Sådan fik Neas Energy mere værdi af deres ERP-investering

Sådan fik Neas Energy mere værdi af deres ERP-investering

Af

Et High Spot ERP Review gjorde energikoncernen Neas Energy (Neas) i stand til at vælge den rette løsning, da de overvejede at opgradere deres ERP-system. Løsningen viste sig at være både langt bedre og billigere end ventet.

 

Neas’ udfordringer

Implementering af et nyt ERP-system er et omkostnings- og ressourcetungt projekt. Der skal tages hensyn til mange for­hold, og risikoen for at der opstår udfordringer under og efter en implementering er stor. Dette kan Neas nikke genkendende til efter udrulning af nyt ERP-system i 2010.

Head of Finance Allan Reiche Andersen forklarer: ”Efter udrul­ningen i 2010 har vi efterfølgende haft svært ved at udnytte ERP-systemet hensigtsmæssigt, hvilket blandt andet skyldes en manglende forståelse af systemet, de forskellige funktioner og anvendelsen heraf. Årsagen er til dels manglende træning, hvilket har betydet, at vores medarbejdere ikke er blevet for­trolige med systemet”. Denne situation er ikke atypisk. Under­søgelser viser, at kun 46% har et godt indblik i de funktioner, som de anvender i deres ERP-system.

Derudover lå Neas’ udfordringer i samarbejdet med ERP-le­verandøren. Mange virksomheder, som står foran en ERP-im­plementering, har svært ved at kommunikere deres ønsker og prioriteter til leverandøren. En ERP-leverandør tager ofte udgangspunkt i det tekniske og systemmæssige set-up og har ikke altid det fornødne kendskab til forretningsprocesser og change management, hvilket er en af hovedårsagerne til, at mange ERP-implementeringer ikke forankres ordentligt i orga­nisationen. Dette var også tilfældet for Neas.

 

saadan-fik-neas-energy-mere-vaerdi-af-deres-erp-investering

 

High Spot ERP Review – målrettet adressering af Neas’ udfordringer

Basico anbefaler at opdatere ERP-systemer i takt med, at virk­somheden og dens behov ændrer sig – og ikke af leverandørens ”end of support”-varsel. Herudover anbefaler vi, at der løbende foretages tilpasninger og opgraderinger.

Derfor har vi udviklet en ydelse, som vi kalder et High Spot ERP Review, som er lidt som en tilstandsrapport ved køb/salg af fast ejendom eller et bileftersyn. Formålet er at hjælpe virk­somheder med at træffe den mest hensigtsmæssige beslutning om optimering, opgradering eller udskiftning af deres ERP-sy­stemer.

”Basico har tidligere med stor succes bistået os i transforma­tionsprocessen af vores finansfunktion, og det var derfor et naturligt valg også at lade Basico tage et kritisk blik på vores ERP-løsning, da vi selv havde udfordringer med at formulere vores behov”, fortæller Allan Reiche Andersen.

I Neas’ tilfælde startede processen med, at Basico arrangerede en workshop, hvor udfordringer og quick wins blev identificeret, evalueret og prioriteret.

 

neas-hjul         tekst-til-model-ny

 

Det videre review omfattede en gennemgang og vurdering af bl.a. følgende forhold:

  • eksisterende systemversion
  • alder
  • muligheder for opgradering
  • antal og omfang af regnskaber / bogføringskredse
  • databaser (antal, typer, lokationer)
  • foretagne tilretninger (omfang, antal, art, hvem har foreta­get dem, og hvordan er de dokumenteret)
  • datamængder
  • tilkøbte moduler
  • integrationer
  • adgang til kritiske ressourcer
  • vurdering af de forventede fremtidige behov (på baggrund af virksomhedens strategi omfattende vækst, forretningsom­råder, produkter / services, nye lande etc.)

Konklusionen på det gennemførte review var, at det var mest fordelagtigt for Neas at beholde den eksisterende ERP-løsning og styrke de interne systemkompetencer fremfor at foretage en kostbar opgradering eller udskiftning. Reviewet identificerede følgende væsentlige forbedringsmuligheder:

  1. Nedbringelse af ressourceforbrug ved reduceret kompleksitet
  2. Forbedret dokumentation og øget transparens
  3. Forbedring af ERP-processer
  4. Væsentligt løft i interne systemkompetencer

Som afslutning på High Spot ERP Reviewet leverede Basico et Road Map for implementering af de prioriterede forbedringer i den eksisterende AX-løsning. Som det fremgår, var disse af såvel systemmæssig som kompetencemæssig art.

