdelse af nye funktions- og procesbeskrivelser på opgaver i eget regi
  • Implementering af ny løsning
  • Opfølgning på ny løsning

Yderligere inspiration

Hvis du er interesseret i at finde ud af, hvordan Basico kan hjælpe dig og din virksomhed med at optimere jeres Facility Management, så kontakt Partner Lisbeth Bau-Madsen på mail lbaumadsen@basico.dk / tlf. 2510 2212 for mere information eller et uforpligtende møde.


SDC

SDC er en full-service it-partner for den finansielle sektor i Norden. Kundekredsen omfatter mere end 120 pengeinstitutter på tværs af de nordiske grænser. SDC omsætter for ca. 1,5 mia. kr. og har lidt over 600 medarbejdere samt tæt på 100 off shore ressourcer i Polen & Indien.


Henrik Buchholt Bach

Henrik Buchholt Bach tiltrådte stillingen som CFO hos SDC A/S 1. maj 2013. Han har tidligere været CFO i Fujitsu, Logica (CGI) og Esko.

Henrik Buchholt Bach’s væsentligste fokus er i tråd med SDC’s overordnede strategi at opbygge en tidssvarende og effektiv Finance & Business Support-organisation, der understøtter SDC’s forretning i de Nordiske lande. Dette har bl.a. betydet en ny strategi for Finance & Business Support, som har sat fokus på de serviceområder, der direkte understøtter SDC’s overordnede strategi og vision om at skabe en positiv bankoplevelse. Derudover har man valgt at automatisere en lang række processer, samt outsource serviceydelser, der er mere perifere i forhold til SDC’s kerneydelse.

Vil du være et skridt foran dine kollegaer?

Tilmeld dig Basicos nyhedsmail og få inspiration til forandring og udvikling. 

Du modtager samtidig abonnement på online-udgaven af Content, Basicos faglige magasin, hvor vi i en række spændende artikler inspirerer dig og din virksomhed til at skabe et stærkt fundament for vækst og udvikling.

TIlmeld dig her