I den efterfølgende implementering bidrog Basico med projekt­ledelse og varetog rollen som forbindelsesled til den eksterne ERP-leverandør. Herudover bidrog vi løbende med iagttagelser og forbedringsforslag, hvilket skabte yderligere værdi for for­retningen.

Allan Reiche Andersen udtaler: ”Basicos projektleder har med stor succes fungeret som sparringspartner til vores erfarne proces- og IT-ansvarlige, og alle har tilført værdi i både defi­nitions- og implementeringsforløbet. Vi har især haft glæde af den brede viden inden for ERP-systemer og procesoptimering, som projektlederen har bidraget med, hvilket har været en af­gørende faktor for projektets succes. Derudover har vi oplevet, at hele processen er foregået med respekt for understøttelsen af den daglige forretning”.

 

Change management og ERP-governance

Mange virksomheder oplever, at ERP-initiativer fejler, fordi or­ganisationen ikke er forberedt på de forandringer, det medfø­rer. Under hele projektet har Neas haft en proceskonsulent fra Basico tilknyttet til at håndtere change management i organisa­tionen, hvilket har været en medvirkende faktor til at skabe for­ståelse og opbakning til projektet. Dette har ligeledes sikret, at forandringerne ikke blot er blevet implementeret rent teknisk, men også er blevet procesmæssigt understøttet og integreret i dagligdagen med henblik på at sikre optimal anvendelse og udnyttelse.

Derudover har Basico medvirket til at etablere ejerskab af sy­stemet med en formaliseret ERP-governancestruktur, hvilket også har været et vigtigt læringspunkt for Neas. Allan Reiche Andersen uddyber: ”Det har stor betydning for os, at vi nu har en formaliseret ERP-governance-struktur, som beskriver ram­merne for vores adfærd og ageren omkring ERP-systemet. Det betyder, at ERP-tilpasninger og -projekter bliver på sporet og er solidt forankret i organisationen”.

Mange virksomheder kan med fordel gennemføre et High Spot ERP Review med nogle års mellemrum. Dette sikrer den mest hensigtsmæssige og økonomiske beslutning om timing og om­fang af optimering, opgradering eller udskiftning af ERP-syste­mer. I Neas’ tilfælde viste det sig at være rigtigt at bibeholde den eksisterende ERP-løsning og i stedet fokusere på at forbed­re og forenkle processer og løfte kompetenceniveauet.

”I Neas har vi været meget glade for samarbejdet med Basico, som har fungeret som uvildig rådgiver for os, og vi har sat pris på den store erfaring og fleksibilitet, som deres konsulenter udviser. Vi har især oplevet, at Basico evner at bygge bro mel­lem IT og forretning. De er i stand til at forklare de konkrete IT-udfordringer for forretningen, og tilsvarende formår de at kommunikere forretningsbehovet, så IT kan forstå og omsætte dette i de tekniske løsninger. Herudover er Basicos konsulenter dygtige til at synliggøre løsningsmuligheder, hvilket i dette til­fælde sparede os for en omfattende og kostbar opgradering”, slutter Allan Reiche Andersen.


Om Neas Energy

Neas er en uafhængig asset management og trading virk­somhed, der tilbyder fysisk og finansiel optimering af energi­producerende aktiver på udvalgte energimarkeder i Europa. Forretningsmodellen er baseret på mere end 15 års erfaring med at agere i de liberaliserede energimarkeder. Neas har i dag aktiviteter i alle væsentlige energimarkeder i Europa med hovedkvarter i Aalborg


Om Allan Reiche Andersen

I juni 2014 tiltrådte Allan Reiche Andersen som Head of Finance i Neas Energy efter seks år i Telenor. Allan har en bred erfaring inden for Finance med speciale i business controlling, foreca­sting og budgettering samt procesoptimering og ERP-imple­mentering.


Centrica opkøber Neas Energy

I april 2016 blev det offentliggjort, at den britiske energikoncern Centrica Plc havde indgået en købsaftale med aktionærerne i Neas om en transaktion af 100% af aktierne til en selskabsværdi af 1,6 mia. DKK.

BASICO ROBOTICS KURSUS

Oplever du også et stigende behov for at arbejde hurtigere? Er dine arbejdsopgaver repetitive og tidskrævende?

Hvis du kan svare ja til overstående, så er et Basico Robotics kursus noget for dig!

Læs mere her!